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1、精选优质文档-倾情为你奉上行政管理手册版本号：A/0 编号：YYJY-WH-XZ-SC编制：张君祎 时间：2012-10-16审核：陈 浩 时间：2012-11-3批准：代 谦 时间：2012-11-8发布日期：2012-11-8 生效日期：2012-11-8武汉远洋基业物业管理有限公司编号YYJY-WH-XZ-SC名称行政管理制度版本A0编制张君祎更改张君祎审核陈浩批准代谦生效期2012年 11月8日行政管理文件清单序号文件名称文件编号页码公务车管理制度YYJY-WH-XZ-SC-001第4页2档案管理制度YYJY-WH-XZ-SC-002第7页3工服（鞋）管理制度YYJY-WH-XZ-SC
2、-003第12页4办公用品管理制度YYJY-WH-XZ-SC-004第18页5宿舍管理制度YYJY-WH-XZ-SC-005第20页6出差管理制度7行政会议组织管理制度8印章管理制度9食堂管理制度101112131415文件修订页修订日期修订文件修订理由修改人审核人批准人武汉远洋基业物业管理有限公司编号YYJY-WH-XZ-SC-001名称公务车管理制度版本A0编制张君祎更改张君祎审核陈浩批准代谦生效期2012年11月8日公务车管理制度1.原则1.1为了更好的规范和管理公司车辆，保证正常工作需要，提高车辆使用寿命，最大限度的节约成本，提高工作效率，特制定本办法。1.2本办法适用于武汉远洋基业物
3、业管理有限公司全体员工。1.3本办法经武汉远洋基业物业管理有限公司总经理审批，报远洋地产武汉公司综合管理部备案后生效，本办法的修改和解释权归武汉远洋基业物业管理有限公司综合管理部。1.4本办法自生效之日起，武汉远洋基业物业管理有限公司所有车辆管理工作均按此实施办法执行。1.5公司车辆只做工作用途，车辆由武汉远洋基业物业管理有限公司综合管理部统一管理。2.用车申请2.1用车前须事先进行用车申请（可采用YYJY-WH-XZ-F01 用车申请表及EIP上预定的双重方式），经综合管理部审批后结合实际车辆并做好用车信息共享。2.2司机出车回来后应立即完善YYJY-WH-XZ-F01用车申请表上的信息。3
4、.出车3.1 车辆必须由司机驾驶，其他人员不能私自驾驶，司机应严格遵守交通法规，禁止违规操作，对乘车人提出的违规要求，应予以拒绝。3.2司机应严格根据公司综合管理部安排出车。3.3下班后司机必须将车辆停泊在公司范围内或指定停车位，如遇需要停放在其他地点的特别情况，必须事先向公司综合管理部申请批准，如遇司机不在岗时，须将车钥匙交回综合管理部。3.4司机有责任对车辆进行维护和清洁，确保出车时车辆性能正常，并有责任检查各种证件的有效性，出车时保证证件齐全。3.4司机应遵守公司的各项规章制度，行车期间不应接听电话，并有责任对乘车人员涉密谈话内容予以保密。4.处理、处罚规定4.1因违反道路交通安全法及相
5、关法律、法规，造成的处罚、责任事故，经交警、保险部门认定处理后，由司机承担责任，给公司造成损失的，公司有权依法追索。4.2工作期间饮酒，一经发现立即辞退，由此引发的交通事故，司机个人承担全部责任，给公司造成损失的，公司具有依法追索权。4.3驾驶造成罚款由司机全部承担，不予报销。4.4不准，因私人原因用车甚至发生事故，司机及用车人均需承担由此产生的损失和责任，情节严重直至辞退。4.5任何的意外发生，司机尽快通知公司综合管理部。5.用品采购及油料费用管理5.1汽车用品（如车用香水、地毯、皮革护理油等）由公司综合管理部负责，可定期采购（按资产采购流程执行）。5.2加油必须到公司综合管理部指定的加油站
6、（长途除外）或选择车卡对应的加油卡，并做到一车一卡，并填写YYJY-WH-XZ-F03车辆用油统计表。5.3综合管理部每月应统计车辆月里程数、用油总量，进行油耗分析。6.维修保养6.1每季度进行车况安全检查，发现问题及时处理，保证行车安全。6.2应根据车辆保养手册要求，并结合车辆状况，定期进行检修保养。6.3车辆维修保养均应到公司指定维修点进行（可由综合管理部通过招标方式落实定点维修厂家，签订车辆维修协议）。6.4需要维修、保养的车辆，由司机填写YYJY-WH-XZ-F02车辆维修/保养申请单及EIP签报的双重方式，经综合管理部确认检修项目，审批后方可送检。6.5恢复出厂后由该车辆司机或车辆负
7、责人联合对车辆检修项目进行验收、确认，经验收合格后方可接收。6.6不准擅自动用车辆造成车辆受损的，修理费概由当事人负责。6.7任何意外发生，司机须立即通知公司综合管理部。7.档案管理7.1综合管理部应建立完善的车辆资料档案（如：购车发票复印件、车辆行驶证、机动车保险卡等资料）并按档案管理要求归档保存。8.其他8.1本办法经武汉远洋基业物业管理有限公司总经理审批，自2012年12月1日起实行，原相关管理办法作废。8.2 相关记录：8.2.1： YYJY-WH-XZ-F01：用车申请表8.2.2： YYJY-WH-XZ-F02：车辆维修/保养申请单8.2.3： YYJY-WH-XZ-F03：车辆用
8、油统计表武汉远洋基业物业管理有限公司编号YYJY-WH-XZ-SC-002名称档案管理制度版本A0编制张君祎更改张君祎审核陈浩批准代谦生效期2012年11月8日档案管理制度1.目的与范围为了规范公司的档案管理工作，保证档案的完整性、提高档案的可利用性，特制度本办法。2.术语及定义本办法所指的档案是指公司各部门在工作中直接形成的，对本公司和社会有保存价值，以备查找利用的各种文字、图表、声像、照片等不同形式的历史记录。3.职责3.1 公司综合管理部为档案管理的主控部门，主要职责：3.1.1 制定档案管理的规章制度、实施细则；3.1.2 负责公司本部的档案管理工作，负责监督、指导各部门、各物业服务中
9、心档案管理；3.1.3 综合管理部设专人或兼职人员对物业中心的档案进行管理；3.1.4档案管理人员因各种原因有变动时，各部门心须及时通知综合管理部，在综合管理部指导下进行相关内容的交接工作。3.2 档案管理员的职责：3.2.1 认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术；3.2.2 指导文职人员作好文件材料的收集、归档工作，提高归档文件质量；3.2.3 做好档案的收集、整理、保管、登记、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况；3.2.4保护档案的安全，遵守保密制度，未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容。3.2.5 作好档案利用服务工作，编制多种检索
10、工具，迅速准确地查调档案资料。4.工作程序4.1档案工作基本原则集中管理与分散管理相结合、以集中管理为主；即公司级档案由综合管理部集中统一管理，各物业服务中心分类管理相关档案，各类有价值资料必须做到及时归档。4.2归档资料内容4.2.1由公司综合管理部统一归档的公司内部管理文件：以公司名义发出的规章制度、组织构架、合同、岗位职责、通知通报、人事任免、会议纪要、工作记录、计划总结、签报、发文请示、培训资料、过程记录表格、公司营业执照、税务登记证等重要文件； 4.2.2由公司综合管理部统一归档的公司对外往来文件：以公司名义与政府部门、上级公司、小区业主、相关业务单位及其它单位往来的文件。如：来往信
11、件、各种协议、报告、单据、通知、法规、函件等。4.2.3由各职能部门、经营服务部归档的文件：以职能部门、经营服务部名义发出的规章制度、通知通报、会议纪要、计划总结、请示报告、信息快报、过程记录等。4.2.4由公司财务管理部归档的文件：公司及控股公司经费预、决算的文件；年度的增收节支计划；经营活动分析；贷款、担保、借款申请等文件。4.2.5由物业服务中心人事行政专员统一归档的项目文件：以服务中心名义发出的通知通报、信息快报、会议纪要、请示报告、计划总结、以及对业主发文等。服务中心收到的上级公司发出的通知、通报、岗位职责、规章制度、政策法规等文件。以及服务中心各部门须存档的各类文件、资料记录等。如
12、：业主档案、与业主签订的各类协议、或业主签字确认的承诺资料、维修派工、反馈单、及各类服务中心需用表单、工程图纸等；4.2.6重要的技术资料、方案、工作经验材料和其它具有保存价值的文件、材料、光盘、照片等；4.3归档要求4.3.1归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则进行归档，区别不同的价值，便于保管和利用。4.3.2归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。4.3.3不同年度的文件一般不得放在一起立卷4.3.4指定专人将本部门文件及时归档保管，明确标明存档人。存档人将需要归档的文件在办理完毕后进行装订、分类、排列、编号、
13、编目、装盒；4.3.5案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（3-5年）、短期（3年以下）三种，目录应编号排列，专柜保存。4.3.6对各类资料要做到填写及时、项目齐全；填写各类表单须字迹清除、不得在存档资料上乱涂乱画；4.3.7各部门、各物业服务中心对需保存的档案要分类存放；需做好档案标签及档案目录工作，档案标签及目录的文字应规范，以便查找；4.3.8需要归档的纸制文件，有电子文档的，电子文档必须归档。需要永久和长期保存的电子文件，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录；4.3.9电子文件形成单位应在电子文件归档时对相关服务中心进行检查，检
14、查项目包括对纸质文件核对内容，确认电子文件及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子文件与相应的纸质文件表现形式一致，处理过程无差错；4.3.10归档保存的电子文件一般不加密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档；4.3.11电子文件按年归档，按规定时间将上年度的电子文件汇总、分类、整理，储存在符合保管要求的脱机载体上，一般情况下应刻制光盘保存，或拷贝到耐久性好的载体上，一式2套，一套封存保管，一套提供利用；4.3.12定期归档时间：每年6月30日之前完成上年度的档案整理工作，各物业服务中心根据工作量可调整为半年或每月整理一次（如派工单、维修单）。4.4 归档文件的整理4.
