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1、个人计划与时间管理hr明日复明日，明日何其多！ 日日待明日，万世成蹉跎。 世人皆被明日累，明日无穷老将至。 晨昏滚滚水流东，今古悠悠日西坠。 百年明日能几何？请君听我明日歌。 文嘉 我们为什么要进行时间管理？我们如何进行时间管理？平均80岁寿命我们只有3年的时间去创造价值！1-20、60-80忽略不计，余40 项目 每天耗时 40年耗时 结余睡眠 8小时 13.3年 26.7一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5交通 1.5小时 2.5年 20 1小时 1.7年 18.3看电视、上网 3小时 5年 13.3看报、聊天 3小时 5年 8.3刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6休假、白日梦
2、 闹情绪、身体不适2小时 3.3年 3.3我们为什么要进行时间管理？时间具有价值！时间不仅仅金钱！更意味着希望，而希望是无价的据新加坡联合早报2001年8月26日报道，有人在网上想出几种方法，形象地计算了全球首富、微软公司创办人比尔盖茨的财富。 盖茨每秒赚250美元，即每天赚2160万美元，一年赚78亿美元。 假如盖茨掉了1000美元，他懒得去捡起来，因为他去捡要花4秒，这一弯腰的时间，他已赚回1000美元。 1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、讨论：假如你只有半年的生命，只容许你做十件事，你会做什么？如何管理时间？时间管理的内容、时间管理的理念、时间管理存在的问题、解决之道工作时间与个
3、人时间的处理技巧、高效工作法则时间管理的理念v什么是时间管理？v我们应该如何学习时间管理v时间管理的定位时间管理不是什么？v时间本身不是问题，因为每个人每天拥有的时间是一样多v所以时间管理的问题本身不在于时间，而是在于自己如何善用及分配自己的时间时间管理是什么？v时间管理就是自我管理v自我管理就是改变习惯，以令自己更富绩效（Performance)v把事情很快地做完，叫做效率（Efficiency）把事情做对并且很快做完，叫效能（Effectiveness）v时间管理就是事前的规划和执行的道理时间管理的首要问题：人，为何安于现状？v为何你我都不满意现状，但是却安于现状无奈不确定改变之后会更好因
4、为现状是你我最熟悉的v当我们开始不满足于现状时，表示会有新的事物发生在你身上，但是没有确立人生的目标v没有目标（27%）v模糊目标（60%）v清楚目标（10%）v非常清楚目标（%）统计表明：、时间管理的理念、时间管理存在的问题、解决之道工作时间与个人时间的处理技巧、高效工作法则 时间管理方面存在的问题v“时间管理”自测v揪出偷走你时间的主要元凶下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很长时间吗？2 你通常把工作带回家吗？3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5 即使没有出现严重问题或危机，你
5、也经常感到工作有很多压力？6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7 你经常在做重要工作时被打断吗？8 你经常占用用餐时间工作吗？9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？ 测测你的时间安排是否合理总结你的时间掌控1216“yes” 救命！你在时间管理
6、上需改进812“yes” 48 “yes”04“yes”当心！你需要重新审视你的时间行动指南可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保留你的方法揪出偷走你时间的主要元凶v缺乏计划v改变心态，刻意安排时间做计划v不分重点v把握重点、要事第一。选择机会v过分承诺v学会说不。授权v太多干扰v有选择性地接 和来访v会议太多避免闲聊、设定议程、设定时间v太多来访主动拜访对方v拖延停止拖延、学习果断v办公室太混亂马上收拾揪出偷走你时间的主要元凶v电腦文件存档混亂马上收拾、整理v总是要处理危机计划v太多的阅读与文件资料学习速读。使用坐交通的时间v授权不利学会授权、应清楚哪些该授权、哪些不该v日常琐事缠身说
7、不、授权、专注KRA(keyresultareas)揪出偷走你时间的主要元凶时间杀手的分类1. 接听 2. 打 3. 会议4. 打扰5. 官僚作风6. 沟通不足7. 办公室政治8. 资源不足9. 阅读文件和邮件10. 交通堵塞有形（自觉的）时间杀手的分类无形的（不自觉）1. 欠缺周详的计划2. 不懂分辨缓急先后3. 过分注重细节4. 犹疑不决5. 不懂得说不6. 拖延7. 善忘8. 不懂授权9. 欠缺组织10. 健康欠佳人最容易掉进的时间陷阱v 工作欠目标，优先次序不明确v 危机管理能力薄弱v 多项工作须同时进行v 自我组织问题v 外界骚扰v 无力拒绝要求v 不能有效授权v 拖延工作v 会议开
8、心一刻、时间管理的理念、时间管理存在的问题、解决之道工作时间与个人时间的处理技巧、高效工作法则时间管理通用公式时间管理其实就是人生管理管理谚语：人生最重要的是确定最重要的是最重要的！The most important thing in life is to find out what the most important thing is the most important thing!确立人生目标v明确自己的人生使命v设计自己的人生目标（人际、情感、心灵、财政、康体、思想等）10个长期的目标（5年、10年）10个短期的目标（1年、5年）Opportunity（机会）Forget It.N
9、ot a roblem.(忘掉)Problem（问题）Forget It.Not a roblem.(忘掉)你不想要You dont Want.你想要You wantYou have owned(你已拥有）You dont own.（你未拥有）Not Urgent(不紧急）A（碎石型的事务）*危机*紧迫的问题*增进产量*有时间期限的计划B（石块型的事务）*预防*改进产能*建立人际关系*发掘新机会*休闲*与家人一起*适当的运动C（细沙型的事务）*不速之客*某些 *某些信件与报告*必要而不重要的会议D（水型的事务）*繁琐的工作*某些 *某些信件*浪费时间的事*有趣的活动*看消闲杂志Not Impo
10、rtant不重要）Important重要Urgent(紧急） 操之在我这是一种态度v我已无能为力v我就是这样一个人v他使我怒不可遏v他们不会接受的v我被迫v我不能v我必须v如果v试试看有没有其他可能v我可以选择不同的作风v我可以控制自己的情绪v我可以想出有效的表达方式v我能选择恰当的回应v我选择v我情愿v我打算受制于人操之在我1、现在做就是现在做2、现在就系统化3、现在就开始计划4、后续追踪并持续完成5、维修系统建立个人绩效系统现在做就是现在做 v决定那些事该做，决定怎样去完成，考虑授权。v停止把同样的资料翻来覆去。v重新定义待办这个词。v停止拖延。v让果断成为你的工作习惯。思想决定行动，行动
11、决定习惯，习惯决定品德，品德决定命运！ 俗语 现在就系统化v更聪明的工作：既要增加效率也要增加效果（产能）。v分析你的时间使用状况。v不要让低价值的工作或资讯进入你的系统。花最少的时间在例行工作上，再继续做高价值的工作。v学习如何最有效地处理例行工作。v替工作项目排定时间。v若您是主管，安排与您重要的员工每星期一对一的会议。v检查你可以使用的消除干扰的步骤，然后付诸实行。 建立以下系统: 1、文件存档系统2、电脑文件存档系统 (Email, 各类文件，网址等)3、时间管理系统 (Time Management System)4、个人资讯系统 (Personal Information Mana
12、ger)5、个人知识管理系统（Personal Knowledge Management System）6、制定个人学习计划 (Personal Learning Plan)7、个人创意系统 (Personal Innovation System)个人资讯系统 电活、 、Email、地址: 私人、公司、顾客 名片 约会时间 交通资料 出差资料: 世界时间 货币转换困難:如何将纸張、电腦、手提电話、PDA的资料同步个人知识管理系统 v资料收集:决定收集什么资料：学习计划关键词语v资料整理、存档：学习隨时隨地记录信息利用构思记录卡整理信息学会检索、使用互联网搜寻器v转化成为知识：应用个人创意系统有
13、效地发展自己的思想 v特意为考虑新的设想留出时间v再一次深入探讨自己的想法v使用不同思考方法v集体思考v随时随地发展创造力v使用音乐v休息v潜意识制定个人计划 v人生目标v职业生涯规划v个人SWOT分析v培养终生学习态度v学习快速阅读v学习使用电脑及使用高科技产品计划你的一生：人生长期计划每一年每一月每一周每一天编制工作进度表:v制订长期计划在你的工作进度表里，许多任务完成之后并不因此消失。这些任务在一个工作年中常常周期性地反覆出现。 例如：你也许会把某种产品在每年的相同时间里瞄准特定的消费者。为了把时间有规律性地分配给重复出现的任务，你需要一个长期的规划作为你短期计划的补充。 例如：一幅带有
14、彩色标记的挂图。利用明亮的色彩标识出规律性的任务，这样你能够一眼就看出工作是否繁忙，并能提前制订计划。计划一年的工作：(产生宏观时间使用感觉)在一幅带有彩色标记的挂图上列出所有的常规任务。如下图所示。用不同颜色表示不同的任务。这样可以让你看到是否有任务发生冲突，从而可以重新安排。 关注KRA(Key Result Area )KRA要达到的效果12345计划你的每个月、周、天v计划你的每个月：把年度目标进行分解转为每个月的工作重点v计划你的每个星期：对每周的时间进行整体的规划v计划你的每一天：每天早晨第一件事：写出6项今天要完成的工作建立每天任务清单1、写下当天工作任务清单2、将工作任务分为三
15、类（ABC法则）A）重要或重要及紧迫（必须做MUST）B）紧迫但不重要（应该做SHOULD）C）既不重要也不紧迫，属日常性的工作（可以做CAN）请记住：紧迫优先建立每天任务清单3、确定哪些任务优先处理，哪些任务授权别人代办，而后按先后顺序排列。请人代办的事应该尽快交出去。协调你的上级在工作安排的先后顺序上存在的差异要及时发现与同事在工作先后顺序上的矛盾建立每天任务清单4、选出你确定能在一天之内可以干完的工作。把这三类任务合理安排在一整天。把精神高度集中的时间段（致力于A类任务）穿插在完成要求较低的B、C类任务的时间段之间。根据情况的变化和新信息的出现，要对工作的优先顺序作出变更。后续追踪并持续
16、完成v毅力v清除一叠纸的提醒系统，使用一本行事笔记，将文件归档v使用你能计划整个星期的行事笔记系统v分派工作会倍增你的产能v使后续追踪和持续完成成为工作过程的 一部分维修系统 v定期维修：文件存档系统,电脑文件存档系统，个人资讯系统v定期回顾檢讨：人生短期及长期目标时间管理狀况 个人知识管理 个人学习计划一些办公室时间管理技巧v 整理办公室v 建立盒子系统v 归档文件v 避免中断工作v 筛选信息v 使用 v 阅读与写作v 应用现代科技v 召开会议v 学会授权工作v 与同事相处整理办公室v留心告示贴式的便条，小心丢失；v写字桌上没有用的东西清理走，只把现在的工作留在手边；v文件里的特别关键处要做标记以加快重读时的速度；v定期整理、存档、维修建立盒子系统（几天内、位于手臂范围之内）v 收进： 当你一拿起来，便立即行动 如果有秘书，信件应该过滤、放入分类的档案夹、依照处理的先後次序排列v 发出v 阅读 将短的文章一次读完以免累积 安排固定的阅读时间建立盒子系统v 待办： 24 48 小时的短期问题 你试着处理但无法完成的工作(例如等待资料、等待回电、有更重要的事插进来 不是因为拖延v 归档归
