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1、 秘书学概论期末重点 秘书学概论秘书概念的界定美国：秘书是为领导工，在决策与执行之间上传下达，处理文书档案和办理行政事务。英国：指处理国王信件、机密或国家重大事件的高级官员。中国：掌握文件并协助领导人处理日常工作的人员。秘书职业的基本特点广泛性（遍布各大机关）、近身性（围绕领导）（没有决策权）、从属性（由秘书工作职能决定）秘书机构及其设置含义与特点1、秘书机构，是指在各级组织中为领导机构和领导处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。2、秘书机构有以下显著特点：综合性（秘书机构根据任务性质分为职能性机构和综合性机构；不承担具体业务；除领导外唯一
2、把握全局的机构）附属性（处于特殊位置；围绕领导的工作从事辅助性管理工作和综合作）辅助性（是从活动性质来看的；不同于其他业务性机构；围绕领导集体或领导的工作而展开的一些辅助性活动）原则适应性原则（凡是独立单位都必须设置秘书机构；内部层次布局要适应工作需要；应当主动适应客观实际需要）科学合理原则（组织结构科学；指责确定科学；团队人员配备合理）统一高效原则（秘书机构的名称和设置要统一）相对稳定原则（是秘书性质对秘书结构的要求）秘书机构的组织形式组织类型综理制（是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。）分理制（采用职能分工型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细且又需各部门
3、相互协调而形成的秘书机构组织形式。）单一制（采用职能统兼模式，或称“秘书岗位”。指只设有一名专职或兼职秘书直接为领导和其他职能部门提供辅助管理和综组织结构模式。）秘书的精神素养思想政治素养提高政治理论素养树立法治观念把握政策导向职业道德与作风修养职业道德：甘当配角、严守机密、实事求是、不卑不亢、诚实守信作风修养：雷厉风行、严谨细致、谦虚谨慎、勤奋耐劳、思路清晰秘书知识与能力素养知识素养（一）知识结构1、秘书知识结构体系建构的原则（适应性原则、比例性原则、动态性原则）2、具体知识结构（二）文化修养1、文学修养2、史学修养3、艺术修养能力素养（一）基础能力1、观察力2、注意力3、记忆力4、思维力（
4、二）专业能力1、表达能力（书面表达能力、口头表达能力）2、办事能力3、管理能力4、应变能力5、社交能力（三）基本技能1、现代化办工设备的操作技能2、常用的办公软件的实用技能3、网络办公技能秘书的心理素质和性格特征心理素质（一）秘书的个性心理1、动机2、兴趣3、意志4、情绪5、气质（二）心理障碍及调解1、自卑2、自负3、嫉妒、焦虑5、厌烦性格特征（一）性格要求1、开朗豁达2、坚忍顽强3、宽容有爱4、幽默风趣5、稳重自制（二）秘书良好性格的培养1、了解自己，正视自己的性格2、从善如流，接受别人的建议3、找出差距，努力改变自己4、长期坚持，讲究方法秘书职能概述含义是指在组织管理过程中，秘书所承担的职
5、责和应发挥的作用与总体功能。秘书职能区别于秘书业务与秘书实务秘书的基本职能办理事务（一）概述：所谓办理事务，是指秘书以辅助领导决策、管理政务为核心，操办和管理办公的相关事务。（二）特点：12、繁复性3、广泛性4、琐碎性（三）原则：1、规范性原则2、协调性原则3原则4、计划性原则沟通协调（一）概述：沟通指信息的传递与交流。协调指通过协商、调解，达到和谐、统一。沟通协调是秘书的重要职能之一。职能目标：各种力量能充分调动起来，互相配合，同心协力完成既定的任务；各种资源合理配置，合理使用，实现资源利用效益最大化。（二）特点：1、综合性2、疏导性（三）职能基础：1、具有沟通协调的地位优势2、具有沟通协调
6、的信任优势3、具有沟通协调的信息优势辅助决策（一）概述：狭义上，决策指在行动前做出的决定，或者说，对若干行动方案作出最后选择。广义上，决策被理解为一个过程，既包括决策的制定，又包括决策的实现。秘书辅助决策，是秘书从知识、能力、经验和精力等方面给予领导决策辅助，以提高决策的科学性与贯彻落实的时效性。（二）特点：1、辅助决策与辅助实施相结合2、全面系统和随机辅助相结合3、无责辅助和责任辅助相结合（三）职能基础：1、便于为决策提供有效的依据2、便于加速决策实施的进程3、便于促进决策的优化（四）原则：1、定位原则2、超前原则3、信息原则4、协调原则5、谏诤原则督促检查（一）概述：是对决策的监督、催促、
7、检验和查看，是促使决策落实的关键环节。（二）特点：1、权威性2、时限性3、间接性4、实效性（三）职能基础：1、便于全面理解决策要求2、便于综合运用信息处理手段3、便于及时准确地反馈督促检查情况（四）原则：1、领导负责分级承办原则2、督促与检查结合原则3、以点带面原则4、实事求是原则秘书职能的实现日常事务工作（一）办公室管理：是秘书工作中的一项经常性工作，是秘书辅助职能的主要体现。（二）保密工作：包括保密立法、建立健全规章制度、保密督察、保密宣传与教育等。（三）接待工作（四）通信工作（五）印信工作（六）值班工作（七）安排领导及组织活动专项工作（一）会务工作（二）信息工作（三）调查研究（四）文书处
8、理（五）档案管理（六）信访工作领导交办工作（一）文书拟草（二）监督工作（三）协调工作：是领导在组织管理中赋予秘书的协调职能的体现工作内容包括：在办文、办会、办事等业务活动中，能有效地维护组织机构整体的协调运转；秘书机构联系上下左右，沟通四面八方，便于发现组织机构内部运转中以及组织结构的外联中随时出现的矛盾和问题，便于及时进行信息反馈，并协调领导进行协调；秘书作为领导的参谋和助手，为领导发现、控制和处理失调问题出谋献策，并在自身的职责范围内或经领导授权后代领导处理矛盾纠纷，进行组织协调，等等1参谋辅助工作秘书参谋是秘书围绕领导决策需求，直接、综合、及时提供智能辅助的一种职能活动，是一种近身、综合
9、的参谋辅助，贯穿领导管理活动的全程。秘书职能环境的内涵含义：是指秘书发挥职能作用的环境，是秘书职能活动的基础。包括：（一）秘书所在组织的外部环境：一方面，秘书要通过自身的职能活动，促使组织的运转与不断发展变化的外部环境相适应；另一方面，秘书还要善于有效地开发和利用外部环境资源。（二）秘书所在组织的内部环境：一是组织的物质要素，如组织的资金、财务、设备。二是组织的结构要素，如组织的机构设置、人员构成、工作制度、组织目标与权责分配。三是组织的动态运行要素，如组织的整体运转节奏、运转的协调性、协作状况。（三）秘书机构的内部环境：包括秘书机构的办公设备和办公条件、人员构成与分工情况、管理制度、人际关系
10、以及秘书机构内部的精神、1与沟通协调工作不同凝聚力等要素。一是要有作风正派、经验丰富、具有良好指挥和协调能力的负责人；二是要有健全的工作制度；三是要有合理的分工合作体系以形成高效的工作流程；四是要有良好的信息处理机制，创建自动化、信息化办公系统；五是要构建和谐的人际关系，形成秘书团队的向心力和凝聚力。秘书职能环境的作用（一）秘书职能环境对秘书工作的规定作用（二）秘书职能环境对秘书工作的导向作用（三）秘书职能环境对秘书工作的激发作用秘书的人际关系（一）秘书的人际关系特征代表性：与领导关系|多向性、公务性：其他人际关系：同事关系、同行、行业外的（二）秘书处理人际关系的重要准则：第一，尊重、第二，礼
11、貌、第三，诚实守信、第四，平等待人秘书与领导的多维关系（一）工作上的主辅关系（二）角色上的从属关系（三）组织上的上下级关系（四）事业上的同事关系（五）人格上的平等关系秘书处理与领导关系的方法（一）了解领导：1、了解领导的工作思路2、了解领导的工作习惯与工作方法3、了解领导的个性（二）尊重领导，维护权威（三）正确领会和贯彻领导意图（四）加强沟通，联络感情秘书处理与领导群体关系的要求（一）一视同仁，同等尊重（二）突出重点，全（三）逐级请示，避免越级（四）保持中立，维护团结秘书与一般同事的关系（一）秘书与一般同事关系的特征（二）秘书处理与同事关系的具体要求：1、尊重同事2、关心同事3、宽容随和4、乐
12、于助人秘书工作的一般规律（一）导公务活动看秘书工作的一般规律1、实质是为领2、随管理的产生而产生3、哪里有领导活动，哪里就有秘书工作4、秘书工作是领导公务活动的需要（二）从辅助领导管理看秘书工作的一般规律1、辅助领导管理是秘书工作的中心任务2、秘书必须努力提高辅助水平：一是努力提高综合素质，二是潜心研究领导辅助需求，把握领导意向，三是不断改进工作方法和手段，以适应领导的不同需求。3、秘书对领导的辅助是综合辅助4、秘书工作有一定的权威性5、辅助性决定了领导工作与秘书工作之间的关系（三）从适应领导的观念与行为看秘书工作的一般规律1、全面领会领导意图2、取得领导信任3、研究领导的工作特点秘书工作的特殊规律（一）秘书有效参谋活动的规律：1、潜移默化规律2、参谋作用普遍规律3、秘书的参谋效果与秘书自身能力素养成正比规律（二）办公室日常工作的规律1、存在的意义是使领导工作有头绪，使复杂的工作制度化科学化2、标志着中枢职能的强有力实现3、要尽量合理化、效率化4、可增强办公室的凝聚力和向心力（三）秘书公文写作的规律：1、要与“以文辅政”的职能相适应2、要与领导的思想意图相统一 -全文完-
