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1、文件制修廢申請單申請類別 制 訂 修 訂 廢 止編號文件編號LV-W-F-004文件名稱印鑑管理辦法版次修改情況原 版 為: A 版現修改為: 版保存期限原因說明: 為有效管理公司內印章的制發、使用、改正及廢止，特訂本辦法。會簽部 門簽 署意 見 部 門簽 署意 見制造部-電子塑膠廠財務部制一課-電子人資部制二課-電子資訊中心制三課-電子第一業務部制四課-電子第二業務部制五課-電子管理部制六課-電子報關課-制七課-電子稽核室生管課-廠長品保部資材部品保課-塑膠采購課品保課-電子物管課-電子生技部物管課-塑膠生技課-電子產品設計部生技課-塑膠產品開發部研發部財務部專案經理核 准文 管經 辦注保存
2、期限一欄僅限表單記錄。 LV-R-O-006 編號LV-W-F-004管 理 作 業 指 導 書制訂部門財務部版本A工序印鑑管理辦法制訂日期2021.09.03.目的: 1.1. 為有效管理公司內印章的制發、使用、改正及廢止，特訂本辦法。.通用範圍:.公司內所有各式印章均適用之。.定義:.公司章：公司向政府機關或相關機構登記使用的公司名章及特定業務專用印章。.部門章：公司各部門因業務需要使用的部門專用章。.職 章：公司各級人員因業務需要的名章。.印章申請及制發.公章、財務印章及特定相關業務用章,董事長、總經理、副總、協理、經理、任職主管、主任職章應經任職主管及核決主管核准后經采購課刻制。.因業
3、務發展需要申請部門專用章時，由需求部門填寫，經副總經理核准后送交采購課刻制。.公司各級人員職章可由需求者填寫,送交部門主管核准後方可刻制。.印章申請經核決主管同意後,需求單位將送交采購課按要求進行刻制。5.0.權責範圍:5.1.各級印章應指定專人負責保管: 假设遺失或非按正常程序鑑印而造成公司經濟損失或產生不良影響者，由保管人員及申請用印者負完全責任；而外借用印者假设非按正常程序用印，則公司將追溯法律責任。5.2.采購課:指定專人負責印章的制發、改正、廢止。5.3.印章登記簿保管人:需設立印章登記簿，印模樣本裝訂成冊，以便管理。5.4.印章保管人員: 離職或職位調動時，應辦理交接手續如個人物品
4、保管清冊并送人力資源部門備查。 需接到經權責主管審批之方可用印,並在直接用印或外借用印欄位打勾,且填上用印或外借印章之日期及時間,假设有外借印章時印章保管人應即時追蹤取回該印鑑并填上歸還日期及時間以便稽查部門稽查。修 訂 記 錄核 准審 查制 訂第一次制訂 2021年09月03日 p編號LV-W-F-004管 理 作 業 指 導 書制訂部門財務部版本A工序印鑑管理辦法制訂日期2021.09.03 需將用印申請表按序號造冊存查,並一季提供一次用印申請表給上級知悉印章使用之情況,公章之用印申請由廠長造冊,財務印鑑章之用印申請則由財務部造冊,境外公章之用印申請則由印章保管人造冊。 5.5.稽核室:
5、5.5.1 不定時抽查用印申請之使用情況。 不定時盤點公司重要印鑑章,如:財務印鑑章,公章,境外公章等等。 對於公司印鑑章每年至少全面盤點2次,分別為每年5月及每月11月,假设平日發現印鑑使用有問題可以即時呈報上級。 5.6. 用印申請之核決權限: 按核決權限作業指導書文件編號SY-W-O-006辦理之。6.0.印章保管6.1.公司公章及財務印鑑章、董事長及總經理,副總經理印章，由董事長或總經理及副總經理指定專人保管，保管人不在時，由指定職務代理人代為保存。6.2.部門章由部門主管指定專人保管。6.3.職章則由私人保管。7.0.用印申請7.1.各部門因業務對外文書需加蓋公司章或外借用印，應先填
6、寫，連同需蓋章文件一并經核決主管審批，交印章保管人用印。7.2.使用公司的公章,銀行財務印鑑章及境外公章需經權責主管核准后，使得用印或外借。 例如公章/財務印鑑章/境外公章根據用途區分如下:名 稱用 途填寫用印申請表核准權限人公章用於對外簽約合同(凡與金錢有關者)是總經理其他用途是總經理財務印鑑章財務印鑑用印,無論何種用途是總經理境外公章用於對外簽約合同(凡與金錢有關者)是總經理其他用途是總經理/印章保管人編號LV-W-F-004管 理 作 業 指 導 書制訂部門財務部版本A工序印鑑管理辦法制訂日期2021.09.037.3.對外文件未經許可用印，而對公司產生不良影響或其它后果的，由印章保管人
7、自行負擔相關責任，并接受公司懲罰，且未經規定用印者則需接受法律責任。 7.4.假设因公申請借用印章或外出借用印章,應當日交回印章保管人。 8.1員工前往銀行辦理相關業務需攜帶所需之財務印鑑外出時,需由二位同事分別攜帶不同的印鑑章外出洽辦,各自用印。 8.2 代表公司對外簽定之合同或其他文件有效印鑑以公章及境外公章為限。9.0.印章的廢止9.1.廢舊、撤銷或遺失的印章應由保管人員填寫具印章廢止申請表，呈副總經理核准后並會簽印章保管人及採購經辦後再行廢止,採購經辦並填上廢止之日期。 防止遭人挪用。由稽核室不定時的進行印章登記簿內的印章盤點但于每年5月與11月底務必進行印章登記簿的印章全面盤點工作。
8、11.0.附則11.1.本辦法奉總經理核准后公布實施，修正時亦同。.附件名稱： 附件1：刻印申請表 LV-R-F-005 附件2：用印申請表 LV-R-F-006附件3：印章廢止申請表 LV-R-F-007附件4：印章登記簿 LV-R-F-008附件5 : 個人保管物品清冊 LV-R-H-013 8.0 流程圖申請人 單位主管 核准主管 采購課 保管人 印章登記簿保管人申登錄印章登記簿及印章保管記錄表保管并列入個人物品保管清冊審核刻印申請表核准采購請登錄保管交稽核室歸檔借出后自行追回印章用印申請表歸檔即時用印或借出核准審核用印申請表申請用印通知印章登記簿取消保管審核交出廢舊印章作廢印章經辦簽名核准用印申請表印章廢止個人及部門保管清冊資料取消保管
