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1、摘要：物资采购与付款控制在一个企业的内控制度中占有极其重要的地位，但在实际操作中，很多企业由于岗位设置不科学，人员配备不合适，设计流程不规范，致使物资采购与付款的控制力度不到位，给企业带来许多不必要的麻烦，甚至造成很大的经济损失。本文以“内部控制物资采购与付款控制”的理论为依据，结合笔者在日常财务管理工作中经常遇到的问题，对物资采购与付款控制，从采购流程、付款流程、监督检查流程等方面进行设计，并对设计流程的特点及有待解决的问题加以阐述，以期对类似问题的解决起到一定的借鉴意义，从而推动财务管理工作的发展。关键词：物资采购 付款控制 流程设计物资采购与付款控制是内部控制制度的重要内容，也是构成成本
2、费用的主要组成部分。如果物资采购与付款控制制度设计与执行不力，都会给企业带来诸如资金流失、成本加大、产品质量下降、营业业绩不佳等诸多问题，因而，物资采购与付款控制在一个企业的内控制度中占有极其重要的地位。一、物资采购与付款控制概述根据内控制度的要求，物资采购与付款控制主要包括岗位分工控制、授权批准控制、请购控制、审批控制、采购控制、验收控制、付款控制、监督检查等，其中最主要的方面是岗位分工控制。岗位分工控制又包括三方面的内容： 第一，建立物资采购与付款的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。第二，采购与付款业务的不相容岗位包括请购与
3、审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审核、采购验收与相关会计记录、付款申请及审批与执行。第三，严禁由同一部门和个人办理采购与付款业务的全过程。物资采购与付款控制制度的设计与执行具有如下重要意义：（一）能防止企业资金流失，提高资金使用效率严格的物资采购与付款业务控制流程，能使请购、询价、经办、审核、审批、验收、付款等环节相互牵制，相互监督，可以防止采购人员因各种原因而报销不真实的采购业务，杜绝采购、生产、验收等部门串通捏造虚假的采购业务，以套取资金，造成资金流失；另外，管理规范、信誉良好的采购活动，还能起到延期付款的作用，加快流动资金周转速度，提高资金使用效率。（二）能提高采购材料的质量，降
4、低成本费用有些采购人员主人翁意识较差，专业素质较低，可能会为了一己私利与客户串通，甚至收受回扣，高价购买质量低劣的材料，造成企业成本费用加大，产品质量不过关，盈利水平降低，给企业的声誉造成恶劣的影响。如果询价、经办、审核、验收等岗位能做到有效的分离，就能采购到价廉物美的物资，从而达到提高物资采购的质量、降低成本费用的目的。（三）能提升管理水平，实现企业价值最大化，促进企业健康发展物资采购与付款控制是财务管理的主要内容，也是企业整体管理的重要组成部分。物资采购与付款控制执行到位，能促进内控制度进一步完善，推动企业各部门共同发展，并能形成强大的合力，提升企业的总体管理水平，促进企业积极健康发展。1
5、电大学习网.免费论文网EB/OL. 二、物资采购与付款控制过程中常见的问题（一）人员配备不足，不相容岗位未完全分离许多企业为了节约人员开支，组织机构设置比较简单，采购部门、财务部门、行政部门人员编制较少，大多是一个部门设置一个人，甚至不设置采购部门，而由别的部门人员来代替采购，导致不相容岗位很难完全分离，最常见的现象是当生产部门需要物料时，仅向领导汇报后，就由生产部门自己询价、确定供应商、签订采购合同，而不是由专门的采购部门来负责采购业务。有的企业为了监督，会派一名财务人员监督生产部门的采购，但实质上也起不到很好的监督作用。这些做法会使询价与确定供应商、合同的订立与审核、付款申请、审批与执行不
6、能完全分离，导致诸多采购问题的发生，例如采购责任人主观意识比较强，考虑难免不周全；有的采购员私心比较重，可能会钻空子，甚至编造虚假的采购业务，收受回扣，高价采购或采购有质量问题的产品，给企业造成不良的后果。（二）岗位职责混乱，内控制度起不到应有的控制作用由于企业领导不太了解内部控制制度的要求，在给职工分配岗位职责时，不太注重岗位分离制度，导致分工混乱，或者分工以后随意频繁变动原有的岗位设置，不相容岗位分不开；某些企业人员编制少，岗位设置有限，没有充足的人员充分实施岗位分离制度，会出现一个人同时负责几个岗位的现象，不相容岗位的工作很可能都落在一个人身上；某些企业当采购业务比较紧急，而又临时无适合
7、的采购人员时，会派遣无采购经验的人员负责采购，也没有顾及不相容岗位相分离制度。上述现象都会导致岗位职责分配混乱，不相容职位不分离，违反了内控制度的要求，使内控制度形同虚设，起不到很好的控制作用。（三）物资采购流程不合理，内部控制效果不理想物资采购的程序一般是：请购审批询价确定供应商签订采购合同审核采购验收付款申请付款审批付款执行。可以看出，完善的采购程序周期比较长，涉及的内容也比较多，可以起到相互牵制、相互控制的作用。但许多企业因为各种原因，人为缩短、简化采购程序，导致控制效果不理想。比如，有的企业由生产部门根据需要直接询价确定供应商采购报账，省去了审批、签订合同、审核、验收等环节；有的企业由
8、行政部门根据需要直接询价确定供应商签订合同采购付款；有的企业物资采购完成后，不经过会计审核，直接找出纳报账。上述做法都人为缩短、简化了采购程序，虽然采购方法便捷，速度快，节省了时间和人力，但长此以往，采购中的弊端会不断出现，造成的后果是不堪设想的。（四）采购人员素质较低，出现人为不控制的现象某些企业尽管其采购制度比较严格，但有的采购人员专业素质较低、职业道德差、主人翁意识不强、自利心理比较重，往往不顾及公司整体利益，为了个人的私利，降低采购要求、甚至高价购买低质产品，从而出现了人为不控制的现象，损害了本企业的利益，给内控制度的有效执行人为设置了一道障碍。三、物资采购与付款控制流程设计（一）物资
9、采购与付款控制流程设计图1.物资采购流程图。2.付款流程图。3.监督检查流程图。（二）物资采购与付款控制流程设计特点物资采购与付款内部控制流程设计虽然有多种多样，但万变不离其宗，根据内控制度的要求，其关键的控制点大都一致。上述设计流程基本涵盖了所有关键的控制点，各关键控制点都与上下环节分开执行，将不相容岗位完全分离开来，并有严格的监督检查控制，设计思路清晰，结构简单，流程顺畅，控制严格，可操作性强，能解决实际工作中经常出现的一些问题，具有一定的现实意义。（三）物资采购与付款控制流程可以解决的问题物资采购流程、付款流程及监督检查流程中的控制内容和可以解决的问题如表1所示。从表1可以看出，此控制流
10、程包括物资采购流程、付款流程、监督检查流程，各流程控制设置全面，岗位分工合理，使不相容岗位完全分离开来，解决了日常工作中经常出现的岗位分离问题、授权批准问题、职责分工问题、采购流程问题、人员素质问题等，是一个合理可行的采购与付款控制流程设计。综上，本文的研究以“内部控制采购与付款控制”的理论为依据，针对日常工作中经常出现的问题，对采购与付款内部控制作了细致的研究，得到了一个较为合理的设计方案。目前，有关物资采购与付款的内控制度和流程的研究并不多，本设计流程研究可以充实这方面的研究。本设计流程关键控制点比较多，在实际执行当中岗位设置也会比较多，因而能解决日常工作中出现的岗位少、职责分工不清、操作流程不合理等问题，可以回避风险、减少损失，避免舞弊行为的产生，从而推动财务管理工作更上新台阶，提升企业的总体管理水平，实现企业价值最大化，促进企业健康稳步向前发展。S【参考文献】1电大学习网.免费论文网EB/OL. 1论文免费检测软件EB/OL. 1.李峻.浅谈如何完善采购与付款的内部控制制度J.广船科技，2005，（2）：25-27.2.范莹.内控会计制度建立与实施中的问题研究J.科技情报开发与经济，2006，（12）：344-345.3.郭学新.浅论采购与付款的内部控制设计J.会计之友，2007，（2）：47-48.
