《公文发行程序课件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公文发行程序课件（51页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、高等院校文秘类专业课程教学课件-秘书学公文办理程序1 1、什么是公文、什么是公文 行政机关的公文，是行政机关在行政管理过行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。依法行政和进行公务活动的重要工具。 国务院国家行政机关公文处理办法第二条 2000年8月24日发布公文版式A4纸版心 订口-1-页码2 2、公文的种类、公文的种类（适用范围）命令命令( (令令) )、决定、公告、通告、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函批复、意见、函
2、 会议纪要。会议纪要。2 2、公文的种类、公文的种类（行文方向）下行文命令命令( (令令) )、决定、公告、通告、决定、公告、通告、通知、通通知、通报报、批复、意、批复、意见见、会、会议纪议纪 要要上行文通知、通知、报报告、告、请请示、示、议议案案平行文通知、函通知、函3 3、公文的格式、公文的格式 公文格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式。 组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记眉首、主体、版记三部分。商 务 部国家发展和改革委员会公 安 部监 察 部财 政 部 文 件交 通 部国 家 税 务 总 局国家工商行政管理总局国家质量监督检验检疫总局 商建发2 0 0 3 48
3、8 号 签发人：xxx 000068机密20年紧 急眉首红头文件 商建发2003488号商务部、发展改革委、公安部、监察部、财政部、交通部、税务总局、工商总局、质检总局关于开展汽车市场专项整治工作的通知各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆建设兵团经贸委（经委、商委、内贸办）、商务厅（局）、发展改革委、公安、监察、财政、交通、税务、工商、质检（厅、局）： 随着汽车工业发展和汽车消费需求的快速增长，汽车市场日趋活跃和丰富。但在汽车市场发展中也暴露出一些突出的问题，各种形式 (以下略)主体影响了汽车市场的正常秩序，制约了汽车工业的健康发展，更为严重的是对人民生命财产安全造成了危害。 (略)中华人民
4、共和国商务部（章）中华人民共和国国家发展和改革委员会（章）中华人民共和国公安部（章）中华人民共和国监察部（章）中华人民共和国财政部（章）中华人民共和国交通部（章）国家税务总局（章）中华人民共和国国家工商行政管理总局（章）二三年十二月十一日中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局（章） 主体（此件发至各乡、镇人民政府）附注版记一、公文办理的内容 1、转发来的公文（文件）2、送发的公文（文件）3、制作的公文（文件）4、公文的整理保存 1 1、收文办理程序、收文办理程序 2 2、发文办理程序、发文办理程序 3 3、善后办理程序、善后办理程序二、公文办理程序 （一）登记 1、登记的重要性。 2、登记的方
5、式： （1）簿册式 2、登记的方式： （2）卡片式 （3）联单式 （3）联单式： （3）联单式：1、什么是催办？2、催办的方法。（二）催办收文办理程序1、收文4、拟办5、批办6、承办2、分送给领导给部门3、传阅 收文处理：包含了对内部实体和外部实体送来的所有收文的处理功能，支持远程收文处理。流程图 发文办理程序1、拟稿4、缮印5、校对2、审核3、签发6、用印7、登记与封发发文处理：指内部实体进行发文拟稿，经过办理后形成正式文件分发到内部相关实体和外部实体，同时支持远程发文处理。流程图 善后办理程序 1 1、公文立卷、公文立卷 （1 1） 立卷概念与意义立卷概念与意义 立卷是指文秘部门将处理完毕
6、的，具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统的整理编目，组成案卷的工作，是整理与保管档案文件的一种重要手段和方法。 做好立卷工作，对于保持文件之间的历史联系，保证档案的完整与安全，便于日后社会各方面的查考利用，具有重要作用。 （2 2） 公文立卷的范围公文立卷的范围 凡是反映本机关主要职能活动和具有查考保存价值的:收发公文、电报、会议公文、机关内部使用的公文、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物的底稿和样本、图表和登记簿册，以及反映本机关工作的照片、录音、录像、影片等，均须整理立卷，归档保存。 （3 3） 公文立卷的要求公文立卷的要求保持公文之间的内在联系和完整性； 各机
7、关工作活动中形成的公文材料，都是根据机关工作的实际需要产生的。机关工作活动的规律，直接决定了公文的形成规律。 正确反映机关工作的历史面貌；正确反映机关工作的历史面貌； 公文立卷旨在保留机关工作活动形成的历史资料，公文立卷旨在保留机关工作活动形成的历史资料，以便查考。这不仅是现行工作的需要，而且是维护党和国以便查考。这不仅是现行工作的需要，而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。家历史真实面貌的重大事业。 文秘人员必须实事求是，把能反映机关历史面貌和具文秘人员必须实事求是，把能反映机关历史面貌和具有保存价值的公文材料，齐全、完整地收集整理起来，把有保存价值的公文材料，齐全、完整地收集整理起来，
8、把每项重要工作中产生的能说明问题本质的所有公文材料，每项重要工作中产生的能说明问题本质的所有公文材料，都归入卷内。都归入卷内。 要区分文件材料的保存价值；要区分文件材料的保存价值； 由于公文的内容不同，其保存价值有大有小。由于公文的内容不同，其保存价值有大有小。 立卷工作不仅是将有价值的文件通过立卷保存起来，立卷工作不仅是将有价值的文件通过立卷保存起来，而且必须便于保管和利用。为此，应当区分文件的不同保而且必须便于保管和利用。为此，应当区分文件的不同保存价值，将保存价值相同或相近的文件组合在一起立卷。存价值，将保存价值相同或相近的文件组合在一起立卷。这样立卷的结果，重点明确，便于实行科学管理，
9、特别是这样立卷的结果，重点明确，便于实行科学管理，特别是遇到突发性事故时，便于抢救重点档案，减少损失。遇到突发性事故时，便于抢救重点档案，减少损失。 要便于保管、查找和利用。要便于保管、查找和利用。 立卷的结果是将单份零散文件，组成有联系的文件材立卷的结果是将单份零散文件，组成有联系的文件材料集合体料集合体案卷。案卷作为档案管理的基本单位，必须案卷。案卷作为档案管理的基本单位，必须便于保管和提供利用。便于保管和提供利用。 案卷厚度要适中，一般以案卷厚度要适中，一般以200200页左右为宜；卷内文件页左右为宜；卷内文件数量要适中；一次大的会议，一项大的工程，形成的公文数量要适中；一次大的会议，一
10、项大的工程，形成的公文过多，可酌情成若干相互联系的案卷；比较简单的工作形过多，可酌情成若干相互联系的案卷；比较简单的工作形成的公文较少，如一问一复，不过几页，若单独组卷显得成的公文较少，如一问一复，不过几页，若单独组卷显得零散，则可与相近问题的文件合并组卷。零散，则可与相近问题的文件合并组卷。 （4 4） 公文立卷的方法公文立卷的方法 （5 5）公文立卷的步骤）公文立卷的步骤 平时归卷平时归卷 预先编目预先编目 年终调整定卷年终调整定卷 装订装订预先编目预先编目 编制立卷类目编制立卷类目 立卷类目：立卷类目：是文书部门的立卷计划。通常编制立是文书部门的立卷计划。通常编制立卷类目，是由机关文书部
11、门、秘书部门和机关档案室共同卷类目，是由机关文书部门、秘书部门和机关档案室共同负责，并经秘书部门负责人最后审阅定稿。负责，并经秘书部门负责人最后审阅定稿。 归卷类目：归卷类目：包括归卷类别和归卷条目。类别，指包括归卷类别和归卷条目。类别，指公文材料的类属，条目，指类别之下具体概括一组公文材公文材料的类属，条目，指类别之下具体概括一组公文材料的题目。类别与条目都编代号，主要是方便归卷和随时料的题目。类别与条目都编代号，主要是方便归卷和随时查找。查找。 如：如：“36”“36”这个类目代号，这个类目代号，“3”“3”代表第代表第3 3类别，类别，“6”“6”代表第代表第6 6个条目。个条目。 案卷
12、的编目案卷的编目 对卷内公文的排列和编目：对卷内公文的排列和编目： 每个案卷里的公文，需进行系统化排列，体现出一每个案卷里的公文，需进行系统化排列，体现出一定的条理性，以便于阅读。排列的方法主要是按时间顺序定的条理性，以便于阅读。排列的方法主要是按时间顺序排列或按重要程度排列。排列或按重要程度排列。 填写填写“ “卷内文件目录卷内文件目录” ”和和“ “卷内备考表卷内备考表” ”： “ “卷内文件目录卷内文件目录” ”：置于案卷首页，用于检索卷内公文置于案卷首页，用于检索卷内公文，既方便查阅，也利于保护卷内公文的完整。，既方便查阅，也利于保护卷内公文的完整。 卷内文件目录，除一份放在卷内，还可
13、以复制一卷内文件目录，除一份放在卷内，还可以复制一两份，填写卷号，按案卷排列的顺序汇集装订成册，作为两份，填写卷号，按案卷排列的顺序汇集装订成册，作为一种查找公文的工具。一种查找公文的工具。 “ “卷内备考表卷内备考表” ”：用来注明立卷状况，便于管理人员和利用来注明立卷状况，便于管理人员和利用者查考，并有利于保护公文。用者查考，并有利于保护公文。 卷内文件目录和卷内备考表，均须以工整的卷内文件目录和卷内备考表，均须以工整的钢笔字迹填写，不能潦草或涂改。钢笔字迹填写，不能潦草或涂改。 填写案卷封皮与装订案卷：填写案卷封皮与装订案卷： 案卷封皮的作用案卷封皮的作用：主要是保护卷内公文的清洁主要是
14、保护卷内公文的清洁并不受磨损，分为硬卷皮、软卷皮两种。并不受磨损，分为硬卷皮、软卷皮两种。 硬卷皮用坚固的厚纸制作，以便于案卷立式存放；硬卷皮用坚固的厚纸制作，以便于案卷立式存放； 案卷外再加卷盒封套的，可用软卷皮装订，以便于翻案卷外再加卷盒封套的，可用软卷皮装订，以便于翻阅。阅。 填写案卷封皮上的各个项目，最好用毛笔正楷书写，填写案卷封皮上的各个项目，最好用毛笔正楷书写，既醒目又能耐久保存。既醒目又能耐久保存。 指将办理完毕的公文，按照编定的归卷类目指将办理完毕的公文，按照编定的归卷类目所列的条款，随时归入卷内。所列的条款，随时归入卷内。 这一方法运用得当，可以有效地加强公文管这一方法运用得
15、当，可以有效地加强公文管理，防止散失或堆积，方便公文处理工作，充分理，防止散失或堆积，方便公文处理工作，充分发挥文书处理部门立卷的优越性。发挥文书处理部门立卷的优越性。 平时归卷年终调整立卷年终调整立卷 指在平时归卷的基础上，年终时再按立卷的原指在平时归卷的基础上，年终时再按立卷的原则和方法，经过必要的调整，把有关的公文组合在则和方法，经过必要的调整，把有关的公文组合在一起，形成一个符合要求的案卷。一起，形成一个符合要求的案卷。 之所以要进行年终调整立卷，是因为平时陆续之所以要进行年终调整立卷，是因为平时陆续归卷的公文毕竟不完全，存放的条理性和系统化不归卷的公文毕竟不完全，存放的条理性和系统化
16、不足，需到年终时才能收齐整理立卷。足，需到年终时才能收齐整理立卷。 2 2、归档、归档 文秘部门立好的案卷，按照归档制度逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。 归档工作是作为一项制度来执行的。归档制度归档工作是作为一项制度来执行的。归档制度的内容包括归档范围、归档时间和归档要求三项内的内容包括归档范围、归档时间和归档要求三项内容。容。 归档范围：归档范围： 凡是反映机关工作活动，具有一定参考利用凡是反映机关工作活动，具有一定参考利用价值的，均属于归档范围。不属于立卷范围的，价值的，均属于归档范围。不属于立卷范围的，在立卷前剔除，剔除的文书材料经领导批准后可在立卷前剔除，剔除的文书材料经领导批准后可销毁。销毁。 归档时间：归档时间： 即指案卷交付机关档案室的时限。即指案卷交付机关档案室的时限。 按照有关规定：按照有关规定：“ “机关文书部门或业务部门一机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。般应在第二年上半年向档案部门移交档案。” ” 归档要求：归档要求： 即指归档的质量要求。即指归档的质量要求。 一是应归档的公文材料齐全完整；一是应归档的公文材料齐全完整； 二是
