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1、 标准文献管理的精细自动化 摘要：随着社会经济的发展，生活节奏的快速化，效率已成为人们越来越看重的问题。但随着科技的日新月异，计算机及网络系统已经帮助人们在很多方面实现管理自动化，计算机已成为目前人类用于管理的必备工具。标准文献的行精细自动化管理采用计算机网络，这符合现在的趋势，也指引了未来的发展方向。本文将对计算机网络与标准文献管理之间所存在的问题进行讨论，希望提出有建设性的意见。关键词：标准文献；计算机网络的管理；所带来的影响标准文献和其他文献资料的区别在于标准文献具有很强的时效性，法律约束力。我国目前对于标准文献的管理主要采用手工电子记账，但这种方法的主要问题是需要管理的文献及光盘比较多
2、、录入工作很困难，需要大量的人力物力，在操作和统计方面容易导致标准文献流失和重复购置。这种传统的录入方式，不仅效率低、错误率高，除此以外也存在很严重的账本记录和实际数量不符的问题没办法适应现代管理的要求。标准文献分为代售文献和馆藏文献两种。库同样分为馆藏固定资产库和代购标准资料库。现在急需用计算机网络来解决以上问题。1.计算机管理如何应用于标准文献管理1.1为何采用自动化管理收集、保存、整理、检索、统计这五步是标准文献管理的五个步骤。人工管理的方法不利于标准文献的应用，降低了标准文献的整体利用率。由于Windows操作系统广泛应用于工作生活，这一变化简化了文本录入和管理编程。对应用人员来说，软
3、件操作就是操作键盘和移动鼠标器，相比于之前的手工方法简单轻松了很多。因而Windows帮助标准文献管理软件的编制较容易实现，在未来，软件应用的会有更好的发展。1.2如何进行自动化管理1.2.1对文献进行建档将本单位标准文献有关信息建档，并将信息存入数据库是自动化管理的基础工作。既可用键盘录入，也可采用非键盘录入。为了减轻工作量，首先要将磁盘拷贝：将有关数据录入磁盘，再把标准文献通过软驱拷入计算机。接下来机读备份：将编制过程中重要内容复制入磁盘，这样更有利于管理。1.2.2对文献进行检索打印输出是对标准文献进行检索的一项非常重要的工作。主要包括标准代号检索和标准类别的检索，其中标准代号用来检索出
4、该文献的其它内容。标准类别是根据类型、专业、用途等分类方法，输出文件的标准号和有关数据。后者也可设分支索引用来满足用户需要，使检索信息的效率获得明显提升。1.2.3对文献进行统计国军标、国标、院标、所标等是对文献统计的主要方面。采用树状结构将企业标准体系表分成根据设计工艺管理类、专业基础类、产品标准类等分为几大部分，在此基础上对每一模块进行详细划分和精确的统计；我们要对新标准及标准文献收集的年月进行整理；本单位库存标准文献汇总表和下发、借阅情况统计报表等，我们只需挑选其中的几个表进行统计。统计数据包括标准文献收集和库存的数量，是判断标准化单位信息量、工作量、管理水平的重要因素，这些是对各单位对
5、标准文献管理工作取得成果的判断指标。1.2.4文献的借阅和管理文献管理软件不仅具有视觉美观和功能齐全的特点，还要具有功能模块性强的特性，这样就更有利于对文献进行管理、修改及添加。为了能保证分类清晰、查找方便、利于修改和添加数量，采用树状结构进行管理。利用计算机网络对标准文献进行管理是未来的发展趋势，但由于我国的经济水平和计算机的发展，要实现计算机联网还存在一定的困难。所以，我们要建立标准规范的数据库，以此为基础编制文献的管理软件来实现标准文献自动化管理；在计算机内还要将各个单位所存标准文献的信息输入进去，方便各个单位进行查询以及了解各个标准文献库所存标准文献的数量，这样做会更有利于标准文献的利
6、用，使每个单位的标准文献都调动起来。这不但将本单位标准文献管理水平提高了档次，也为以后的标准信息发展奠定了基础。同时笔者建议，有关部门要不断加强对标准文献管理的重视，为未来标准化事业的发展奠定坚实的基础。2.计算机网络给标准文献管理所带来的影响近年来现代信息化技术与条码技术相结合的技术发展的越来越好，标准文献及固定资产管理系统便是其中的一个新兴的管理系统。固定资产管理系统是一套科学完整的系统，它将标准文献及固定资产合理利用，使两者的完整性、安全性都得到了提高，使企业生产经营活动的重要组成部分的标准文献和固定资产的价值获得了增长。这套系统将标准文献及固定资产的计价、分类、统计、核算等集于一身，并
7、通过对两者进行清查盘点，为其他企业的标准文献采集、预警处理及固定资产信息采集、预警处理提供了信息来源。下文将对该系统的特点进行详细介绍：2.1使固定资产的质量得到提高利用计算机网络对标准文献及固定资产进行分类分级管理，使两者的销售、采购、更新等流程得到严格管理，各个单位也要保证确保这套管理制度在实际中得到充分利用，对工作人员进行一些基础的培训以便更好的发挥系统的作用。2.2核算时间大大减少起初，各个单位对标准文献及固定资产的管理是采用手工形式，统计过程繁琐复杂，进行核算时数目巨大，这个过程会浪费大量的人力物力，导致结果不准确需要进行多次核算校准。在利用计算机的快速计算能力的基础上，标准文献管理
8、系统帮助财务核算人员在很短时间内获得公司内的各类标准文献的数量和信息及固定资产的信息，结果也更加准确可靠。2.3使系统的管理权限清晰明了整套系统不论是从用户使用到管理员的维护，还是权限机制设置都非常清晰明了，这就决定了这套系统的功能是非常完善的，便于操作管理。操作人员在很短的时间内掌握这套系统的大部分简单的操作，只需要对其中较难的部分进行培训为公司省去了大量的资金。为保证操作人员对系统进行顺利的操作，繁琐操作都使用了“向导”，即所要进行所有步骤都有操作提示方便管理人员的操作。2.4实施系统的成果入库、销售、报表管理的工作效率在系统投入使用以后都得到了明显的提高。查询精度、盘点精度、出库单的流转
9、速度、入库单的流转速度在采取条码扫描以后都得到了明显的提升，作业时间大大减少，与此相反处理能力却大大增强，统计和核算所需要的人力物力不断减少，使人员的利用率上升，同时费用的支出也在不断减少。具体表现在：对库存数据进行实时掌握，签单据更加快速：采用手工填写的方式对标准文献和固定资产进行管理的时代已经过去，全部变成了信息录入数据或条码打印数据，大大降低了出错概率。结语本文对标准文献管理的概念，标准文献管理与计算机网络的关系，还有使用系统以后的影响进行了一定的分析探讨，希望对标准文献的自动化精细管理起到一定的现实意义。同时，我们也要明确标准文献管理工作在质量技术监督情报事业中的重要地位，端正思想，努力学习计算机网络知识，用计算网络知识更好的对标准文献进行管理，提高标准文献的利用率。参考文献：1马爽.网络环境下企业科技图书馆信息服务工作探讨J.情报杂志，2002（03）：38-39.2张正和，郭晓红.中小学图书馆计算机编目中存在的问题和注意事项J.中小学图书情报世界，2002（04）：39-42.3刘宏宇.标准文献的自动化管理J.航天标准化，1995（06）：32-33.4邓喜清.中小学图书馆文献信息著录法J.中小学实验与装备，2015，25（05）：9-14.5王晋平.论标准文献基础工作与标准信息自动化管理J.大众标准化，1999（01）：38. -全文完-
