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1、基于图书馆集成系统的多校区通借通还服务构建薛松(复旦大学图书馆上海200433)文摘通借通还服务可以缓解校区间馆藏布局分散与读者需求多样性之间的矛盾,但目前 通借工作流程大多独立于流通系统，需要较多人工干预，因此存在效率低下、信息不准确等 问题。文本提出利用图书馆集成系统的预约功能来管理通借申请过程，从而使整个服务流程 融入流通系统，实现了服务的便利性、高效性和规范性。关键词通借通还图书馆集成管理系统预约Service Construction of Multi-campus Free Interlibrary LoanBased on Integrated Library SystemXue
2、 Song (Fudan University Library,Shanghai,200433)Abstract: Free interlibrary loan service can ease the contradiction between scattered layout of collection and varied needs of readers. Presently, most of the service being used has some problems, such as inefficient circulation and misleading informat
3、ion due to the working process which is independent of the ILS and requires lots of manual intervention. This article introduces a service mode based on ILS. Through the use of reservation of ILS, the process is totally integrated into the circulation system, thus libraries are able to provide conve
4、nient, efficient and standardized free interlibrary loan service.Key words: free interlibrary loan; integrated library system; reservation1引言近年来，高校的重组与扩建使得高校图书馆形成了多馆并存的局面，这对文献资源的合 理布局和有效利用提出了挑战：如何克服馆址分散、经费有限、读者需求复杂等一系列困难， 实现各馆间资源共享和科学管理，从而最大限度地提高资源利用率、提升图书馆的服务能 力？面对挑战，高校图书馆采取了多种措施，例如加强数字化信息资源的建设，实现资
5、源共 享和网络化管理1,对于纸本资源则根据学科和读者群的变化重新划定各馆藏书范围和重点、 保持原馆布局的前提下加强文献传递、实现图书通借通还等2。其中，开展校区间纸本资源 的通借通还不仅可以缓解馆藏布局分散与读者需求多样性之间的矛盾，而且，对于复本数量 有限的馆藏,通借通还还可以提高书籍的利用率，克服因分散配置而加剧的就近利用的困难。 但在实际操作时，由于当前通借通还服务大多独立于流通系统，很多步骤需要人工干预，因 此存在效率低下、信息不准确等问题，所以迫切需要将整个业务流程融入图书馆集成系统， 充分利用读者和书目数据来实现高效、规范的通借通还服务。2目前通借通还服务实现方式分析本文所研究的是
6、一种完整意义上的多校区通借通还模式，即在拥有统一的计算机集成 管理系统和读者证卡管理系统前提下，读者可凭有效的借书证在任一校区借阅、归还所有分 馆的图书。通过设置集成系统的参数，读者可在任一校区图书馆归还所借的图书，即通还服 务；通借服务，即读者可在任一校区图书馆借阅其他分馆的图书，其基本流程包括读者提交 异馆借阅申请、流通权限审核、请求满足、读者通知、物流配送、图书借阅等。为保证整个 过程高效、有序，通借服务还需具备传递图书管理、请求队列管理、图书保留期和保留架管 理等各项功能。目前，很多已经开展通借通还服务的高校图书馆大多采用了一种“委托借还”的模式， 即读者提交异馆图书借阅申请后，由图书
7、馆工作人员确认请求并完成索书、通知、配送，最 后办理借阅和归还手续。其中，除了依托集成管理系统来完成图书的借阅和归还外，很多国 内高校图书馆采取了一些传统的方法或者外部程序来实现整个流程：(1) 在图书馆指定地点，读者凭本人借书证填写图书通借申请单(索书号、书名、 馆藏地、联系信息等)，由工作人员确认后将图书清单发往各分馆，读者在指定时间内办理 借阅手续班。(2) 提供独立的通借通还系统，读者在线填写异地借阅申请单(索书号、书名、馆 藏地、取书地、联系信息等)，等候请求确认通知并在指定时间办理借阅手续；工作人员通 过此平台获取图书借阅清单、传递状态等6。可见，目前各馆已经初步实现了校区间通借通
8、还，但由于未充分利用图书馆集成管理 系统的读者信息和书目信息，且通借申请过程独立于日常流通业务，这可能会使服务在管理 上存在如下缺陷：(1) 读者有效性及借阅权限、图书流通权限的审核需要人工干预；(2) 集成管理系统的公共查询平台上显示的图书状态、位置可能与实际情况不符；(3) 可能与正常流通业务发生冲突，例如提交异馆借阅申请后、工作人员索书前，书被 另一读者借走；(4) 传统的实现方式不利于业务数据的统计和分析，很难对服务进行量化评估，且读者 申请手续比较麻烦。在阚德涛的通借通还系统设计与实现了一文中提出了一种结合图书馆集成管理系统 开发通借通还系统的设计模式。该模式通过较为复杂的外部程序模
9、拟了集成系统对异地借阅 申请的相关流通权限的审核，并通过适时更新集成系统中图书的状态来确保流通过程信息的 一致性，从而较好地克服了以上不足。笔者认为通过外部程序重现集成系统的权限审核过程 存在一定的难度，应充分利用系统本身的功能和现有的读者、书目数据开展通借通还服务， 使服务融入日常流通业务，实现无缝衔接，这样才能真正实现服务的便利性、高效性、规范 性。3基于图书馆集成系统的通借通还服务利用图书馆集成系统来实现通借通还服务，重点在于利用系统来处理通借申请过程，包 括提交请求、流通权限审核、请求满足、请求管理以及读者通知等，从而达到既方便读者又 提高工作效率的目的。由于通借流程中异馆借阅请求的处
10、理需求与图书馆集成系统的图书预 约功能极为相似，因此，可以考虑用预约的方式来提交异馆借阅请求，并利用预约管理功能 来实现请求的管理。3.1系统参数配置集成系统的预约流程一般包括流通权限审核、队列管理、预约满足、读者通知、图书保 留期、预约架管理等环节。图书异馆借阅请求其实是一种异地取书的预约方式，在对相关系 统参数进行配置后，可以与普通预约一样由集成系统统一管理：(1) 可预约的馆藏普通预约的对象一般是外借状态(包含有预约请求)的图书，实行通借后，在架状态 的图书也要纳入预约范围，这样才能充分满足读者对异地分馆图书的借阅需求。(2) 取书地根据图书的流通状态为每个馆藏地设置可供读者提取预约书的
11、地点，通常外借状态的图 书可供取书的地点包括所有分馆，而在架书可供取书的地点则包括除书所在分馆之外的其他 分馆。3.2异馆借阅请求处理在集成系统的公共查询平台OPAC上提交的异地取书的预约请求，与普通预约请求一 样，先由系统检查读者和馆藏的流通权限，审核通过后将请求加入图书预约队列。预约时图书的流通状态决定了请求的响应方式。在架图书异馆借阅请求的满足需要由 工作人员在流通客户端手工操作完成,而外借状态图书的请求则通过图书归还或前一个预约 超过保留期被删除而得到满足。预约请求满足后，系统自动向读者发送预约满足通知，同时计算图书的保留期限，在 保留到期后将请求删除，满足队列中下一个请求或者提示返架
12、。利用预约功能处理异馆借阅请求，将使通借服务成为集成管理系统的一项流通业务， 相比独立于集成管理系统的异馆借阅申请方式，其优势在于：（1）沿用读者熟悉的预约方法和规则，无需进行额外的培训；（2）无需工作人员审核读者和图书的流通权限，减轻工作负担；（3）系统将异馆借阅请求加入到图书预约队列中，按读者的提交顺序逐个满足，一 本图书上的本馆、异馆借阅申请次序真实、清晰；（4）多个异馆借阅请求的图书，在保留到期或归还时系统会提示下一个取书地，由 此节省了传递时间和费用，提高了异馆借阅的效率。（5）从提交申请开始，图书在OPAC上的状态会根据实际情况显不在架、预约中、 预约保留、传递中等，并分别对应不同
13、的流通权限，由此可避免状态未及时更 新而误导读者。3.3异馆借阅工作流程以OPAC预约的方式提交异馆借阅申请后，工作人员对通借图书的处理将融入日常预约 书的处理流程中。由于通借过程中在架图书需要工作人员去架上索书才能满足读者的预约请 求，所以应根据预约图书无应还日期、预约队列排第一等特点开发在架书预约统计报告以供 上架索书。工作人员根据查找结果，在流通系统中于工执彳丁预约满足或不满足的操作，并把 图书按取书地分别打包备送，其工作流程如图一所示。外借状态的图书，由于系统在归还时 会提不下一个取书地，所以工作人员可依此分别打包备送，其工作流程如图二所不。在多预 约请求时，第一个被满足的读者如果未来
14、取书，在保留到期后，系统自动删除预约请求，同 时满足队列中的下一个请求，工作人员根据系统提供的“预约书下架报告”，将预约架上有 下一个请求的书按照取书地分别打包备送，其工作流程如图三所示。图书在各校区间完成传 递后被放置于各个分馆的预约架上等候读者借阅。可见，借助集成管理系统对预约图书的处理流程，通借过程中的人工干预大为减少，而 且在各个流通环节，每本书的去向都有准确的提示,这使得跨校区的图书传递工作规范有序, 减少了出错的可能。架上有丄书否执行预约 请求满足 操作系统发送 预约满足 通知信按预约书的 取书地分别 送至各分馆放预约 架上等 候借阅限期再 找3次找到未找到工作人员发送请求未满足通
15、知信，并删除预约请求, 将图书状态改为“盘点未找到”图一在架图书异馆借阅的工作流程图二外借状态图书异馆借阅的工作流程3.4预约保留架管理开展通借通还服务后，预约保留架上既有本地分馆的图书，也有异地分馆的图书。为方 便管理，应设置独立的异馆预约保留架，将书按传递日、所属分馆分别上架、并按索书号排 列。工作人员每天查看本地的“预约书下架报告”，如果下架书有下一个读者预约请求且取 书地为其他分馆，则注明“预约书”打包备送，取书地为本馆的，则继续留在预约架上；如 果无下一个读者预约请求且书所属本地分馆，则直接返架，书所属其他分馆的，则注明“返 架书”打包备送。在实际操作中，为更简便、准确地区分各个分馆
16、的图书，可以把需要传递 的图书贴上代表各自分馆的不同颜色的标签，从而加快处理速度。4复旦大学图书馆通借通还服务运行情况复旦大学图书馆由分布于上海市内的四个校区的五个分馆组成，校区间地理跨度以及 馆藏资源配置差异给读者利用图书馆造成了很大的不便，因此我馆于2009年4月推出了基 于Aleph500系统的跨校区通借通还服务。其内容为：持有有效借阅功能的一卡通的本校研 究生、本科生和教职工可在任一校区预约、借还本校图书馆五个分馆的外借和在架状态的图 书。在试运行的三个月中，图书馆每周二、五在校区间传递图书，读者累计使用异馆预约 1017次，五个分馆累计完成异馆还书3536册、异馆借书636册，服务的反响良好。试运行情况表明，Aleph500系统的预约功能基本满足我馆对通借通还服务流程的需求, 并且系统提供的自定义服
