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1、人力资源专家华恒智信第 1 页华恒智信版权所有华恒智信版权所有岗位分析与岗位说明书编写培训岗位分析与岗位说明书编写培训人力资源专家华恒智信第 2 页华恒智信版权所有内容提要一、岗位分析与岗位说明书的意义与作用 二、岗位分析流程和方法 三、岗位说明书编写流程和方法 四、本工程岗位分析与岗位说明书编写工作介绍人力资源专家华恒智信第 3 页华恒智信版权所有岗位分析与岗位说明书的含义岗位分析：岗位信息的收集、分析及综合，以便确认岗位整体概况，对其作出正确、详尽的描述。岗位说明书：整理岗位分析结果的工作描述的书面文件，包括：工作根本信息、岗位设置目的、主要职责、工作环境等，以及任职资格要求如技能、学历、
2、训练、经验、体能等人力资源专家华恒智信第 4 页华恒智信版权所有什么样的战略(如产品/效劳的选择、目标消费者、市场定位等)引导我们走向愿景？VISION愿景STRATEGY战略我们公司存在的目的和长期目标是什么？怎样的组织结构设计?怎样的业务流程及管理流程能使我们实施战略？CRITICALSUCCESS FACTORS 关键成功要素顺利地实施战略需要什么样的核心能力、流程和体系？岗位分析及岗位说明书能够把组织实现战略的 职责落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。岗位分析与岗位说明书的意义：落实组织职责，支持实现组织目标人力资源专家华恒智信第 5 页华恒智信版权所有岗位分析与
3、岗位说明书的意义：奠定人力资源管理体系的根底在人力资源管理系统中，岗位分析和岗位评估是最根底的工作，提供了建立其他各人力资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。岗位分析员工招聘员工培训薪酬福利绩效管理职业生涯规划长期激励能力模型岗位继任计划岗位评估人员规划人力资源战略人力资源战略人力资源专家华恒智信第 6 页华恒智信版权所有内容提要一、岗位分析与岗位说明书的意义与作用 二、岗位分析流程和方法 三、岗位说明书编写流程和方法 四、本工程岗位分析与岗位说明书编写工作介绍6人力资源专家华恒智信第 7 页华恒智信版权所有岗位岗位岗位分析四条根本原那么n紧盯组织战略及目标n设置岗位的
4、目的是为了落实岗位职责，实现组织战略目标，因此，岗位分析必须紧盯组织战略及目标。进行岗位分析时，必须思考该岗位为实现组织战略奉献了什么价值，需要到达什么目标，而不是从事某些活动。n“对岗不对人，岗位效劳于特定顾客n 组织设置岗位不是为了安排某个人，而是要从企业战略出发，因事设岗。岗位设置应满足于特定的内部顾客和外部顾客需求。n着眼于该岗位全部职责n 进行岗位分析，应该从该岗位的全部职责出发，看有没有漏掉的工程或重复性工作，而不是眼前正在做的工作。n客观条件与主观条件相符n 该岗位要履行岗位职责，需要什么样的客观条件对知识、技能、心理和特殊要求，需要什么样主观条件对人、财、物的要求。人力资源专家
5、华恒智信第 8 页华恒智信版权所有岗位分析流程岗位分析流程比较简单，但工作繁琐，工作量也较大，工作时需要耐心和细心。8准备工作收集资料分析资料123人力资源专家华恒智信第 9 页华恒智信版权所有岗位分析 - 准备工作9选择被分析部门及岗位为了保证分析结果，应选择有代表性、典型性的部门及岗位。在进行收集之前，应与有关这一工作的员工介绍岗位分析意义、目的及过程，希望他们提供怎样的配合。了解企业战略、组织、流程岗位分析及岗位说明书的编写源于企业战略、业务流程、管理流程及组织设计，最终把实施战略的责任分解落实到员工个人。因此，参与岗位分析的人员需要对它们有很好的理解。收集和分析相关的资料:从宏观的工作
6、视角，不应该局限于具体岗位的信息收集，有些能够收集到国家、行业背景资料对开展工作分析也是有价值的。 准备工作建立岗位分析项目小组：建立岗位分析小组，分配进行分析活动的责任和权限，明确分析活动的流程、方法及安排，以保证分析活动的协调和顺利完成。分析人员应具有一定的经验，同时要保证他们进行活动的独立性。9选择信息来源:信息来源有：组织设计、业务流程说明书、管理流程等书面文件，岗位任职者、管理监督者、内外部客户、岗位分析人员等的反响，?相似工作分析汇编?、?职业名称辞典?等参考资料。人力资源专家华恒智信第 10 页华恒智信版权所有岗位分析 - 收集资料 岗位根本信息：如岗位名称、职衔等是什么？ 上下
7、级汇报情况？ 岗位存在的根本目的是什么？存在的意义是什么？ 为到达这一目的，该岗位的主要职责？什么，怎样，为什么？ 什么是该岗位独有的职责？这个问题使分析者能够从更宏观的角度看待该岗位 什么是该岗位最关键必不可少的职责和负责的核心领域？这个问题能帮分析者搞清楚公司对该岗位的核心定位是什么 该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么？ 该岗位的工作如何与组织的其它工作协调？ 组织的内部和外部需要有哪些接触？怎样，为什么，何时 怎样把工作分配给该岗位员工，如何检查和审批工作？ 有怎样的决策权？ 该岗位工作的其它特点：如出差，非社交时间，灵活性要求，特殊的工作环境？ 要获得所期望的工作成果，该
8、岗位任职人员需要有什么行为、技能、知识和经验？这个问题帮分析者找出能胜任该岗位的人员所必需的能力和个人素质收集资料是岗位分析工作中最重要的一环。需要收集的资料包括岗位名称、工作内容及职责、工作环境、任职资格等。收集的资料应该能够答复以下问题： 人力资源专家华恒智信第 11 页华恒智信版权所有岗位分析 - 收集资料岗位A岗位B岗位C职责清单q分发信件q打字q维修打印机q方法1：从组织、流程入手方法2：从现岗位入手职责清单q分发信件q打字q维修打印机q人力资源专家华恒智信第 12 页华恒智信版权所有岗位分析 - 收集资料-某公司参考样板人力资源专家华恒智信第 13 页华恒智信版权所有岗位分析 -
9、收集资料岗位A岗位B岗位C职责清单q分发信件q打字q维修打印机q个别面谈集体面谈直接观察 员工日记/记录调查问卷主要主要方法方法工作实践 从现有岗位入手，可以采用的方法 人力资源专家华恒智信第 14 页华恒智信版权所有岗位分析 - 收集资料如何从现岗位收集资料工作实践法 工作实践是指岗位分析人员实际从事该项工作，在工作过程中掌握有关工作的第一手资料。 采用这种方法可以了解工作的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求。 这种方法适用于短期内可以掌握的工作，但是对那些需要进行大量训练才能掌握或有危险工作，不适宜采用此法。观察法 职务分析者通过对特定对象的观察，把有关工作各局部的内容、原因、方法、
10、程序、目的等信息记录下来，最后把取得的职务信息归纳整理为适合的文字资料。 这种方法取得的信息比较广泛、客观、正确，但要求观察者有足够的实际操作经验且使用结构性问题清单。 这种方法不适宜于循环周期长的工作和主要为脑力的工作；得不到有关任职资格要求的信息人力资源专家华恒智信第 15 页华恒智信版权所有岗位分析 - 收集资料如何从现岗位收集资料问卷法 通过结构化问卷来收集并整理信息的方法，具体包括：问卷调查表法、核对法。该类方法要求公司有较好的人力资源管理根底。 问卷调查表法即根据职务分析的目的、内容等编写结构性问卷调查表， 由岗位任职者填写后回收整理， 提取出岗位信息。 核对法是根据事先拟定的工作
11、清单对实际工作活动的情况进行核对，从而获得有关工作信息的方法。访谈法 通过岗位分析人员与任职人员面对面的谈话来收集信息资料，包括单独面谈和团体面谈。 此法较适于行政管理、专业技术等难以从外部直接观察到的岗位。 此法需要岗位分析人员掌握较好的面谈技巧。员工日记/记录 根据岗位任职者按时间顺序记录的工作内容和过程，经过归纳提炼，取得所需工作信息。人力资源专家华恒智信第 16 页华恒智信版权所有标题问卷调查表法和核对法的样本人力资源专家华恒智信第 17 页华恒智信版权所有标题岗位分析 - 收集资料在这次岗位分析工作中，我们将综合运用调查问卷法和访谈法，具体做法如下：1对于通用性岗位，我们主要采用访谈
12、法，我们通过与任职者进行个别访谈，挖掘更多的事实依据，以确认岗位分析所需相关材料是否完整、客观、准确2对于专业性比较强的岗位：我们一方面通过问卷调查岗位信息，另一方面，通过与任职者本人及其直接上级的访谈，确认岗位的具体信息。17人力资源专家华恒智信第 18 页华恒智信版权所有标题岗位分析 - 收集资料面谈准备获得应答面谈开头澄清结束面谈反响工作面谈步骤面谈准备获得应答面谈开头澄清结束面谈工作面谈步骤人力资源专家华恒智信第 19 页华恒智信版权所有岗位分析 - 收集资料工作分析面谈是一种事实挖掘的面谈，切记其目的是获得事实而非观点或偏见要引导整个面谈过程把对方带回主题让对方有时间思考面谈开头面谈
13、开头面谈准备面谈准备获得应答获得应答 时间约定地点安排-不受干扰之处明确规定面谈目标事先准备有关资料让面谈者做好准备采用较友好的方式营造一个较为宽松的环境去除偏见保持目光接触解释面谈的目的告诉对方你要记一些笔记获得对该工作的总体认知人力资源专家华恒智信第 20 页华恒智信版权所有标题使用提问和倾听技巧及时澄清任何不清楚的方面核查一下是否已获得了所有的信息询问对方是否还有话说总结关键信息并告知下一步行动感谢对方所投入的时间和努力趁你还比较记得细节时写出岗位说明书如果有什么还不够清楚再去询问向该岗位任职人员或其上级领导反响讨论和修改结束面谈结束面谈澄清澄清反响反响岗位分析 - 收集资料使用提问和倾
14、听技巧及时澄清任何不清楚的方面核查一下是否已获得了所有的信息询问对方是否还有话说总结关键信息并告知下一步行动感谢对方所投入的时间和努力趁你还比较记得细节时写出岗位说明书如果有什么还不够清楚再去询问向该岗位任职人员或其上级领导反响讨论和修改人力资源专家华恒智信第 21 页华恒智信版权所有岗位分析 - 收集资料在访谈时可以采取以下提问方法根据要求方式的不同可以分为：提问式：提出问题要求答复陈述式：直接要求被访人就某一方面问题进行陈述根据提问问题的性质可以分为：开放式：对答复内容完全不限制，给被访者自由发挥的空间封闭式：答复通常是“是或“否，或者其他给定的选项根据提问内容和时机可以分为：探究式：对同
15、一个问题进行追问，以获得全面、透彻的了解连接式：对一个问题上下游的、或有关联的其他问题进行追问澄清式：对有疑问的问题进行复述以确认自己准确地理解了被访者想表达的意思总结式：在被访人根本完成陈述后，总结其陈述内容，予以确认并追问是否有遗漏问题举例： 在什么样的情况下你需要去获得上级的批准？ 请告诉我 你的日常工作主要包括哪些内容？ 你是否负有人员管理职责？ 在组织用户活动中具体包括那几个环节？在完成了用户小站现场安装后，还需要做什么后续工作吗？你的意思是你只有权审批300元以下的费用报销单，是吗？你刚刚介绍了这个岗位的主要工作包括，还有其他需要补充的吗？人力资源专家华恒智信第 22 页华恒智信版
16、权所有标题岗位分析 - 收集资料问题举例：v 我觉得你不喜欢督导你的员工，是吧？v 你的日常工作是哪些，你每周要接触多少客户，下多少个订单，有没有权限审批费用？v 仓保员常常没什么事干v 你是每周，每月还是每两月与客户见面吗？在访谈时应注意防止以下提问方式：诱导性问题连珠炮式问题偏见式陈述多项选择式问题人力资源专家华恒智信第 23 页华恒智信版权所有标题岗位分析 - 分析资料分析资料: 对获得的资料进行汇总、整理、分类、总结，并进行必要的判断，从而得出对岗位的全面、准确和有条理性的认识。分析资料岗位名称分析工作职责分析工作环境分析任职资格分析岗位名称标准化，以便于了解工作性质和内容工作内容、工作职责、工作关系物理环境、平安与健康环境、社会环境知识、技能、经验、体能人力资源专家华恒智信第 24 页华恒智信版权所有标题内容提要一、岗位分析与岗位说明书的意义与作用 二、岗位分析流程和方法 三、岗位说明书编写流程和方法 四、本工程岗位分析与岗位说明书编写工作介绍人力资源专家华恒智信第 25 页华恒智信版权所有岗位描述的书面结果是岗位说明书确定岗位说明书的格式 岗位描述是在岗位分析的根底上，把整
