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1、 第五章 后期筹备工作的组织与实施第一节 参展商服务手册的设计与制作第二节 观众邀请第三节 证件制作与管理第四节 相关费用催缴第五节 展出现场的整体布置 第一节 参展商服务手册的设计与制作一、什么是参展商服务手册二、参展商服务手册的主要内容三、参展商服务手册的编制原则四、参展商服务手册的作用第五章 一、什么是参展商服务手册 参展商服务手册也称作参展指南，办展机构主要是将展览会筹备、布展、展出、撤展的有关要求和规定以及在参加展览会期间住宿、娱乐、旅游等方面的信息与参展商参加展览会时要注意的相关问题汇编成册，以方便参展商进行参展准备的一本小册子。编制参展商服务手册是展览会筹备过程中的一项基础性工作
2、，对参展企业按照展览会举办机构的要求进行筹备和参展也具有一定的指导意义和参考价值。 二、参展商服务手册的主要内容 1、前言 2、展出场馆的基本信息 3、展览会基本信息 4、展览会规则 5、布展与撤展规定 6、展品运输信息 7、旅游信息 8、入境签证信息 9、相关表格 三、参展商服务手册的编制原则 从上面参展商服务手册的主要内容，我们可以看出参展服务手册的内容涉及到很多方面，信息量较大，也很具体，就好像是参展商和观众参加该展览会一本必备的工具书。参展商服务手册编制的水平从某种程度上业可以看出展览会组织机构的办展能力和服务水平。要想让参展商服务手册真正起到应有的作用，办展机构在编写参展商服务手册时
3、，应遵循以下几项原则： 1、实用原则 2、简明扼要原则 3、详细全面原则 4、美观与便携性相结合的原则 5、专业化与通用化相结合的原则 四、参展商服务手册的作用 参展商服务手册是参展企业进行筹展、布展、展出和撤展等各项工作的主要依据，对观众参与展览会各项活动也有重要的参考价值，对参展人员和观众在展览会举办地的吃、住、行以及进行商务和旅游等活动同样具有指引作用，对办展机构而言，参展商服务手册对展出现场进行有效管理、规范服务行为和提高服务质量都有着很大的帮助和影响。参展商服务手册的作用主要体现在以下3个方面： 1、对参展企业的指引作用 2、对展出现场的管理作用 3、对观众的作用 第二节 观众邀请
4、我们大家都知道，观众是展览会的四大基本要素之一。邀请观众也是展览会筹备过程中十分重要的一项工作。观众又有专业观众和普通观众之分，而专业观众的数量和质量对专业展览会来说尤为重要。观众的组织和邀请就是我们通常所说的招商工作，观众邀请的多少和质量的高低直接关系到展览会的成败，也决定着一个展览会是否具有生命力。一个展览会的生命力和发展空间依赖的是产业和市场两大因素，产业因素是指展览会题材所涉及的产业，拥有产业优势的展览会有利于招展，市场因素就是企业销售目标市场或主要目标市场，而拥有市场优势的展览会则有利于观众的邀请与组织。随着会展业的发展，市场优势对展览业的影响及促进作用越来越大。 一、观众邀请渠道
5、企业参加展览会的主要目的是寻找合作伙伴、获得订单，扩大市场占有份额；进行产品展示、树立品牌，提高企业的知名度；了解行业动态、进行技术交流等。因此，展览会能吸引到多少专业观众前来参观、采购是决定企业是否参展的主要因素，也直接影响到展览会的展出规模和经济效益。通常情况下，展览会举办机构通过以下几个渠道进行观众的邀请与组织： 1、行业协会 2、专业观众数据库 3、广告宣传 4、同类展览会 5、其它活动 6、国外相关组织 二、观众邀请的方式1、媒体宣传邀请2、直接发函3、内部通告4、电话与传真5、派送邀请函、请柬与入场券6、路牌广告与张贴画 三、观众邀请函 观众邀请函是展览会举办机构针对目标观众根据展
6、览会的实际情况而专门印制的一种宣传资料。邀请函一般是采用直接邮递的方式发送到目标观众手中，其主要作用是邀请观众届时到会参观洽谈，尤其是对那些专业观众。邀请函的邮寄时间不宜过早，也不能太晚，太早他们容易忘记，而太晚又来不及准备，影响他们的行程。一般来说，对于国内观众在展览会开幕前的45天左右开始邮寄比较合适，而对国外观众，一般要提前36个月进行邮寄，这样便于国外观众制定自己旅行计划和签证。观众邀请函的内容主要包括：展览会的基本内容、主要参展企业简要情况、主要展品介绍、展出期间配套活动介绍以及观众参观回执表等。观众邀请函的内容要简洁、集中，重点介绍展览会的特点、优势、参展企业和展品以及对上一届或上
7、几届展览会的简要总结与回顾。 四、观众邀请宣传推广 招商期间的宣传推广是展览会整个宣传推广计划的一个组成部分。就展览会的整个宣传推广计划而言，展览会组织实施阶段的不同，宣传推广的重点也应不同，选择的媒体也要各有侧重。招商期间宣传推广主要是向目标观众介绍展览会的基本情况、展出规模、展品与参展企业的情况以及展览会的配套活动等信息。作为展览会的组织机构要站在观众的角度，多了解一些观众的心理，要尽可能地多发布一些观众关心和需要的信息，这样才能提高展览会的吸引力。在这一阶段选择媒体的时候，要考虑到专业观众的区域分布与获取信息的主要渠道及习惯，如部分年轻观众可能主要通过网络来获取信息，而那些年龄比较大的观
8、众获取信息则可能依靠平面媒体，这就需要我们选择媒体要多样化，且不可要单一。另外，如果是国际性展览会仅选择全国性或区域性的媒体也是不够的，一定还要适当选择国际性媒体，只有这样才能邀请到海外的观众。这些邀请观众信息的发布形式主要有新闻发布会、推广说明会、报刊杂志报道或刊登广告、网络宣传、多轮邮寄宣传品、传真和电话宣传以及鼓励参展企业自行邀请等。 五、邀请观众应注意事项 邀请观众虽然是展览会组织工作的一项重要工作，但它不象招展工作那样能给展览会组织者直接创造经济效益。所以，有部分展览会组织机构对招商工作就没有象招展工作那样重视。就招商工作而言，本人认为展览会举办机构应注意以下4点： 1、树立真正为观
9、众服务的意识 2、将为观众服务落到实处 3、注意专业观众信息的收集与整理 4、要增加活动内容，提高观众的可参与性 第三节 证件制作与管理 展览会的证件是辨别展览会人员工作类型的的主要标识，也是进入展览会展出场所唯一的有效凭证。展览会性质和定位的不同，展览会证件的类别也不尽相同。 一、展览会证件的种类 二、展览会证件的内容 三、展览会证件的演变 四、展览会证件的制作 五、展览会证件的作用 一、展览会证件的种类证件名称使用范围有效期限工作证展览会工作人员布展、展出、撤展期间布展证参展单位布展人员布展期间施工证展位搭建施工人员布展与撤展期间参展证参展单位工作人员展出期间专业观 众证专业 人士展出期间
10、记者证新闻媒体记者出入布展、展出、撤展期间开幕式请柬参加开幕式的嘉宾开幕当日贵宾证办展机构邀请的贵宾布展、展出、撤展期间嘉宾证办展机构邀请的嘉宾布展、展出、撤展期间安全保卫证展览会安全保卫人员布展、展出、撤展期间海外观众证海外观众展出期间通用入场券专业观 众、普通观众展出期间当日入场券专业观 众、普通观众入场券票面标注日期内撤展证参展单位撤展人员撤展期间通用车辆 通行证一般为小型车辆布展、展出、撤展期间布展车辆 通行证一般为大型车辆布展期间撤展车辆 通行证一般为大型车辆撤展期间 二、展览会证件的内容 一般情况下，展览会证件包括以下内容：展览会名称、展览会标识、展出时间、证件名称、持证人姓名及照
11、片、证件编号或条形码及持证须知或注意事项等。值得注意的是，展览会名称必须要用全称，如第七届中国厦门国际石材展览会；各种证件所使用的字体要结合展览会的题材选用相适合字体，通常使用比较严谨或正式的字体，如黑体字、宋体字等，这样方便识别；在持证人照片上要盖有展览会组织机构的公章，以表示其严肃性与正规性；持证须知或注意事项一般会印在证件背面；在一些大型展览会中，有些证件还会分通行级别，现在通常以不同颜色来区别，如佩戴红色工作证就不受时间和地点的限制，随时可以进出场馆，而黄色工作证进出场馆就要受到一定限制；另外，如果你的展览会是国际性的展览会，各种证件的内容还要采用中英文两种文字。 三、展览会证件的演变
12、 大家都知道，我国会展业是伴随着我国改革开放而不断发展起来的。各不同发展阶段的展览会证件，其印刷质量和技术含量也不一样，从某种程度上来说，展览会证件也具有时代特征。上世纪80年代末至90年代初期间的展览会证件一般采取纸质、单色、卡片式证件，如图5.1和5.2；之后，许多展览会逐步采用彩色印刷或相纸、塑封、悬挂式证件，如图5.3和5.4；再后来，在相关证件上添加了条形码，通过信息采集系统给展出现场管理和人数统计提供了方便，其准确性也大大提高，如图5.6；现在，许多大型高规格的展览会采用带IC芯片的证件。这种证件制作完毕后，持证人的基本资料已存入芯片内，并同时将相关资料传送到数据库和展出现场的识别
13、系统。只要持证人把胸卡放在识别机前面，识别系统显示屏就能立即显示持证人的图像和资料，以便安全人员识别放行。与此同时，还可以将持证人进出各个场馆的情况记录下来传送到数据库，随时统计出各个场馆的人员进出情况。如果证件丢失，并且可以挂失。 四、展览会证件的制作 展览会证件的制作水平从一定程度上也能反映出一个展览会的规格和档次，同时也能体现出展览会组织机构的策划能力与审美观。目前，从展览会证件材质看，可分为：纸、相纸、PVC、IC芯片，其规格一般从8.5cm11.5cm到10.5cm15cm不等。在设计和制作展览会证件时应注意以下几点： 1、与展览会的主色调相一致 2、与展览会主题相适应 3、要便于辨
14、认 4、要便于佩戴 5、要美观大方 五、展览会证件的作用 展览会各种证件是供展览会有关人员在展览会不同阶段佩戴、出示和使用的书面凭证，其作用主要有： 1、便于安全管理 2、便于做好接待 3、便于信息交流 4、便于加强监督 5、便于人数统计与信息收集 6、便于广告开发 7、便于留作纪念与收藏 第四节 相关费用催缴 在展览会的组织实施过程中，展览会各项应收费用能及时如数收回来对展览会举办机构来说是至关重要的。如何把应收款项100%地回收入账，是展览会举办机构十分关心的问题。对于那些刚举办的展览会和中小型展览会项目或者说对那些处在成长期的展览会项目来说，这一点显得尤为重要。 一、相关费用类别 1、展
15、位租金 2、广告费 3、赞助费 4、其它相关费用 二、费用催缴办法 在展览会的实际操作中，通常会采取以下几种方法进行催缴各种剩余款项： 1、熟悉财务状况 2、电话催缴 3、书面催缴 4、妥善处理 第五节 展出现场的整体布置 展览会展出现场的整体布置应该包括展区划分、展位布置、开幕式现场布置、展出现场公共区域布置、场馆主入口气氛烘托布置和咨询台布置等。由于展区划分在前面我们已经讲过，展位布置主要由参展企业负责，我们这里从办展机构的角度，主要介绍开幕式现场布置、展出现场公共区域布置、场馆主入口气氛烘托布置和咨询台布置等事宜。 一、开幕式现场布置 目前，开幕式是展览会的主要活动之一，在我们国内办展机
16、构普遍比较重视开幕式，而在国外许多展览会的开幕式要简单得多，有的干脆没有开幕式，这可能与人们的习惯和观念有关。在策划展览会开幕式时，一般要注意以下几个要点： 1、开幕式地点 2、主席台 3、背景板 4、相关设备 5、气氛的烘托 二、展出现场公共区域布置 展出现场的整体规划与布置是由展览会举办机构负责完成的，但展位的具体设计与布置则是由参展企业根据自己的展品类别、参展意图和经济实力而定。由办展机构负责的主要包括：中心展台、观众参观指南、宣传物、洽谈区和休闲区以及各种标识等。 1、中心展台 2、观众参观指南 3、宣传物 4、洽谈区与休闲区 三、咨询台布置 咨询台是办展机构向参展人员和观众提供服务的主要窗口，我们下面主要向大家讲述咨询台的位置与规格、设计风格、主要作用和对工作人员的要求等事宜： 1、咨询台的位置与规格 2、设计风格 3、主要作用 4、对工作人员的要求 四、场馆主入口气氛烘托 展出场馆的主要入口外面一般都会有一个广场。在展览会展出期间，办展机构都会在广场的适当位置设置一些宣传物来烘托展览会的气氛。这些宣传物主要包括：会标板、展览会宣传牌、条幅、拱形门、升空气球、彩旗等，也有一些
