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1、精选优质文档-倾情为你奉上行政部组织构架和管理岗位 企业的行政部就是管理企业日常事务的部门，是确保企业正常运转供给的部门，是管理企业资产的直接部门，因此它在企业中具有十分重要的位置。在该章中，我们首先重点介绍行政的七大管理职能 日常办公、行政接待、会议管理、公共事务管理、安全保卫、总务后勤；并将详细地介绍行政总监和行政经理的岗位职责以及任职条件。行政部职能和组织构架 这一节详细地分析行政部的七大工作职能，明确每项职能具体工作的工作内容，在说明行政部的组织构架时，我们以通用型的组织构架为例加以说明。行政部职能 企业的行政部是管理企业“物”的部门，是一个企业的三大支柱之一。行政部的工作由行政总监全
2、面负责与管理，主要包括：日常办公、考勤出差、行政接待、会议管理、公共事务管理、安全保卫、总务后勤，共七大部分，每部分详细说明如下： 职能1：日常办公。主要包括制定本部门的工作目标，拟定本部门的月度、年度工作计划；组织编写公司办公事务管理规章制度：管理公司的财产物资，建立行政财产物资账册并定期盘点等。 职能2：考勤出差。主要包括制定考勤、出差管理制度；按照规定做考勤记录；协助出差人员安排差旅；妥善保管各种休假、出差凭证；发现公司考勤、出差管理等方面存在的问题，并及时向公司汇报，提出有效的解决方案。 职能3：行政接待。主要包括来宾登记、接待；接收转发电话及信件，将工作信息记录、整理并建档；分发公司
3、文件；通知，做好分发记录并及时归档：协助行政主管制作、打印、复印通讯录等办公文件；接收、反馈并协助行政主管及时处理工作中出现的各种问题。 职能4：会议管理。主要包括会议的准备工作；会议过程中的各项安排；会议结束后相关事务的处理。 职能5：公共事务管理。主要包括协调公司内外各方面的关系；开展公众关系调查，及时掌握内外部客户动向；开拓、维护媒介资源，掌握信息传播的渠道和方式；审阅公司对外发的稿件，配合其他部门开展公关活动；参与处理公司的突发危机事件等。 职能6：安全保卫。主要包括贯彻执行公司的安保制度和安保程序；规划并建设公司的安全设施，同时做好防护工作；组织开展安检活动，及时发现安全隐患并向上级
4、汇报；处理各种突发安全事故；日常安保管理工作，重点检查容易存在安全隐患的办公场所和部位。 职能7：总务后勤。主要包括拟定总务后勤管理制度，并组织实施和监督、检查制度的落实情况；管理公司的车辆；负责员工食堂的日常管理工作；负责员工宿舍的日常管理工作；负责公司环境卫生和绿化工作；管理公司其他的后勤保障事务。行政部组织构架行政部的组织构架应根据企业整个框架为基础而建立，因此每个企业行政部的框架结构都不尽相同。下面我们列出通用的组织框架，以供读者阅读参考。总经理行政总监行政经理公关事务主管安全保卫主管总务后勤主管行政接待主管会议事务主管考勤出差主管办公事务主管保洁员宿舍管理员食堂管理员司机办公事务秘书
5、特别提示企业性质、规模不同，行政部的职能、结构不同，故而中小型企业行政部的职能和结构不同于大型企业行政部的职能和结构，因此，每个企业在规划行政部的职能与结构时，必须结合自身的实际情况了，切忌套用其他企业的模式。另外有部分企业把人事职能与行政部能合二为一，这一点是每个企业都必须特别注意的。行政部管理岗位职责及任职条件 行政部岗位包括行政总监与行政经理，这两个岗位负责整个行政部的全面工作，行政工作的优劣与这两个岗位密切相关。因此，选用这两个岗位的人选是十分重要的，一定要全面考核。行政总监岗位职责 行政总监在总经理的直接领导下，负责行政部的日常事务性工作，他的直接下属为行政部经理。行政总监的岗位职责
6、有以下几点： 职责1：定期对企业进行思想文化建设，以提升员工的凝聚力。 职责2：负责员工后勤服务工作制度的拟定、修改与实施。 职责3：负责对外接待工作与对外联谊活动，建立、维持企业良好的外部形象。 职责4：定期或不定期地组织开展各种文体活动，丰富员工的业余生活。 职责5：负责办公自动化工作的组织与实施，以便办公省时，省力，节约费用。 职责6：负责违反企业规章制度，泄露企业机密，破坏企业生产等相关事项的处理工作。 职责7：负责合理调整内部人员，形成科学，有层次的人员结构。 职责8：负责部门员工教育培训计划的制定工作，培养管理人员为企业发展储备人才。 职责9：负责部门预算计划的编制工作，并监督其有
7、效执行。 职责10：准确掌握部门财会情况，定期分析、检查资料。 职责11 ：正确地为下属讲明工作的目标及重要性。 职责12：负责来自各方面人员信息的汇总提炼，并进行 职责13：经常探究本部门的合理化、系统化建设。 职责14：及时、准确地掌握企业各方面的情报，并化解有违安定的矛盾。行政总监任职条件 行政总监是一个至关重要的岗位，其工作牵涉到企业运营的各个方面。因此，担任企业行政总监需要具备以下任职条件： 条件1：具备法律或管理类专业研究生以上学历。 条件2：具有管理师以上专业职称，5年以上的专业服务相关工作经验，其中至少3年以上的企业主管或后勤管理工作经验。 条件3：熟悉企业行政总务等知识，明确
8、了解考核、激励等工作方法。 条件4：掌握现代人力资源开发与管理的专业知识，熟悉本部门职责、计划及工作重点。 条件5：掌握企业财务管理方面的知识。对企业管理实务知识熟悉了解。 条件6：了解企业各部门的主要业务与企业传统。 条件7：了解企业在业界的地位、现状以及用于提高在业界地位的知识。行政经理岗位职责 职责1：负责公司日常行政工作，并督促行政事务秘书按时完成其本职工作。 职责2：贯彻落实本部门岗位责任制和工作标准，建立与相关部门间必要的工作关系。 职责3：负责公司通用管理标准和规章制度的组织拟订、修改与编写，协助参与专用管理标准以及管理制度的拟订与修改。 职责4：负责组织行政后勤。保卫工作计划。
9、 职责5：负责建立用于行政后勤生活服务的财产账册。 职责6：负责主持本部门的全面工作，组织并督促部门人员全面完成本部门职责范围内的各项工作任务。 职责7：负责安排本部门员工参加学习、培训，充分激发员工工作的积极性，有效落实本部门的职能。 职能8：负责监督、管理公司印章的使用。 职能9：负责公司内部治安管理工作，预防犯罪和治安灾害事故的发生。 职能10：负责组织办公用品的登记、采购、发放等工作，并对办公成本费用加以控制。 职责11：负责公司水电的管理工作，定期检查维修计量器具，保养、维修电器设备与线路。 职责12：按照领导要求，做好公司来宾的接待工作，并代表公司与政府对口部门和有管团体、机构联络
10、。 职责13：完成公司领导指派的其他工作任务。行政经理任职条件 行政经理负责行政部工作的具体实施，是上传下达的重要通道。因此，担任此岗位的人员必须具备以下条件： 条件1：具备法律或管理类本科以上的学历。 条件2：具有3年以上的专业服务相关工作经验，其中至少1年以上的行政后勤、保卫管理工作经验。 条件3：熟悉企业行政管理的相关专业知识与流程。 条件4：熟悉本部门职责、工作计划、工作重点与要点。 条件5：具有良好的组织协调能力、谈判能力、分析能力以及处理突发事件的能力，警惕性强。 条件6：热爱公司事业，具有良好较强的综合协调能力和组织管理能力。 条件7：有团队合作精神，责任感强，有处理后勤事务的耐
11、心。特别提示行政总监和行政经理是企业行政部中两个非常重要的岗位，企业在选择这两个岗位的人选时，除了要针对通用的基本知识和基本要求进行考核外，还应重点考核为他人服务的能力和化解危机的能力。综合评点 企业的中枢神经系统就是行政管理体系。它是以总经理为最高领导，由行政总监分工负责，由专门行政部组织实施、操作，其触角深入到企业的各部门和分支机构的各个方面的一个完整的网络系统。行政管理体系承担着企业的管理工作，推动并保障着企业的技术、生产、资金、经营、发展几大块业务的顺利、有效进行和互相之间的协调。行政管理工作可谓是纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量繁琐的事务，但这些事务仅仅是行政管理这个庞大体系中的细小部分而已。概括而言，企业中的行政管理主要有管理、协调、服务三大功能，其中管理是主干，协调是核心，服务是根本，总之，行政管理的实质就是服务。专心-专注-专业
