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1、公文写作与处理的方法与技巧 公文写作与处理的方法与技巧第一部分:公文写作的基本要求和常识 一、秘书与公文的关系 秘书与公文的关系，是人与物的关系,秘书是办理公务的人，公文是涉及公务的文书。“领导面前是红人，工作上是忙人，经济上是穷人,身体上是病人，家庭上是罪人”就是对秘书这个“人”的形象刻划。公文与秘书有着密不可分的关系。“热爱公文岗位，热爱公文写作是作好秘书工作的必要条件.写好公文，还具有以下四个作用： 1。写好公文可以使秘书胜任工作。特别是在机关工作，在政府工作，如果不会写公文,就没有地位,就没有作为,至少说是不能胜任工作.毛泽东同志的秘书田家英,跟随主席18年，靠着自己的努力,由从事事务
2、性工作最终成为主席的文字秘书，他起草的八大开幕词中“谦虚使人进步，骄傲使人落后”，至今为大家所熟知和常用，催人警醒，影响深远。 2。写好公文可以使文秘人员提高水平。人的大脑经常思考问题,越思越灵。一个人经常写作公文,水平自然也会提高。在写作公文的过程中，人需要构思和布局,需要分析和判断,需要思考解决问题的方法和措施,在这个过程中,一个人的能力得到全面锻炼，他的综合分析能力、驾驭全局的能力和解决问题的能力相应都会得到提高。 3.写好公文可以使公务员不断进步。人们常说，不想当将军的士兵不是好士兵。同样，不想当领导的秘书不是好秘书。在秘书岗位,通过写作公文,基础就会打的比较牢,能力提高的比较快.自然
3、,接触领导的机会就比较多，进步的机会就比较多.国家领导人许多都是秘书出身,比如毛泽东、邓小平、杨尚坤、胡锦涛等。可以说,秘书这个岗位锻炼人，也造就人。 4写好公文可以使公务员终生受益。文章写的多，积累就会多，千年文章会说话。许多人退休后，都爱写回忆录等书籍,这是对人生的一个总结，是一件很有意义的事情。大家在工作中，一定要注意加强工作积累和生活积累.瑞士人一生有三件事“生一个孩子,栽一棵树,写一本书”,把写一本书和生孩子相提并论,可见写作的重要性和它不寻常的意义. 二、什么是公文 （一）公文的含义 国家行政机关的公文（包括电报)是国家行政机关进行行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书
4、,是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况,交流经验的工具。 中国共产党机关的公文,是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具. 一般来说，只有具备了以下几个条件才能算作公文： 首先,公文是在公务活动中使用并形成的，是为了处理公务,不是办理私事的。 其次，公文的使用范围一般限于行政机关，人民团体、企事业单位也常根据情况比照使用，个人不得使用公文. 第三，公文是具有特定格式的文字材料。它不同于普通的文字材料，从标题到落
5、款,从内容到文面，从用纸到标记都有特定的要求.公文也不同于公务活动中使用的其它材料，如图片材料、音像材料、电讯材料等。 （二)公文的形成 公文的形成已经有两千多年的历史,“公文”一词最早见于后汉书刘陶传，“但更相告语,莫肯公文”。另有一说见于三国志赵俨传,“公文下郡，绵绢悉以还民。公文是时代的产物，是阶级的产物,反映了国家的意志。公文的形成受社会形势发展、工作需要、国家利益、社会需求、人民呼声等条件的影响或制约，在不同的社会发展时期,有不同的公文,以下是公文发展的一组史料： 甲骨文公文殷商时期青铜器公文-周朝时期 石刻公文-春秋时期 简册公文秦汉时期 绢帛公文晋朝时期 纸质公文_现存唐朝 电子
6、公文-现代 目前我们现行公文处理办法，是200年8月24日国务院发布新的国家行政机关公文处理办法,该办法自2001年1月1日起施行。办法规定现行公文文种有命令（令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等十三类十三种。 (三)公文的特点 。公文具有鲜明的政治性 公文产生于阶级、国家出现之后,是统治阶级贯彻其指挥意志、行动意图的系统记录，直接反映国家政权的意向和阶级的根本利益。 2公文具有严肃的法定性 公文具有法定性,这主要表现在公文必须有法定的作者，即依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。 3.公文具有特定的权威性 法定的作者在法定范围内行使职权
7、制作和发布的公文，就具有法定的权威性。公文内容具有约束力是公文权威性的具体体现。 4。公文具有对现实工作的指导性 公文是在现实工作中形成和使用的，目的在于推动现实工作。一项工作一旦完成,在开展这项工作中形成并使用的公文的作用也随之结束。 5公文具有一定的规范体式 公文写作讲求格式规范,任何行政机关和单位必须执行国家规定的统一公文格式，不得另搞一套，自行其是。现阶段,党政机关的公文写作与处理，必须严格遵守国家行政机关公文处理办法和党的公文规定. 三、公文的分类 （一）公文的种类1。规范性公文 行政公文13种,包括命令（令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要
8、；党的公文4种,包括决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 2.法规和规章性公文 共11种,包括条例、办法、规定、章程、细则、规则、规程、规范、公约、守则、纪律。 通用性公文 共14种，包括计划、规划、工作安排、工作要点、方案、调查报告、简报、总结、述职报告、提案、讲话稿、书信、布告、导词. 4.执法公文 共12种，包括行政处罚决定书、行政强制执行申请书、行政强制执行决定书、行政复议申请书、行政复议答辩书、行政复议决定书、行政起诉状、行政上诉状、行政答辩状、行政赔偿申请书、行政 （二）行政公文与党的公文的异同 1.从作用方面看相同点:都是传达、贯
9、彻党的路线、方针、政策的工具，都具有领导、指挥、联系、沟通和宣传教育作用。不同点：在于公文的性质、内容、行文对象和指向不同.行政公文是国家意志和权力的体现，是行政行为和行政管理措施的手段，行文对象和指向是国家各级行政机关、企事业单位以及人民群众。党的公文是党的意志和权力的体现，公文内容主要是传达贯彻党的路线、方针、政策,实施党的领导；行文的对象和指向是各级党的组织和党员。 2.从行文方面看相同点:二者的同级机关及其同级机关之间可以联合行文.不同点：行政公文是按照行政隶属关系行文。党委一般不直接对行政机关行文，通常是通过对设在行政机关的党委或党组行文，实施对行政机关的领导；行政机关对党委行文也要
10、通过党委或党组的公文,而不是用公文直接行文. 从文种上看有9种相同的，是决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要.有9种是不同的,公文多了命令(令)、公告、通告、议案4种,党的公文多了决议、指示、公报、条例、规定5种。 四、公文格式 (一）公文的一般格式 根据国家标准,公文一般由眉首、主体、版记三部分组成,分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等7项要素. 1眉首 臵于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称为眉首。眉首主要包括：公文份数
11、序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号和签发人. 主体 臵于红色反线(不含）以下至主题词以上（不含）之间的各要素统称为主体.主体主要包括：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间和公文生效标识、附注。公文正文从主送机关下一行开始,每自然段左空2字,回行顶格，数字、年份不能回行.公文印刷中字体字号的选用：公文标题用号小标宋体，正文一级标题用三号黑体,正文二级标题及主题词用号宋体,正文一般用3号仿宋体。每页排印2行，每行2个字。公文文字表达应力求简明扼要,层次分明,力求说短语、行短文，避免多层次结构。多层次结构的正文分条标识方法为: 第一层用: 一、 二、 三、 第二层用：
12、 （一） (二） （三） 第三层用： 1。2。3 第四层用（1）（2)（3） 个别出现第五层时用： 。版记 臵于公文主题词以下的各要素统称为版记.版记应臵于公文最后一页,版记的最后一个要素臵于最后一行。版记主要包括：主题词、抄送、印发机关和印发时间。版记各要素之下均加一条反线,宽度同版心. （二)公文的印刷格式 1.用纸格式 公文用纸格式,指公文用纸幅面尺寸.目前我国公文纸采用国际标准a型（721mm）。布告、公告、通告等公布性公文用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。 2。印装格式公文的印装格式，指公文排版、装订形式与字体字号的选用。公文使用的汉字按国家规定的标准方案执行，并从左至右书写、排版.
13、少数民族文字按其习惯书写、排版。公文一律左侧装订。公文数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它的都应当使用阿拉伯数字。在同一公文中数字的使用应前后一致。公文中应采用国家法定的计量单位. （三）主题词的标引与制作 1主题词的标引依据 目前,行政公文主题词标引的依据主要是国务院办公厅秘书局制订的国务院公文主题词表，共由十五类109个主题词组成,分为主表和附表两大部分，主表有十三类71个主题词，附表有二类298个主题词。 2.主题词的标引程序和方法 主题词的构成要素有三个方面。一是体现公文归属类别的词，二是体现公文内容特征的词
14、,三是体现公文文种的词.标引时可据其涵义，按“一类别、二内容、三文种”的顺序依次排列。类属词标引时如无十分贴切的主题词,可按“宜宽不宜窄”的原则，选择相近的主题.每份公文一般以标引四至五个主题词为宜，除类别词外，最多不要超过五个。 第二部分常用公文的写作方法 一、怎样写好公文 （一）目前公文的现状和问题 应该说，目前公文的现状不容乐观,问题很多,形象不佳。归纳起来，主要表现在以下四个方面（抄、长、假、乱）： “文抄公”主笔,大抄特抄。这种现象很有的普遍性。 2.“懒婆娘”当家，又臭又长。经常在稿中“首先一个,其次一个，再者一个，另外一个，还有一个,其他一个，最后一个,补充一个”，越看越不愿意看
15、。 3。“贴膏药盛行，无病呻吟.不管发文有用没有用，无事找事。 。“我说算”上岗，乱用文种.主要表现在“报告请示乱上，通知意见乱发,公告通告乱贴”。 以上这些问题，大家在写作公文时一定要注意,至少不会走弯路,对提高公文写作水平大有帮助。 （二)怎样才能写好公文 1。领会意图公文撰制的“奠基工程” 公文撰制在思维方式上,有别于文艺创作等“有感而发”，而是“遵命行事”,必须秉承领导旨意，领会领导意图，根据工作需要而撰制。 一是积极扩展领导意图。秘书要善于从更多的层次和角度去思考问题,保证制发的公文具有一定的思想内涵。 二是善于挖掘领导意图。秘书应当主动和领导同志商量研究，深化领导的意图。 三是努力完善领导意图。秘书要注意与领导沟通，并注意联系实际情况,从而比较全面体现领导意图. 四是及时捕捉领导意图.要做一个
