办公自动化系统用户操作手册PPT课件

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1、黄河水电公司月度生产会积石峡发电分公司汇报材料办公自动化系统用户操作手册Version 1.0eINTECH软件服务部湖南艾因泰克科技股份有限公司All Rights Reserved2008. 12目 录1.系统功能简介 1.1.系统架构简介 1.2.功能简介2.系统常用操作 2.1.系统首页 2.2.修改口令 2.3.电子邮件 2.4.主页页面常用操作 2.5.功能频道切换 2.6.进入某项系统功能 2.7.查看信息显示区的内容目 录2.8.功能模块常用操作说明 1、关闭 2、保存退出 3、保存 4、提交下一步 5、编辑正文 6、注销文档 7、转发 8、流程跟踪 9、处理意见 10、退回

2、11、文件收回12、查看正文13、成文14、成文查看15、文件封发16、归档17、填写文件编号18、上载附件、删除附件目 录3.个人办公 3.1.待办工作 3.2.已办工作 3.3.个人设置 1、委托办理 2、常用意见4.公文管理 4.1.发文管理 4.1.1.业务流程图 4.1.2.流程环节操作说明 1、拟稿 3、核稿 2、部门审核 4、综合部审核目 录 5、文件中转 8、领导签发 6、部门会签 9、文秘办编号 7、领导会签 10、发文归档 4.2.收文管理 4.2.1.业务流程图 4.2.2.流程环节操作说明 1、收文登记 4、承办部门阅办 2、拟办 5、部门处理 3、送领导批示 4.3.

3、简报管理 4.3.1.业务流程简介 目 录 4.3.2.流程环节操作说明 1、起草 4、部门会签 2、部门审核 5、领导签发 3、文件中转 4.4会议纪要 业务流程介绍 流程环节操作说明 4.5工作策划 业务流程介绍 流程环节操作说明 4.6签报管理 业务流程介绍 流程环节操作说明目 录5.综合管理 5.1.图书管理 5.1.1.图书 1、图书录入，如图128 3、借阅审批 2、图书借阅，如图130 4、归还 5.2.车辆管理 1.派车申请单查询 2.车辆基本情况 5.3.接待管理 5.3.1.业务流程介绍 5.3.2.流程环节操作说明 1、申请目 录2、后续处理环节6.企业管理 6.1.组织

4、机构 6.2.电子公告 6.3.制度管理 制度起草 1、业务流程介绍 如图141 2、流程环节操作说明 制度发布 1、业务流程介绍 如图142 2、流程环节操作说明目 录7.信息交流 7.1.信息采编 7.1.1.分类维护 7.1.2.首页维护 7.1.3.网站内容维护1.系统功能简介1.1系统架构简介 系统结构简介本次在黄河水电公司宁电分公司推广的办公自动化系统（以下简称：宁电分公司OA）系统架构采用以B/S（Browser/Server）为主，系统局部辅以C/SOA主服务器B/S客户端档案管理客户端即时通信客户端OA系统结构图(Client/Server)结构处理方式。无论是B/S结构或者

5、C/S结构，都是已服务器作为信息处理的中心。如图1：OA主服务器B/S客户端档案管理客户端即时通信客户端OA系统结构图1.系统功能简介连接服务器的方式 打开系统首页 打开IE浏览器，在地址栏中输入服务器地“”后回车，可以看到公司网站的欢迎页面，单击欢迎页面即可进入公司网站(对外网站)的首页。 登录办公系统 输入用户名，口令。点击“登录个人工作台”按钮即可进入办公系统，点击“登录内部网站”则进入公司内部网站。如图2：用户名口令的构成：用户名是中文姓名，或者为（姓的拼音全称+下划线+姓名的拼音首字母组成的组合码），例如张三的拼1.系统功能简介 音组合码为zhang_zs，当前，系统中所有用户预设的

6、初始口令是“123”。1.2功能简介功能框架图 如图3：OA办公系统个人办公公文管理企业管理综合管理信息交流公文查询办公系统功能框架图1.系统功能简介子系统功能简介 个人办公 与个人日常工作相关的功能模块，包括“待办工作、已办工作、个人设置、个人申请 （请销假申请，出差申请，用车申请”。 公文管理 严格的公文行文处理子系统，包括“发文管理、收文管理、会议纪要、工作策划、简报管理、签报管理”。 企业管理 与企业管理相关的功能模块，包括组织机构、电子公告、制度管理、月度机会、绩效考核、企业报表、休假查询、企业通讯录、共享资料功能模块。1.系统功能简介 综合管理 包括图书管理、车辆管理、接待管理功能

7、模块。 信息交流 信息采编、软件下载系统模块。 公文查询 包括封发收文、普通文件、已办收文、已发布制度、会议纪要功能模块。 系统管理 包括权限管理、处理单模板、发文成文模板、联合发文模板、电子签名、RTX集成设备功能模块。2.系统常用操作2.1系统首页 OA办公系统主页可分为10个区域，如图4：1、横幅（Banner）区显示公司Logo，并含有为转内网、注销、刷新、前进、后退、首页（返回办公系统首页）、邮件（ 进入邮件系统）、口令（进入修改登陆口令界面）、几个最常用功能的功能链接按钮。 2、功能频道切换区含有系统功能频道2.系统常用操作 切换链接按钮，一共有个人办公、公文管理、企业管理、综合管

8、理、信息交流、通讯中心功能频道链接切换按钮。 3、功能导航区该区显示了系统功能入口的链接按钮，其功能相当于系统菜单。该区显示的系统功能链接菜单，根据选择的不同功能频道而切换。 4、待办事宜显示个人需要办理的工作。 5、分公司公告显示所接收到的邮件，点击后可进入邮件系统查看所点击的邮件内容。 6、催办事宜显示处理时间超过3天的文件，系统将会自动发送催办消息至催办事宜。 7、待阅文件显示只需要个人进行阅读的文件。 8、封发发文显示已经封发的文件以供查阅。 9、政务信息显示政务信息相关内容。 2.系统常用操作 10、天气预报显示天气预报信息。2.2修改口令 点击主页横幅区的口令链接按钮即可进入口令修

9、改操作界面。如图5： 在界面的对应位置分别输入旧口令和新口令，按“提交”按钮即可完成口令更改，办公自动化和内部网站的口令在更改完成几分钟之后正式生效。2.系统常用操作 如果事先设置了电子签名（现主要为公司领导提供和设置了电子签名功能），也可以进行电子签名口令的变更（电子签名的设置需要系统管理员设置），操作与修改办公自动化登录口令基本相同。2.3电子邮件 点击主页横幅区的“邮件”链接按钮即可进入企业电子邮件系统，电子邮件的具体使用请参见宁电分公司发电公司电子邮件系统使用手册。2.4主页页面常用操作主页页面常用操作键集中在页面常用操作区。 1、转内网点击后可以转入内部网站； 2、注销点击后可以退出

10、个人办公平台，返回外部网站界面。2.系统常用操作 3、刷新点击后刷新当前页面； 4、后退点击后返回前一个浏览页面； 5、前进点击后返回后一个浏览页面。2.5功能频道切换点击功能频道切换区的功能切换链接按纽就可以实现功能频道的切换。普通用户可以切换的功能频道有：个人办公、公文管理、企业管理、综合管理、信息交流、通讯中心。2.6进入某项系统功能点击功能频道切换区的功能切换链接按纽切换到相应的功能频道，此时功能导航区所显示的功能频道对应的功能导航菜单，如图6：2.系统常用操作2.7查看信息显示区的内容 在信息显示区里所显示的信息通常采用多级折叠显示方式显示信息，如图7： 用户可以点击类似小三角形的“

11、折叠展开”按纽来查看或隐藏对应分组的下级信息，如图8： 2.系统常用操作 如果信息显示区需要显示的信息过多，通常会分成多页来显示，这时可以按上一页、下一页按纽，在多页信息见切换查看信息。信息分组折叠状态信息分组展开状态2.系统常用操作2.8功能模块常用操作说明 该部分将讲述系统中经常出现的一些系统功能通常所代表的意义及其具体操作方法。 1、关闭 操作界面：通常显示与操作页面最上方的操作栏中，显示界面如图9： 操作意义：点击后不保存在操作页面上所做的更改，直接退出流程页面； 操作方法：鼠标左键单击。 2、保存退出 操作界面：通常显示与操作页面最上方的操作栏中，显示界面如图10：2.系统常用操作

12、操作意义：点击后保存当前页面内容并关闭当前页面； 操作方法：鼠标左键单击。 3、保存 操作界面：通常显示与操作页面最上方的操作栏中，显示界面如图11： 操作意义：点击后保存当前页面内容，不关闭当前页面； 操作方法：鼠标左键单击。 4、提交下一步 操作界面：通常显示与操作页面最上方的操作栏中，显示界面如图12：2.系统常用操作 操作意义：在流程性功能模块（如：收文、发文）中，点击该按纽则将触发提交下一步操作，将流程提交到下一处理环节； 操作方法：鼠标左键单击。 举例说明： 提交下一步操作通常需要几个操作步骤。首先必须选择提交下一处理环节的路径，当当前环节将可能被提交到流程的其他多个处理环节时，需

13、要在多条提交路径之间作选择，如图。但是如果下一处理环节只可能是唯一的环节时，系统自动跳过这一步的选择。如图13：2.系统常用操作 选择提交路径点击“确定”按钮后需要选择下一处理环节对应的处理人，如图。如果选择的下一环节处理人只有一个的话，系统自动跳过处理人选择而直接弹出提交确认框。如图14： 选择流程处理人后点击“确定”按钮，即可完成文档提交下一步的处理。如果文档是从待办事宜中打开处理的，此时待办事宜相应的处理待办项将消失，在已办工作里可以找到相应的已办事项。2.系统常用操作 5、编辑正文 操作界面：通常显示与操作页面最上方的操作栏中，显示界面如图15： 操作意义：在系统中，大量的文字编辑采用

14、无缝集成Microsoft Word来实现，点击“编辑正文”操作按纽将打开Word进入文字编辑状态。（注意：该操作要求操作机器安装了MS Word字处理软件） 操作方法：鼠标左键单击。 举例说明： 发文的正文填写在Word中进行，此功能需要用户使用的机器上预先安装了Microsoft Word。2.系统常用操作 在页面上方的工具栏点击“编辑正文”按钮，即可打开Word编辑正文，同时可以看到屏幕上放有正文编辑操作工具栏，可以执行文件保存，文件上载等操作。如图16： 在以上界面键入或拷贝/粘贴正文内容后，可以点击正文编辑工具栏上的“保存”按钮，将文件保存，然后点击“文件上传”按钮，此时文件将被上载

15、到服务器上保存，同时编辑界面将关闭，回到发文2.系统常用操作起草的处理页面。 注意：如果只保存文件而不将文件上传的服务器，则文件没有实际地保存，当发文被提交到下一流程处理环节，正文部分的内容将丢失。 如果文件正处在发文某些的中间的审批环节允许对正文内容进行修改，则可以点击页面上方的“编辑正文”按钮，此时将打开Word并允许对正文内容进行修改，此时如果选中正文编辑工具栏上的“痕迹”复选框，可以查看正文在各个环节被相应的处理进行修改的情况，如图17所示：2.系统常用操作6、注销文档 操作界面：通常显示与操作页面最上方的操作栏中，显示界面如图18： 操作意义：删除当前正在处理的文件并结束流程处理。

16、操作方法：鼠标左键单击。7、转发 操作界面：通常显示与操作页面最上方的操作栏中，显示界面如图19： 操作意义：将当前正在处理的文件作为电子邮件转发。 操作方法：鼠标左键单击。8、流程跟踪 操作界面：通常显示与操作页面最上方的操作栏中，显示界面如图20：2.系统常用操作 操作意义：在流程性功能模块中查看当前文件所经过的处理环节和各个环节的处理情况。 操作方法：鼠标左键单击。 举例说明： 文件经过多个环节的处理人处理后，系统会自动记载文件所经过的处理环节的环节名称，处理人，处理时间，当前处理状态等信息。可以在打开文件后点击工具条上的“流程跟踪”按钮，可以查看这些信息，如图21所示：9、处理意见 操作界面：通常显示与操作页面最上方的操作栏中，显示界面如图22：2.系统常用操作 操作意义：签署意见或办理结果的操作按纽，点击后将弹出意见签署页面进行意见填写。 操作方法：鼠标左键单击。 举例说明： 点击工具栏上的“填写意见”操作按钮，可以看到意见填写页面。如图23： 可以在以上页面的文本输入框中输入意见内容，或者选择常见意见栏中常用意见语作为意见内容。对于在系统中设置了电子手写签名的用户（公司领导