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1、总办会秘书工作总结（共6篇） 第1篇：秘书办会知识第二讲：秘书办会知识案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表扬大会，发了请柬邀请相关部分的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部分领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场安排不像是开表扬会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开讲演会，某机关的总结表扬会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，次次都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有和礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的
2、前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不迭一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。这次案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？一、会议概述什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几次是最基本的要素？ 游戏导入：传话游戏一对一传播，小集体传播和公开传播（会议） 会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参加，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。最基本的会议要素会议时间、会议地点、和会人员、会议议题、会议
3、程序。 课堂讨论：你加入过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？ 二、会议秘书工作的基本任务1，组织的工作主要包含：(1)协助领导确定会议议题； (2)根据议题部署议程、日程； (3)发会议通知，负责会议报到； (4)对和会人员进行编组；(5)安排会场，部署座次；(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； (7)负责会议签到； (8)会中组织和协调；(9)会场其他组织和管理；(10)会外的联络和协调(负责和会议相关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。 2文书工作主要包含：(1)会议文书的起草； (2)会议文书编写； (3)会议
4、文书印发及管理。 3生活管理工作主要包含：(1)和会人员的食宿管理； (2)会议的财务管理； (3)会议的交通保障； (4)会议的文化活动； (5)和会人员的医疗保健。4保险捍卫工作主要包含：(1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作； (3)会场内外的保险捍卫工作。 案例：2009年11月24日晚，为了隆重招待前来华盛顿访问的印度总理辛格，奥巴马在白宫举行了其上任后的首场国宴。但是一对没有受到邀请的夫妇塔里克萨拉希和米夏埃尔当晚不堪设想地混过重重安保闯入白宫，不仅在国宴上跟奥巴马和辛格握手，还和副总统拜登等众多名流寒暄合影。事后，这对夫妇把合影放到了网上，要不是那对夫妻自己把照片贴在网上，也
5、许大家还不知道白宫居然这么好混进去。此事被媒体披露后，引起各方对白宫安检的质疑。现年50岁的罗杰斯是奥巴马夫妻的好友，能力出众的她在奥巴马就职一年多时间里共组织了330多场社交活动，其中一些令人印象非常深刻，胜利地塑造了奥巴马的亲民形象，她也因此被观察家认为是总统夫妇的“形象设计师”，是白宫社交秘书，也是那次国宴的总负责人。她后来否认在工作中存在严重疏漏，没有像前几届政府那样在安检口派驻工作人员以再度确认来宾身份。由于“不请自来”的闯入可能会对总统保险构成威胁，罗杰斯成了政坛和舆论的“千夫所指”，甚至被要求到国会作证。国会议员要让她出庭受审，但关键时，白宫以罗杰斯是“行政部分的人”而勉强保下了
6、她。但2010年2月27日，罗杰斯还是主动提出引咎辞职。也算是对此事一次必要的反应和让步，以及对美国民众的一次交代。从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。三、会务工作具体内容（一）、指导会务工作的原则有哪些？1、准备充分；2、组织严密；3、服务周到；4、确保保险。 一般来说，对会议的谋划要提前开始，事实上，为保障会议合理有序进行，会议谋划甚至提前三次月就要开始准备，如案例： 公司记者招待会的具体行动日程时间表（从离会议还有90天到正式开会每天应完成的
7、工作） （二）、会前筹备工作议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议规划。它包含会议主题、议题名称、会议时间、地点、和会人员、议程、日程及经费预算等项目。具体如下：（课题一）怎样确定会议主题和议题会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有认真的依据；二是必需要结合本单位的现实；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。明确会议基本概念确定会议名称会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两次要素构成，如“中国共产党第十五次全国谨代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称
8、，也可称单位；“第十五次全国谨代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表扬(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表白。有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包含时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员总结大会”。拟定会议议题P10-P12 课题二 会议筹备小组分工主持谋划组：组织、宣传、谋划，主持人及嘉宾 礼仪接待组：礼仪、接待，会中服务文书资料组：文书书写、
9、资料制作保险捍卫组：医疗救护、保险捍卫及处理其他突发情况 后勤负责组：安排会场及担任和会人员角色 课题三 确定会议时间和地点应注意哪些问题？1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整次会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。2、确定会议时间应考虑：首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承前启后。一年一度的职工谨代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产结果，又利于讨论、安排新一年的工作、生产规划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等自身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位和会者都能加入的时间
10、。如日本的有些企业召开各部分干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是部署在刚上班时。再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不部署重要会议。有外部人员加入的会议，要考虑邀请的相关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量防止在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。 因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该部署中
11、间休息。（会议议题应集中，日程部署应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。）部署会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：001l：00，下午2：304：30，人们办事的效率较高。确定会期的是非应和会议内容紧密联系。要注意提高了效率，尽量开短会。 3、会议地点问题：会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。第一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广
12、州、西安等地召开。 专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。小型的、经常性的会议就部署在单位的会议室。会议室尽可能没关系靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。第二、应考虑交通方便会场位置必需让领导和和会者方便前往。一般应选择在距领导和和会者的工作地点均较近的地方。第三、会场的大小应和会议规模相符。一般来说，每人平均应有23平方米的活动空间比拟适宜。同时应考虑会议时间的是非，时间长的会议，场地不妨大些。第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐
13、全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包含室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保障会议能在宁静的环境中顺利进行。第六、应考虑有无停车场合和保险设施问题。第七、场地租借的费用必需合理。 课题四 拟定会议议程和日程部署会议议程和日程要注意的问题。要掌握会议目的，即了解会议召开的原因。先部署关键人物的时间，要保障重要人物能够出席
14、会议。根据多数人意见部署日程，保障尽可能多的人员都有时间参加会议。例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一次半小时左右，防止出现会议给人们带来的疲劳。如遇几次议题，应按其重要水平排列，最重要的排列在最前面。尽量保障在最佳时间开会。上午8：001l：30，下午3：005：30是人们精力最旺盛、思想能力及记忆力最佳的时机。所以，部署会议议程和日程要注意将全体会议应部署在上午，分组讨论可部署在下午，晚上则部署一些文娱活动。课题五 制作会议证件和指示标记 P16-P18 课题六 确定和会者名单，印发会议通知确定和会人员范围及人数会议由哪一级人员加入，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事
15、先都应全面考虑好。秘书部分平时应了解本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。 发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包含会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、和会人员、报到日期和地点、携带的资料和次人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。发会议通知一要及时，使和会人员能按时加入；二要准确，防止重发、错发、漏发。 用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表现对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议发生兴趣。课题七 准备会议资料及其他用品（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包含文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保
