全国二级ACCESS教程第3章数据库和表

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1、3.1.1 创建数据库 1、数据库设计的步骤 分析建立数据库的目的，确定数据库中的表，确定数据库中的字段，确定主关键字，确定表之间的关系等步骤。第一页2 创建数据库（重要） (1) 创建空数据库 启动Access之后，点击“文件新建”，然后在模板中点击“空数据库”，接着点击右侧“文件名”旁的的按钮 ，在弹出的窗口中输入数据库名称及选择保存路径之后点“确定”，最后点击“创建”即可。 注意：一个Access文件的后缀名为accdb，是将在Access中创建的所有的对象保存到这个文件中。 第二页 (1) 打开数据库 启动Access之后，点击“文件打开”，找到要打开的数据库之后选中它，并点击“打开”

2、。或者双击磁盘中的某个数据库。 (2) 关闭数据库 单击“文件退出”。 单击窗口标题栏右边的图标。 利用快捷键+ 。 双击标题栏最左边的图标。 3 数据库的简单操作第三页 1、Access数据类型 一个表中同一列数据应该具有相同的数据特征，称为字段的数据类型。3.1.2 创建表 (1) 文本 文本或文本与数字的结合，主要存储文字，也可以存储不需要进行计算的数字(把数字当成文本处理)。默认大小50个字符，最多可达255个字符，超过之后可用备注型。 (2) 备注 可以保存较长的文字和数字，最多有64000个字符，不能对备注型字段进行排序和索引。第四页 (3) 数字 存储用于算术运算的数值数据，分为

3、整型、长整形、单精度、双精度等。 (4) 日期/时间 用于存储日期、时间、日期时间的组合。 (5) 货币 是特殊的数字类型，占8个字节大小。自动输入千位分隔符、保留2位小数。第五页 (6) 自动编号 Access会自动插入唯一的顺序号，一般可以用来作为主键，占4个字节。 注意：如果删除了含有自动编号的某一条记录，Access不会对自动编号进行重新编号，即删除的编号不会重新出现。我们不能人为的为自动编号录入值或修改值。 (7) 是/否 又称为布尔型或逻辑型，是针对只包含两种不同取值的字段而设置的。第六页 (8) OLE对象 可以嵌入或链接应用程序及其他对象，如Word文档、Excel文档、图像、

4、声音等。不能给OLE对象字段建立索引。 (9) 超链接 以文本形式存储超级链接的地址。 (10) 附件 将某个或多个文件作为该字段值的附件，即将文件保存到记录的该字段中。第七页 (12) 查阅向导 可以不需要手工输入，通过一个列表直接选择所需要的数值。 (10) 计算 该字段的值不是输入的，而是通过已有的字段计算而得，在“表达式”处输入公式即可。第八页2 建立表结构（非常重要） 表是Access中最基本的对象，主要用来存储原始数据，它是数据库的核心与基础，因为数据表存放着数据库的全部数据。因此建立数据库的重要工作是建立数据表，有了数据表才能进行下一步的操作(比如建立查询、报表和窗体等)。 建立

5、数据库之后的首先要做的操作就是建立表，建立表分两个步骤完成： 1、定义表的结构。即定义字段的名字、属性等。 2、输入表中的数据。第九页 Access中的表由结构和记录两部分组成，表结构是指表格的组成框架，由若干个字段及其属性构成，而记录则是表中的具体数据，是表中每个字段的值。 在建立表之前，首先需要对表的结构进行分析和定义，即清楚表名、表中的字段、每个字段的属性(数据类型和大小等)、主关键字段。 在数据库窗口创建一个新表，有两种方法：使用设计器创建表(常用)、通过输入数据创建表。（演示）第十页字段名称字段类型字段含义其它属性StuID文本(6)学生学号主键StuName文本(10)学生姓名必填

6、StuSex文本(2)学生性别取值“男”或“女”StuBirthDate日期/时间学生出生日期小于2000年1月1日StuClass文本(20)学生所在班级StuFrom文本(20)学生来源StuTel文本(20)学生联系电话StuMem备注学生备注信息 “学生信息表”结构第十一页 下面我们通过“表设计器”来创建“学生信息表” 的结构： (1) 在数据库窗口点击 “创建”选项卡。 (2) 点击“表设计”按钮即可弹出表设计器。 (3) 在表设计器中输入我们的内容，“说明”列可以不输入。(注意窗口中每个对象的名称) (4) 输入完毕之后点击最左上角的“保存”按钮，会弹出“另存为”窗口，输入名字之后

7、点击“确定”即可保存。 注意：如果没有设置主键，这时会弹出创建主键提示框，可以点击“否”不自动创建主键，点击“是”以自动编号类型创建一个主键字段。第十二页 数据库中的每一个表，都必须有一个主关键字。关键字由记录的一个或多个字段组成。如果用户没有指定主关键字，系统往往会以“自动编号”型数据自动地建立一个。主键有自动编号主键、单字段主键和多字段主键3种。设置主关键字的方法是： (1) 在表设计视图中单击行选择区选定要定义为主关键字的字段。如果是多个字段则在单击的同时按下键，就选定了主关键字字段。 3. 定义主键 (2)单击“设计”选项卡中的“主键”（钥匙状）按钮。 设置完成后，在相应字段的左侧就会

8、出现钥匙形的主关键字标记。 主键的要求：不能有空值、不能存在重复的值。第十三页 关于在表设计器窗口中定义表结构的说明： 1、确定字段名称： 直接在“字段名称”处输入名称，比如“姓名”等，最多可达128个字符(64个汉字)，不能包括句点、感叹号、方括号、左引号等特殊字符，不能以空格开头。 2、确定数据类型： 数据类型根据实际需要而定。但要注意数字前面有0时要求用文本型，但是文本的比较根据数字的顺序比较而不是根据大小(1、10、100、2、20、200)。 注意：自动编号是一种特殊的整型类型，主要是为在表中设立关键字而设立的，一个表中只能有一个自动编号型的字段，且值不需要我们输入。第十四页 字段属

9、性表示字段所具有的特性，每个字段的属性取决于该字段的类型。在设置时先要单击该字段所在的行，然后再进行设置。 (1) 字段大小：限定文本字段的大小和数字型数据的种类。文本字段的大小是指文本字段保存和显示的大小，其范围为255，在默认情况下为50字节。应以该字段所存放信息的最大字节数为标准来确定，否则浪费存储空间。 (2) 格式：控制数据显示和打印的格式。 对于数字型或日期型数据的格式，无须直接键入，而可以使用“格式”属性的下拉列表来选定。 4. 设置字段属性第十五页 (3) 小数位数：对数字/货币型数据指定小数点的位数。 (4) 输入掩码：设置输入数据时的格式。对文本或日期可直接单击右边的按钮选

10、择对应的格式。 (5) 标题：在“数据表”视图、窗体和报表中取代字段名显示出来的文本。 (6) 默认值：在添加新记录时，自动加入到字段中的值。 默认值只是个开始值，可以在输入时改变。若某个字段的值大部分记录都相同，可以设置其为默认值，提高数据的录入速度。 第十六页 (7) 有效性规则：根据表达式或宏建立的规则来确认数据是否符合规定。 如限制“性别”只能为“男”或“女”，则设置方法为： 把光标移动到有效性规则的文本框，可以直接在其中输入有效性规则表达式：=男 or 女。 (8)有效性文本：当数据不符合有效性规则时所显示的信息。 (9) 必须：该字段的值是否允许为空(即不输入内容)。第十七页 (1

11、0) 索引：是否创建索引，索引的存在会加快数据的查询和排序速度。索引有惟一索引、普通索引和主索引3中。惟一索引字段的值不能有重复，普通索引可以有重复，一个表只能有一个主索引，一般对应于主键的索引。第十八页关于输入掩码 输入掩码是限制在输入数据(文本型字段)时，只能按格式输入某种特定类型的数据。一般可以直接选择某种类型。但也可以自由设计输入掩码，主要使用的是占位符，占位符主要有0、9、#、L、？、A、a、&、C、这几个。 0：表示所占的位置必须要输入且只能输入0-9之间的数字。 如：表示在“-”的前面必须要输入4为数字，“-”的后面必须要输入7位数字。 9：表示所占的位置可以输也可以不输入内容，

12、但是输入时只能输入0-9之间的数字。 如：可以输入0-11位的数字。第十九页 #：表示所占的位置可以输也可以不输入内容，但是输入时只能输入数字、空格、+、-。 L：表示所占的位置必须输入内容，且只能输入大写或小写字母。 ?：表示所占的位置可以输也可以不输入内容，但输入时只能输入大写或小写字母。 A：表示所占的位置必须输入内容，且只能输入大写或小写字母或数字。 a：表示所占的位置可以输也可以不输入内容，但输入时只能输入大写或小写字母或数字。第二十页 &：表示所占的位置必须输入内容，所输的内容可以是任意的字符（包括空格、字母、数字等）。 C：表示所占的位置可以输也可以不输入内容，所输的内容可以是任

13、意的字符（包括空格、字母、数字等）。 ：表示其后的那个字符是普通直接显示的字符而不是占位符。 ：表示被括起来的字符直接显示。第二十一页 在实际运用中，一个数据库中包括的表往往是有一定的联系的，要同时获取两个表中的数据时就需要给这两个表建立关系。建立关系时以字段来建立关系，那么两个表中建立关系的字段名称可以不相同，但是字段类型和字段值必须相同。 因为不能在已打开的表之间创建或修改关系，所以在建立关系时，必须先关闭所打开的表。5、建立表之间的联系（重要）第二十二页 为表之间建立关系的步骤如下： 步骤1：点击“数据库工具”选项卡的“关系”按钮。 步骤2：这时会弹出“显示表”对话框，如果不弹出需要点击

14、“设计”选项卡的“显示表”图标 ，或在“关系”窗口的空白处击右键选择“显示表” 。 在弹出窗口中选择一个表之后点击添加，然后再选择另外一个表点击添加，直到添加完所有的表为止，点击“关闭”按钮。 步骤3：把一个表的连接字段拖到另外一个表的连接字段处，则会弹出编辑关系窗口，如果当前显示的关系正确点击“创建”即可为这两个表通过对应字段建立关系，此时会在两个表之间出现一条连线。第二十三页 如果实施了参照完整性(没勾选其他)，那么当主表（要求对应字段是主键或建立了没有重复的索引）中没有相关记录时，就不能将相关的记录添加到对应的表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关

15、记录时更改表中的主键值。 如果勾选上“级联更新相关字段”，那么主表的字段值改了，相关表中对应的字段值也修改。 如果勾选上“级联删除相关字段”，那么主表中的记录删除了，相关表中对应的记录也删除。第二十四页 修改表之间的关系: a 删除关系： 删除关系时在关系窗口中进行的。选中要删除的关系线，按Delete键即可删除，此时会有提示窗口询问是否确实删除。 b 编辑关系： 双击关系线可以弹出“编辑关系”窗口，在此窗口中选择我们需要更改关系的字段之后点击“创建”即可。第二十五页3.1.3 维护表（非常重要） 1、打开和关闭表。 (1) 打开表 在左侧选中表之后击右键可选择“打开”或“设计视图”，两个的功

16、能各有不同。 打开：对表数据进行操作，可以在该表中输入新的字段、修改已有的数据、删除不需要的数据、录入新的数据、删除字段或修改已有的字段名。 设计视图：对表结构进行操作，可以修改表中的字段及相关的属性，可以添加、删除字段等。 可以点击窗口中“视图”按钮对两个视图进行切换。第二十六页 (2) 关闭表 表操作完之后可以在“设计”或“数据表”视图中关闭，如果没有保存的数据将提示保存。第二十七页2. 向表中输入数据 (1) “打开”表的数据表视图 直接在输入记录即可，在输入一条记录时，Access会自动添加一条空记录等待让你输入下一条记录。 说明：在输入记录时，如果光标离开了本行，那么本行录入的数据将自动保存。 (2) 在“设计视图”中创建查阅列表字段 在录入记录时，录入的内容是一些固定的数据集合，如性别。 示例：给StuSex字段设置列表的值为“男”或“女”第二十八页3. 修改表结构（非常重要） 在左侧右击要修改表结构的表，选择“设计视图”即可进行修改。修改的操作包括： 增加字段：在后面的空白字段处直接输入。 修改字段名及字段属性：在字段名或选中字段之后再下方更改。 插入字段：点击“设计”选