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1、物资管理制度一、机构设置与职责1、机构设置项目物资设立二级管理机构，项目经理部设物设部，各工区设材料室。(1)项目物设部为项目的物资主管部门，在项目经理部领导下，按照项目物资管理办法，为项目工程物资提供采购、供应服务，对项目物资管理进行监督、检查、指导、协调和服务等工作。(2)各工区材料室是现场物资责任部门，对责任范围内的现场物资管理工作负责。2、职责(1)项目经理部物设部职责结合铁道部和建设单位、上级物资管理办法及相关规定；制订项目部物资管理实施细则及考核办法并组织实施；负责项目部与物资有关的“三体系”管理。编制单位工程物资申请（采购）计划（分类），报公司物设部审批。负责项目部采购的合格供方
2、调查评价，合同评审及资料报公司物设部审核；在授权范围内组织或参与物资招（议）标采购。负责物资进货、验收、保管、搬运、仓储、发放、结算、付款、文明工地及安全管理工作。责物资质量验收、通知检测单位对进场原材料进行检验/试验，并对技术资料进行收集、归档、移交。责物资定（限）额发料、统计、核算、经济活动分析。单位工程分别建立物资定（限）额发料、消耗台账以及物资成本台账。责周转料计划申请、租赁、使用、维护、保养。协调处理现场物资管理的相关问题；对不合格物资实施评价、处置，以及对处置后的符合性验证。调与业主的关系，完成业主要求的各项业务工作；对各工区的物资管理工作实施指导、监控职能。(2)工区材料室职责照
3、物资管理规定要求，做好材料现场管理工作。材料和产品的记录管理；建立各项材料台帐。责准备、提供与本工区材料工作有关的管理评审资料。材料和外购件产品的仓储、保管和发放，确保材料质量和安全。项目经理部的要求，积极配合物资主管部门工作。成领导交办的其它工作。二、计划管理1、计划编制依据(1)设计文件；(2)物资消耗定额；(3)项目物资成本核算规定和施工配合比；(4)项目施组和进度安排。2、计划种类(1)物资需用计划；(2)物资申请计划； (3)物资采购计划；(4)物资供应计划；(5)物资调整、补充计划；(6)按计划期限分为：月计划、季计划、年计划、项目总计划。3、计划编制及审批(1)物资计划一般应包括
4、以下内容：物资品名、规格型号、材质要求、供应时间、需用数量、编制说明；(2)物资申请计划实行“谁提报，谁负责”的原则，由于迟报、误报、错报、漏报等原因而影响物资供应，造成的经济损失，由提报单位负责。(3)物资需用计划。项目部工程部在施工图纸（或部分）到达后，根据计划编制依据，编制单位工程物资需用计划，报公司工程部审核，向项目部物设部交底。如初期图纸未到齐，先做一份初期单位工程物资需用计划（初期），图纸到齐后再作一份单位工程物资需用计划（修正）。(4)项目部物设部依据单位工程物资需用计划，以及初期库存、内部可利用资源，编制单位工程物资申请（采购）计划；并分劈为单位工程甲供、甲控、分包单位采购、自
5、购物资申请（采购）计划（分类），报项目总工、项目经理批准，报公司物设部审批（须附公司工程部审核的单位工程物资需用计划）；公司物设部依据采购权限进行分权、组织采购或委托项目部采购。(5)物资计划应根据市场供求情况及施工进度情况及时调整，在保证现场施工需要的前提下，考虑合理的物资储备；当期采购量（物资储备量）计算如下： 日常储备量=日均需用量（周转储备天数调整系数保险储备天数） 计划期内间断性需用物资，依据需用日期、供货情况确定一个用量，据以计算储备量 季节性物资，根据日均需用量和季节性供货日期确定(6)物资采购计划编制程序3、公司物设部：3.1将“2.2”的物资申请(采购)计划（分类）进行采购分
6、权，组织或委托项目部对自购物资进行招（议）标采购 。 2、项目部物设部：2.1公司/项目部自购、供应物资：物设部依据年/季/月自购物资申请(采购)计划（分类），按合同约定，向供货商分年/季/月提报。2.2甲供物资及甲控物资：2.2.1物设部依据年/季/月甲供物资申请(采购)计划（分类）按合同约定向业主分年/季/月申报。2.2.2物设部依据年/季/月甲控物资申请(采购)计划（分类）按合同约定向供货商分年/季/月提报。2、项目部物设部：2.1编制单位工程物资申请(采购)计划。2.2将物资申请(采购)计划分劈为：“甲供、甲控、自购物资申请(采购)计划（分类）”报项目总工、项目经理批准，报公司物设部审
7、批。 1、项目部工程部：项目部工程部编制单位工程物资需用计划报公司工程部审核，并向项目部物设部交底。一、物资采购计划编制程序1.1工程量变更/返工须编制物资需用（补充）计划。1、项目部工程部、物设部：工程部依据单位工程次年/季/月工程进度计划编制对应的次年/季/月物资需用计划，向物设部交底；物设部据此编制次年/季/ 月“甲供、甲控、自购物资申请(采购)计划（分类）”。二、物资供应计划提报三、采购管理1、物资采购原则(1)适时：即按规定的时间进行采购。按照采购计划的要求，结合市场环境变化的因素，审时度势，于最适合的时间进行采购，以达到满足工程需要、节约施工成本的目的。(2)适质：即适宜的质量。所
8、购物资质量是影响产品质量、成本的重要因素之一;质量过高，超过工程需要，是一种浪费；质量过低，不能满足工程要求，影响工程质量。(3)适价：可通过集中采购、招标采购等方式实现最低价格。(4)适量：即按规定的数量进行采购。(5)合法：即采购行为必须符合国家政策、法律、法规及本单位的规章制度。2、物资采购分类(1)甲供物资：指由铁道部或建设单位组织招标采购和供应的物资。(2)甲控物资：指在建设单位监督下，由项目经理部组织招标采购的物资。甲控物资，在集团公司批准后，由公司组织（或委托项目经理部）招标采购并签订合同，采购合同送建设单位备案。(3)自购物资：指由集团公司、公司、项目经理部自行组织招(议)标采
9、购或其它采购方式采购的物资（项目部经理采购权限：0.5万元人民币以下不构成工程主体的零星急用物资）。(4)甲供、甲控、自购物资目录随铁道部和建设单位文件要求调整而调整。3、物资采购方式(1)物资采购依据项目合同、项目设计文件和建设单位要求，并综合考虑材料的使用属性、市场竞争状态分别采用招标(公开招标、邀请招标、竞争性谈判等)、询价、协商等方式进行。(2)大力推行物资集中招标采购，凡具备招标采购条件的物资必须通过招标方式采购。(3)合格供方选择：公司物设部（或委托项目部）依据自购物资申请（采购）计划（分类），在合格供方名册中或经新评价为合格供方中选择。(4)邀请合格供方，通过招（议）标拟定中标单
10、位。(5)与中标单位进入合同实质谈判，拟订合同条款、经采购单位合同评审后正式签订合同。(6)委托项目部进行单批物资10万元人民币的采购，招议标采购资料、合同及评审资料须报公司物设部备案。4、物资采购规定(1)甲控物资招标采购根据铁道部和建设单位相关文件规定进行。(2)甲供、甲控物资，项目经理部不得以任何理由越权自行采购，如因供应困难等原因造成确需自行采购时，须由项目经理部报建设单位批复同意后方可进行。并经公司委托由项目经理部在合格供应商名录范围内统一进行采购，项目经理部须及时统计包括料款、价差等数据资料向相关单位报批。(3)自购物资采购根据集团公司、公司相关采购管理规定进行。(4)火工品及其他
11、危险化学品按国家和集团公司、公司的相关规定执行。5、物资采购合同(1)除小额、零星的采购以外，物资采购均必须与供方签定书面物资采购合同后实施采购，合同必须符合有关法律、法规的要求。(2) 物资招标采购合同应采用招标文件中提供的合同文本。(3) 其他物资采购合同文本应采用集团公司示范文本和行业通用文本。(4) 物资采购合同应尽可能涵盖以下主要内容：物资的名称、规格、生产厂家、型号、材质、计量单位、数量、价格。合同签订的时间、地点、技术标准、质量要求。供货时间、供方对质量负责的条件和期限、运输方式、交货地点、接货或提货方式。结算方式及期限、供货方收款帐号。意外责任赔偿约定、验收方法、验收标准、方法
12、及提出异议期限。合理损耗及计算方法、包装物回收及有关费用的分担。违约责任和纠纷解决方式。物资采购合同签订后，供需双方应遵循“诚实信用”的原则，全面履行合同规定的权力和义务。物资采购合同及物资采购合同的变更、解除由物资管理人员起草，报领导审批，财务部门备案。项目经理部应建立合同评审制度。对合同的合法性和完整性进行评审，建立物资采购合同评审记录，并按要求归档管理。四、供应商管理1、资源调查：各级物资管理部门应组织相关人员经常性的开展物资市场调查，调查的主要内容应包括各种主要材料的供应厂商、供货能力、产品质量、供应价格、运输条件等，同时应注意收集供应厂商的有关资料，为采购合同的订立及采购合同的修改提
13、供基础性数据支持。2、物资适应性检验：凡需要在采购前进行检验的物资，应由试验室根据物设部门提供的供应商对其供应的物资进行检验，试验室出具检验报告及相关材料，物设部门根据试验室提供的实验结果拟定潜在供应商候选名单。3、供应商资格预审：(1)对于自购物资，物资管理部门根据物资申请计划和工程技术要求选择供应商，选择供应商应进行资格预审。(2)资格预审应审查：供应商和代理商的企业简介、营业执照、法人代码证、资质证书、生产许可证、质量体系认证证书、企业财务状况等资质证明文件的完整性、真实性、准确性、时效性，并将审查结果填入供方评价表。(3)对于资源调查收集的各方面条件较好，价格较具优势的甲控物资潜在供应
14、商，我们应尽量帮助其通过建设单位的资格预审。4、供应商考察(1)当资格预审资料不完整或对物资有特殊要求或有关方面对资格预审有调查要求时，物设管理部门应在采购前对供应商进行考察，必要时应会同工程技术和财务部门等参加。(2)考察的内容为资格预审尚未包括的项目或须核实的项目：如生产状况、人员状况、原料来源、设备配置、质量保证能力、供货保证能力、保险保函能力等。(3)考察应形成考察结果，并作为供方评价表评价的基础资料。5、供应商评审：项目经理部应加强对供应商的资质、信誉、供货能力、质量保证能力以及是否符合环保要求、价格等进行综合评定，保留甲供、甲控物资供应商相关资料，对不合格供应商应形成报告报建设单位
15、；形成自购料供方评价表。6、合格供应商管理(1)物设部门保留供方评价表(必须有评价结果)，对通过合格供方评价的供应商，经主管领导会签后，相关资料报公司物设部审核合格后，列入合格供方名册。(2)合格供方名册应进行动态管理，每年由原评价、选择单位对合格供方进行一次复评，并将所供产品质量、交货时间、售后服务等业绩，以及是否保留其合格供方资格等填入“物资供方复评记录”，于每年3月10日前报公司物设部；对供货不及时现象较普遍且在通告后仍未好转的，或供货不及时造成较严重影响，除按照合同及时索赔外，应通过评审会议，及时将其从合格供方名册中注销。五、物资供应管理1、物资供应方案由项目经理部制定。物资供应方案包括：(1)是否设立中转料库，中转料库的选址、规模、费用控制等。(2)中转和直供物资确定，中转物资仓储、配送费用确定。2、甲供、甲控物资和集团公司、公司、项目经理部采购物资由项目经理部物设部组织供应。六、物资进场验收、检验管理1、物资验收应遵循“
