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1、第五章 销售与收款循环内部控制设计内部控制设计主要内容 包括： 销售业务流程 销售业务流程的主要风险及管控措施 该循环的内部控制设计 参考规范：企业内部控制应用指引第9号销售业务内部控制设计一、销售业务流程 企业销售业务流程，主要包括销售计划管理、客户开发与信用管理、销售定价、订立销售合同、发货、收款、客户服务和会计系统控制等环节。 内部控制设计内部控制设计二、各流程的主要风险及管控措施 （一）销售计划管理 销售计划是指在进行销售预测的基础上，结合企业生产能力，设定总体目标额及不同产品的销售目标额，进而为能实现该目标而设定具体营销方案和实施计划，以支持未来一定期间内销售额的实现。内部控制设计
2、该环节主要风险是： 销售计划缺乏或不合理，或未经授权审批，导致产品结构和生产安排不合理，难以实现企业生产经营的良性循环。 内部控制设计主要管控措施 第一，企业应当根据发展战略和年度生产经营计划，结合企业实际情况，制定年度销售计划，在此基础上，结合客户订单情况，制定月度销售计划，并按规定的权限和程序审批后下达执行。第二，定期对各产品（商品）的区域销售额、进销差价、销售计划与实际销售情况等进行分析，结合生产现状，及时调整销售计划，调整后的销售计划需履行相应的审批程序。 内部控制设计【案例5.1】 某药品销售企业采取以下措施对销售计划执行情况进行管理： 由销售代表每周编制销售报告，其中包括本期新开发
3、客户、本期拜访客户、本期销售数量和金额、销售费用、促销活动结果、客户反馈（产品质量、发货时间、价格、配套服务等）、与销售计划的差异分析及跟进计划。 由区域销售经理每周分析区域销售报告，并与销售代表的报告进行比较，编制区域销售业绩分析，在每月的全国销售经理会议上向销售总监报告。 内部控制设计 销售总监定期或不定期向区域销售经理了解当期销售情况以及影响销售的主要因素变化，例如监管环境、竞争对手、客户需求变化等，并提出改进意见。当出现重大情况改变时，应当向企业管理层提出修改销售政策和计划的申请。 管理层复核区域销售报告，并与销售计划、当期财务报告进行比较，详细了解重大差异产生的原因和解决方案。其中，
4、应重点关注以下事项：按产品和客户大类分的销售数量、金额和利润率及与计划差异；单笔重大销售，销售退回、折扣和返利；标准销售价格和折扣变动等。内部控制设计 （二）客户开发与信用管理 企业应当积极开拓市场份额，加强现有客户维护，开发潜在目标客户，对有销售意向的客户进行资信评估，根据企业自身风险接受程度确定具体的信用等级。 内部控制设计 该环节的主要风险是： 现有客户管理不足、潜在市场需求开发不够，可能导致客户丢失或市场拓展不利；客户档案不健全，缺乏合理的资信评估，可能导致客户选择不当，销售款项不能收回或遭受欺诈，从而影响企业的资金流转和正常经营。内部控制设计主要管控措施 第一，企业应当在进行充分市场
5、调查的基础上，合理细分市场并确定目标市场，根据不同目标群体的具体需求，确定定价机制和信用方式，灵活运用销售折扣、销售折让、信用销售、代销和广告宣传等多种策略和营销方式，促进销售目标实现，不断提高市场占有率。 第二，建立和不断更新维护客户信用动态档案，由与销售部门相对独立的信用管理部门对客户付款情况进行持续跟踪和监控，提出划分、调整客户信用等级的方案。根据客户信用等级和企业信用政策，拟定客户赊销限额和时限，经销售、财会等部门具有相关权限的人员审批。对于境外客户和新开发客户，应当建立严格的信用保证制度。 内部控制设计【案例5.2】 某办公设备制造和销售企业为提高信用管理效率、加速账款回收，在财务部
6、门下单独成立了信用管理小组，组长（即信用管理经理）直接向财务总监报告。该信用管理小组主要负责客户的信用评估、信用额度的控制工作。具体工作开展情况如下： 内部控制设计 （1）每年1至2月份，对现有客户进行一次信用评估。在此过程中，信用管理小组人员会按客户名单逐一打印出该客户过去一年的应收账款周转天数、逾期付款表、销售订单解冻报告等。在对上述资料进行分析评估的基础上，结合客户当期财务报表，对客户的信用等级进行打分。根据打分的结果，确定客户的信用等级。 该企业将客户的信用等级基本分为5类：信用良好的长期大客户、信用良好的长期普通客户、信用一般的长期大客户、信用一般的长期普通客户及其他客户。 内部控制
7、设计 （2）信用管理人员根据销售人员提供的该客户预计今年合同销售金额和合同期间计算相应的信用额度。 信用额度=销售合同金额/销售合同期间信用等级下的付款期/30 信用管理人员将信用额度计算表提交给信用管理经理、财务总监和销售总监审批。取得正式批准后，信用管理人员向客户发送年度信用额度确认函，并抄送负责该客户的销售人员。与此同时，由信用管理人员在销售系统中录入信用额度，作为未来销售订单控制和收款控制的一个条件。这一过程中，只有信用管理人员才有权进行信用额度修改的操作。 内部控制设计【案例5.3】 某工业品生产企业的产品在业内以质量稳定、价格低廉著称，相关产品长期处于供不应求的状态，其客户订单排到
8、了两三年后。因此，该企业一贯的信用政策是不进行任何前期的信用调查和信用评估，只对100%全额支付预付款的客户进行销售。内部控制设计 受全球金融危机冲击，该企业的客户在资金流转方面出现了不同程度的问题。为了维持已有客户，企业管理层专门召开会议，在对客户的经营和资金情况进行分析后，同意对签有长期合同的客户进行赊销。经与这些客户磋商后，对合同条款进行修改，重新规定每次发货的预付款比例。在每次发货前，企业的订单系统会自动检查客户是否已按合同约定支付预付款，是否尚在其信用额度范围内。如果任一条件不满足，系统将自动锁定订单，不允许发货。 内部控制设计 （三）销售定价 销售定价是指商品价格的确定、调整及相应
9、审批。 该环节的主要风险是：定价或调价不符合价格政策，未能结合市场供需状况、盈利测算等进行适时调整，造成价格过高或过低、销售受损；商品销售价格未经恰当审批，或存在舞弊，可能导致损害企业经济利益或者企业形象。 内部控制设计主要管控措施 第一，应根据有关价格政策、综合考虑企业财务目标、营销目标、产品成本、市场状况及竞争对手情况等多方面因素，确定产品基准定价。定期评价产品基准价格的合理性，定价或调价需经具有相应权限人员的审核批准。 第二，在执行基准定价的基础上，针对某些商品可以授予销售部门一定限度的价格浮动权，销售部门可结合产品市场特点，将价格浮动权向下实行逐级递减分配，同时明确权限执行人。价格浮动
10、权限执行人必须严格遵守规定的价格浮动范围，不得擅自突破。 第三，销售折扣、销售折让等政策的制定应由具有相应权限人员审核批准。销售折扣、销售折让授予的实际金额、数量、原因及对象应予以记录，并归档备查。内部控制设计【案例5.4】 某消费品生产企业每年要对其价格政策予以复核，结合企业财务目标、营销目标、产品成本、市场状况及竞争对手等多方面因素，进行必要的更新。在此基础上，确定各产品、不同客户类型的基准定价、折扣、折让等事项，经总经理批准后，由销售部门文员录入销售系统中。 销售人员在于客户进行合同谈判时，需要在销售系统中填写合同申请单，说明客户名称、代码、销售价格、折扣等主要条款信息。系统自动根据客户
11、代码检查客户所属类型，以及该类型下的基准价格和折扣。如果合同价格低于系统中的基准价格和折扣，系统会自动提示错误，同时将该合同申请单自动改为“冻结”状态。如果需要将冻结的合同申请单解冻，需由销售人员提出申请，详细说明其理由，按公司审批权限表交相关领导审批。 每月月末，企业总经理会对当月的合同申请汇总报告进行审阅，结合相关产品销售及回款情况等，分析原因，研究对策。内部控制设计 （四）订立销售合同 企业与客户订立销售合同，明确双方权利和义务，以此作为开展销售活动的基本依据。 该环节的主要风险是：合同内容存在重大疏漏和欺诈，未经授权对外订立销售合同，可能导致企业合法权益受到侵害；销售价格、收款期限等违
12、背企业销售政策，可能导致企业经济利益受损。内部控制设计 主要管控措施： 第一，订立销售合同前，企业应当指定专门人员与客户进行业务洽谈、磋商或谈判，关注客户信用状况，明确销售定价、结算方式、权利与义务条款等相关内容。重大的销售业务谈判还应当吸收财会、法律等专业人员参加，并形成完整的书面记录。 第二，企业应当建立健全销售合同订立及审批管理制度，明确必须签订合同的范围，规范合同订立程序，确定具体的审核、审批程序和所涉及的部门人员及相应权责。审核、审批应当重点关注销售合同草案中提出的销售价格、信用政策、发货及收款方式等。重要的销售合同，应当征询法律专业人员的意见。 第三，销售合同草案经审批同意后，企业
13、应授权有关人员与客户签订正式销售合同。 内部控制设计【案例5.5】 某制造型中游企业，其产品在市场上有较大的价格优势，竞争者较少。但是，由于该类产品的终端市场开发不完全，所以下游厂商开工不足且支付能力有限，导致公司合同变更频繁。因此，这家企业采取如下措施对销售合同订立与管理流程进行控制： 客户向业务员提出询价后，业务员与上级主管沟通并依据企业标准报价表确定销售价格并填写报价单，若报价金额低于标准报价表上的售价，需经各权责领导审核批准。 业务员根据报价单，用公司标准合同文本编写合同草案，填写合同审批表，经销售部、生产部、法务部、财务部等相关部门人员审核。合同草案审核通过后，公司总经理直接签订，或
14、授权销售经理签订正式的销售合同。内部控制设计 业务员收到客户签字盖章的合同后，按照不同的合同类型在销售系统进行相应记录，销售主管审核业务员在系统中录入的信息是否正确，并在系统中审核确认。销售系统记录每个销售合同对应的销售订单、发货情况、销售发票开具、应收账款、销售退回等情况。 为确保销售数据的准确性、完整性，由销售部门文员人工维护销售台账，并定期与系统数据进行核对。文员在收到新的合同、合同执行情况记录、变更请求等原始资料后，在销售台账上做相应记录。每月末，文员核对销售台账与销售系统中的数据，针对差异情况，查找原因并进行汇报。内部控制设计【案例5.6】 沿用【例5】企业业务员根据销售合同约定的各
15、批次交货期，在规定交货期前60天和客户电话确认交货数量、地点和时间；然后，在ERP系统销售模块中录入销售订单。系统将自动核查：客户的可用信用额度是否高于销售订单金额；客户是否按合同要求支付预付款。只有同时满足上述两个条件，销售订单才能被保存并自动进入生产模块，形成生产计划；否则系统提示客户信用额度不足，无法保存该订单。与此同时，系统设置自动链接和检查功能，保证销售订单上产品规格、型号、售价与系统中对应的销售合同一致，总金额计算准确。内部控制设计 （五）发货 发货是根据销售合同的约定向客户提供商品的环节。 该环节的主要风险是：未经授权发货或发货不符合合同约定，可能导致货物损失或客户与企业的销售争
16、议、销售款项不能收回。 内部控制设计 主要管控措施： 第一，销售部门应当按照经审核后的销售合同开具相关的销售通知交仓储部门和财会部门。 第二，仓储部门应当落实出库、计量、运输等环节的岗位责任，对销售通知进行审核，严格按照所列的发货品种和规格、发货数量、发货时间、发货方式、接货地点等，按规定时间组织发货，形成相应的发货单据，并应连续编号。 第三，应当以运输合同或条款等形式明确运输方式、商品短缺、毁损或变质的责任、到货验收方式、运输费用承担、保险等内容，货物交接环节应做好装卸和检验工作，确保货物的安全发运，由客户验收确认。 第四，应当做好发货各环节的记录，填制相应的凭证，设置销售台账，实现全过程的销售登记制度。 内部控制设计【案例5.7】 沿用【例5】和【例6】企业销售主管根据生产部门的生产计划、仓库的库存信息，以及销售订单中明确的交货日期，制定发货计划。业务员根据发货计划安排，在销售模块中对应的销售订单下开具发货通知单。系统经过设置，对于在系统未经保存的销售订单，无法开具发货通知单。 业务员打印发货通知单，安排装车。在装车后，运输部门司机共同清点发出商品的数量、规格，确认是否和发货通知单
