新形势下高校迎新工作的研究和探讨 摘要：新形势下校园服务质量对于新生和家长来说至关重要，迎新体验是新生及家长对院校管理水平的初次评价本文通过从信息管理系统、入校核查方式、迎新报到流程以及后续引导服务等多维度进行分析，研究和探索出一系列高校迎新工作的完善方案关键词：迎新工作 信息管理系统 提高效率新形势下的高校迎新工作遇到诸多新问题，如何利用高科技手段提高工作效率，如何优化工作流程降低管理风险是每一位高校迎新工作人员都应该考虑的问题在迎新工作中，院校应该拓宽思路，深入探讨研究，应用好互联网和电子终端这些工具，将校园安全防患于未然，进一步提高家长和新生对学校的迎新工作满意度一、当前出现的问题1. 数据交互方式传统新生数据是高校很多管理部门都关注的，而往往这些数据的源头提供部门是招生部门新生数据一般包括新生录取照片和电子档案信息，其中电子档案中会包括新生一些基本信息对于新生录取照片，传统做法是招生部门汇总照片后，交给信息化部门做照片整理并制作校园卡在这个过程中，研究生新生照片需要按照报名号挑选出录取新生照片，本科生照片需要将各省录取系统照片汇总后按照考生号挑选出录取新生照片。
挑选出照片后，信息化部门再通过照片名称和新生录取名单中的相关信息串联制作校园卡对于新生的电子档案信息来说，招生部门会将新生电子信息加密发送给教务部门编排学号；发送给学工部门进行健康监测和建立新生群；发送给保卫部门办理户口迁移；发送给后勤部门安排住宿事宜等操作过程繁复，且这些数据往往涉及新生的身份证号和家庭信息，在发送过程中虽然会加密处理也会存在信息泄露风险此外，对于学生管理部门来说，如何与新生第一时间取得联系至关重要，尤其在新形势下要对各位新生在开学前进行健康监测一般情况都是学工部门通过从招生部门获取的新生联系方式，之后建立各学院群或群这样的做法让员教师不容易第一时间有效通知新生也可能不能及时回复新生疑问，不容易第一时间了解新生其他基本概况2. 入校核查效率不高大部分院校的新生入校核查一般在校园现场进行，学工部门需要提前布置迎新现场，组织各学院教师和学生志愿者，逐一检查身份证、录取通知书、毕业证及其他证件，每位新生被要求检查的时间一般超过3分钟，对于综合性大学来说，检查时间过长就意味着其他同学等待的时间越长此外，新形势下还要在学校门口检查新生的健康码和行程卡，这也增加了新生排队和等待的时间，容易造成学校门口人员拥堵，办理进程缓慢。
3. 人员秩序难以维护新形势下为了保护师生的安全，一般高校不建议新生家长入校，这就造成带着多个沉重行李的新生入校后，要多次往返于报到点和宿舍区，对于女同学来讲着实有些困难，此外，在分批次运送行李进宿舍的过程中，还容易造成物品丢失的现象发生同时，由于一些新生不熟悉报到流程，不知道下一步要去哪个位置，容易出现走错部门，经常会看到每位新生在不同地点来回穿梭，浪费新生时间也同样造成了秩序混乱4. 新生对校园和专业不能快速了解很多新生在完成报到工作后，感觉到只是在几个部门之间穿梭办手续，对校园的整体情况不甚了解比如校园文化，专业介绍等等长此以往，会让这些新生来到校园后感觉到困惑，既对校园文化不了解不熟悉，又对自己本科即将学习四年的专业不够了解不感兴趣如果新生录取的是服从调剂到的专业，那么对专业的兴趣度更不会提高新形势下新生对校园了解的需求逐年增加，自我认知意识也逐步加强，如何让新生们在报到初始就适应校园，了解学校是高校值得重视的课题2. 出现问题的原因1. 信息管理系统不完善由于高校各个部门信息化进程不一致，造成部分信息无法共享这就会产生一种现象，每个部门都有信息管理系统，都能将自己本部门的工作处理得很好，但是都没有专门的迎新功能模块，让新生数据无法有效地在各部门之间流动共享。
2. 入校核查惯性思维部分高校还是认为人工对比新生证件和本人比较可靠，但是随着部分高校每年扩招，新生人数不断增加，上级部门要求核查的证件类型和证件数量也随之增加，因此造成校园迎新报到当天，校园内工作人员人员多、新生多、高年级学生也多，秩序不好维持，新生长时间排队现象凸显3.流程和人员没有统筹规划一些院校认为迎新只需要一天，没有必要每年梳理流程，也没有必要安排太多人员，更没有必要开展大面积的岗前培训由于一些迎新单位人员数量筹备不足，也没有提前做好各环节人员位置分布安排，导致迎新秩序不容易维护同时，随着报到当天进出人员结构复杂，校园的安全隐患明显增加，工作人员只能做到遇到情况再解决问题，不能提前有效统筹安排，工作容易出现被动现象4.后续引导服务重视不够后续引导服务应该是包括校园文化介绍、专业信息介绍等一系列对新生的迎新宣传工作，应该属于迎新工作的一个重要环节一些迎新相关部门认为迎新报到当天做好服务工作就可以了，对后续引导服务工作不重视，很容易会将精力投入到其他事务性工作中，忽略了引导服务也是迎新报到的一个重要工作环节殊不知这些后续服务工作对新生来说也很重要，院校的迎新工作不到位，就会没有真正打动新生的内心，激发不了新生的学习热情。
假使学校对于校园文化宣导工作不到位，会造成新生对学校校训、历史名人、发展沿革一无所知，就对学校不能产生足够的兴趣再比如，如果专业信息宣传工作不落实，一些学生会因为大一时就没有真正了解自己的专业优势，再加上大学四年没有逐渐提高兴趣，从而在考研及就业阶段选择了其他专业或方向，将四年的大学知识没有应用到实践中2. 解决方案1. 完善信息管理系统完善高校迎新数据管理系统，做相关的整合工作，让新生的数据可以快速地在各个部门中传递，避免出现“信息孤岛”的现象，这是迎新工作的基础完善要点要想让信息共享，就要从信息源头做好招生部门可以在新生录取通知书上加印迎新报到系统二维码，新生通过个人电子终端扫码进入在系统的学生端中，新生可以上传自己的近照、个人情况、家庭信息、绿色通道申请、学费和住宿费缴纳当所有新生都维护填报了必要信息数据，学校各相关部门就能从迎新数据管理系统中获取各个部门所需的相关数据这样做既能节省时间提高工作效率，也能让数据在系统内部流转，保证了数据的安全性和准确性同时，在报到结束后，信息管理系统可引入数据分析功能，将报到信息、缴费信息、住宿信息转换为图表，用以体现在系统中，便于学校领导知悉，也方便各学院工作人员做下一步的工作安排。
2. 改变信息核查方式打破惯性思维是迎新工作有一项重要思路现在已经有部分高校建立新生预报到机制，其他高校也有必要借鉴先进经验在开学前，新生可以提前在当地登录迎新系统，上传自己的录取通知书照片、毕业证照片，以及健康码及行程卡等相关信息当系统审核通过后，会显示审核通过标识在新生到校报到当天，学校保卫部门看到审核通过的标识后就可以允许新生进入，可以节省新生排队时间，他们可以直接到宿舍办理住宿手续当然，在改变信息核查方式的过程中，需要注意以下三点：第一是迎新系统登录安全性和真实性，新生每次登录迎新系统，院校都需要要求登录时进行人脸识别，当登录人头像与高考录取照片比对一致后方能进入系统，避免他人操作，防止冒用账号、盗用账号其次，要提高系统对于信息和材料的审核速度，高校需要专门组织一支审核人员队伍，后台工作人员必须有效快速审核新生上传的信息，保证能在新生报到前审核完成，审核不通过或上传材料不齐全的新生要在报到前及时提醒补充或修改信息，以免影响报到当天新生入校及办理住宿事宜第三个要点是新生入校核验身份须采用人脸识别技术，开学前在学校门口闸机处，录入新生的高考录取照片在报到当天，通过新生本人头像与高考录取照片对比，利用技术手段来辨别是否是高考生本人入学报到，这样既提高的识别准确性，又避免了迎新现场人工核验身份的带来的时间等待问题和不确定性因素产生。
3. 梳理优化报到流程高校各部门应该凝心聚力做好迎新工作，毕竟新生报到的内心体验对于新生对高校的印象至关重要高校各部门需要在报到前集中开会，梳理往年的工作流程并及时优化，对相关工作人员集中培训，将各部门人员定点定位，明确每一名工作人员包括学生志愿者所在的位置及工作职责对于必要的环节要加强外部监督，对于非必要的手续应该减少或废止在系统梳理各部门分工后，组织部门可以制定职责分工表和报到流程图，明确各部门职责和责任人，让大家各负其责，各展所长另外，各学院可以通过迎新系统提前告知新生办理流程和各环节负责部门的地点，做到个性化服务和引导，节省新生时间，保障良好的人员秩序让考生提前了解报到流程，对于高校简化工作环节，提高迎新工作效率至关重要，可以有效提高新生和家长对学校管理水平的满意度对于规模较小的院校，还可以引入优质的外包服务团队，提供相应的迎新服务，比如新生接站、家长接待、行李搬运、校园引导等，让专业的人做专业的事规模小的院校人员少，部门少，迎新工作需要大量的人力和物力，要系统组织好迎新报到工作困难较多，倒不如聘请专业团队和专家，合理规划报到现场布局，提前梳理报到流程，雇佣专业可靠的工作人员为高校提供服务辅助工作。
当然，在报到中一些关键环节还要由院校自己完成，比如审核新生上传迎新报到系统的证件和材料，收集、整理新生档案等重要环节不能交给校外人员操作4. 加强后续引导服务工作力度学校应该在迎新报到规划设计中，将后续引导服务设置成一项必不可少的环节，组织各相关部门开会研讨，丰富后续引导服务项目和内容还可以邀请老生参与会议，听取他们对学校迎新工作的建议在国外的一些高校中，高年级的学生会自愿参与个人导师辅助计划，他们会定期召集其负责管理的新生开会，询问他们对新生活和新课程的适应程度，做一些心理工作，介绍一些自己亲身实践的学习经验，帮助新生更快更好地融入校园，让自己的学业早日步入正轨院校可以借鉴国内外大学先进的迎新工作经验例如，学工部门可为大二或大三学生中，在安排员教师的同时，也安排针对新生单人或多人的新生志愿者，由高年级学生报名参与志愿者的工作任务就是解决新生急迫解决的专业及生活问题，定期在校园内组织谈心活动，向他们介绍校园文化同时，新生在大一遇到的学术问题，也可以求助这些新生志愿者，这样既也能得到快速地答复，又分担一些高校员教师的工作量四、结束语迎新报到是每所高校都应该重视的一项工作，高校应重视信息系统的管理、核查方式的改变、报到流程的优化以及后续引导服务的丰富。
本文从完善高校迎新工作出发，汇总了当前遇到的一些问题，分析了这些问题产生的原因，提出了多维度的解决方案和思路，目的就是帮助院校提高迎新工作效率，提前消除工作中存在的隐患，同时也是帮助高校的新生们快速有效地融入校园，帮助其提高综合素质水平参考文献：［1］王朋.智慧校园环境下高校迎新工作探讨.科技与创新，2018（04）.［2］杨众.高校智慧迎新系统的设计与实现.信息技术与信息化,2019(1). -全文完-。