02_02记录控制程序版本:V1.0 第0次修改 质量记录控制程序 文件编号:QML-CX02 质量记录控制程序 1 目的 对质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置活动进行控制,以提供产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行的证据 2 适用范围 适用于与质量管理体系有关的所有质量记录的控制 3 职责 3.1 总经理办公室负责制订质量记录的控制要求,规定标识方法并监督实施 3.2.各部门负责本部门质量记录的填写、标识、贮存、保护及归档管理 3.3. 质量记录填写人对记录的真实、准确、完整性和清晰度负责 4 工作流程 4.1 质量记录的标识 4.1.1 质量记录以编号和名称作为标识每份质量记录的标识应是唯一的,且易于检索 4.1.2 质量记录的标识方法:按《文件控制程序》中的规定执行具体组成如下:CXXX-XX,其释义为: CXXX:程序文件号; 如“记录控制程序”文件为“CX02”即表示第02号程序文件; -XX:用两位数字表示该程序文件中的记录顺序号例:CX02-03,表示第2个程序文件中的第3种记录表, 4.1.3 各部门每填写一份记录,应在记录左上角“部门”位置注明该记录的填写部门,右上角“序号”处注明该记录的使用流水号 4.2 质量记录的媒体形式 质量记录可采用纸介质或电子介质两种形式 4.3 质量记录的填写要求 4.3.1 质量记录填写应字迹清晰、准确、完整,注明时间、内容、人员,必要时的处理结果,记录人等 4.3.2 质量记录原则上不能修改,如需修改,应采取划改方式,并在划去错误的同时在其上方写出正确内容。
更改后更改人应在更改处签名或盖章电子文档应作好修改记录并及时备份 4.4 质量记录的收集、贮存与保护 4.4.1 各部门设立兼职文件资料管理员,负责收集、整理、保管本部门质量记录,及时更新“质量记录清单” 4.4.2 质量记录应贮存在适宜的环境,书面质量记录集中保管,保持清洁、清晰并作好必要的防火、防腐工作,保持储存场地的通风良好;电子文档的记录,应作好备份和杀毒工作,如设置共享,应规定权限,防止修改和删除;以电子介质贮存时,应有必要的防护措施,防潮、防压、防磁等,以免存储内容丢失、损坏或变质 4.4.3 用《质量记录清单》说明质量记录的基本信息,如记录的标识,贮存地点等,以便于检索 4.5 质量记录的查询和借阅 质量记录可供内部人员和用户查阅,并履行批准和登记手续查阅或借阅已归档的质量记录,需按《文件控制程序》规定,填写《文件借阅/复制登记表》经部门经理批准后在相应部门查阅或借阅 所有质量记录原件一律不得外借 4.6 质量记录的保存期限 4.6.1 质量记录保存期应满足顾客和法律、法规要求,并与产品寿命周期相适应;通常情况下不得少于两年,必要时长期保存 4.7 失效质量记录的处置 各部门记录管理人员应根据记录的贮存期限进行检查,对超过年限又无保存价值的记录需销毁时,应由部门文件管理员填写《文件/记录销毁登记表》,经部门经理批准后方可销毁 5 相关文件 《文件控制程序》 QML-CX01 6 质量记录 《质量记录清单》 CX02-01 《文件借阅/复制登记表》 CX01-03 《文件记录/销毁登记表》 CX01-05 本程序由总经理办公室提出 拟 制:(公司ISO认证工作小组常务主管-一般为公司办公室主任) 日 期:2022年1月1日 审 核:(公司ISO认证工作小组组长-一般为公司副总) 日 期:2022年1月1日 批 准:(公司ISO认证工作小组组长-一般为公司副总或总) 日 期:2022年1月1日 更 改 履 历 序号 更改日期 更改内容3Word版本。