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1、外贸客户邮件管理建议1 审核查询的质量，要对通过网络获得的查询信息的真实性进行判断，通过买家在查询当中所留的信息如买家的网站，邮件地址，买家的公司名称及地址，联系电话等，花一些时间去确认，必要的时候，花一些资金去确认都值得，因为如果获得一个可以长期合作的专业买家，这点投入不算什么。利用网上或杂志媒体接触买家，进而一步步争取到订单的贸易方式是出口商现在及未来必备的能力，“ABC公司”躲不掉，必需要具备这种能力。2 建议老板要过问一些重要的查询，而不能只是问问有没有查询。原因是老板的积极程度，对产品的了解，及贸易的经验等等，肯定超过目前回复买家查询的外贸人员。换句话说，“ABC公司”要让最有经验，
2、最懂产品，最积极的人来回复查询，有必要让外贸人员和技术人员，生产人员多沟通，让外贸人员对自己产品的任何细节都非常清楚。老板要过问一些重要客户的查询，因为有时候有些问题外贸人员没有办法答复客户时，可能会随便应付，这样做就有可能失去订单。3 设计一个合理而且有效率，有效果的分工流程，让回复做得更好。1) 将查询分等级：A，B，C，D 四级 (依实际需要而定)；2) 定义什么是 A 级查询，什么是 B 级.，这个定义要明确，公司里每个人来分类，某个买家都会是同样的一个等级，不会是甲来分类，这个买家是 A 级，乙来分类，这个买家就变成了 B 级的买家了；3) 分类原则可以是， A 级：查询来自“ABC
3、公司”的目标市场 (最好哪些国家都写清楚)，而且从查询当中看得出是个不错的买家，或从网上查出是不错的买家；4) D 级：一样来自目标市场，但看不出，也查不出好坏的买家5) C 级：来自最不想做的市场，比如非洲国家、巴基斯坦等等；6) B 级：介於 A 及 C 级的买家，比如希腊，新西兰等等，不是目标市场，也不是最不想做的市场7) 针对不同级别的查询，外贸人员回复时采取不同的态度和技巧，A级的客户余厂长一定要过问细节。4 注意回复技巧：回复时要有公司介绍，如果想要更有效率，可以事先设计一些回复的模板，回复买家时调出模板做写修改即可。常常看到供应商回复的结尾只是写了有任何问题或意见请快与我们联系，
4、这不够，最好留些伏笔，吸引买家再发一封 email 过来，比如：我们还有这种产品其它不同的 10 个款式，可以寄样给你们，如有兴趣请速回复我们.，诸如此类的方法；这才有“争取”再次和买家联系的味道，否则只是“为回复而回复”。要知道什么样的买家该寄样，即便他们不付运费，这就需要利用互联网来查询该买家的信息了。署名要完整，要有回复者的名字，职称，公司全名，地址，电话，传真，email address，网址等等，设置成签名最为方便。5 outlook express 一定要运用自如：收件箱的分类，利用“回复作者”的功能，通讯簿会不会用，群组会不会用？甚至是回复邮件时版面懂不懂得编排，图片档案有没有控制大小，有一连串的问题。这一部分如果需要，我们会提供相应的培训和建议。6 追踪：即使没再联系的买家，还是可以利用交易会前，新产品推出时，逢年过节.，当然，会用 Aureate Group Mail 的话，那就是“高水平了”。回复及追踪买家不是只写两句话那么简单，做得有点敷浅，所以才会“收效甚微”。关于这一部分如果需要，我们会提供相应的培训和建议。以上建议仅供参考，请根据自身实际情况调整运用。第 2 页 共 2 页
