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1、 .东软综合档案管理系统东软综合档案管理系统NeusoftNeusoft SEAS7.5SEAS7.5技术方案技术方案 .目目 录录一应用背景一应用背景 2 21.1 信息技术的发展对档案的影响 21.2 电子档案管理的目标 21.3 电子档案管理系统解决的问题 1二产品概述二产品概述 2 22.1 逻辑构架 22.2 硬件部署 42.3 系统特点 6三系统功能介绍三系统功能介绍 10103.1 信息收集 103.2 管理保存 143.3 信息利用 183.4 业务维护 193.5 系统设置 203.6 安全设计 21四选配功能四选配功能 24244.1 全文检索组件 244.2 OCR 组件
2、 254.3 流媒体服务组件 254.4 安全策略管理 274.5 工作流引擎 27五解决方案五解决方案 29295.1 档案馆解决方案 295.2 企事业单位解决方案 30六典型用户六典型用户 3131七东软介绍七东软介绍 34347.1 东软集团简介 347.2 参与国家标准制定 35八荣誉资质八荣誉资质 3636九联系方式九联系方式 4242 .2 / 45一应用背景一应用背景1.11.1 信息技术的发展对档案的影响信息技术的发展对档案的影响20 世纪 90 年代以来，以信息技术应用为核心的信息化浪潮席卷全球，已成为世界新经济发展的强大推动力，成为当代最先进、最活跃的生产力。在信息技术迅
3、猛发展的浪潮下，企、事业单位加大力度开展信息化建设，力图通过信息技术改造来提升传统产业，以信息化带动工业化和现代化。随着信息技术的发展和企、事业单位信息化建设的逐步深入，给档案管理带来了巨大的挑战。面对通讯、网络、多媒体、存储等信息技术的快速发展，如何充分利用信息化技术，加快档案信息化建设，更快、更好的提供服务是摆在我们面前的紧迫任务。1.21.2 电子档案管理的目标电子档案管理的目标知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是企业信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理中最基础部分。档案作为重要的信息资源，大量凝结了组织发展
4、过程中获得的认识、体会、经验和教训，是承载组织记忆与知识的重要容器，其间蕴涵了大量知识财产。因此做好电子档案的管理，对于企、事业单位来说尤为重要。结合先进的信息化技术，改变传统的重保管、轻利用的观念，充分发挥电子档案的价值，使其成为领导决策的依据，为员工学习掌握岗位工作知识提供途径，成为新产品研究中的重要参考资料。 .1 / 451.31.3 电子档案管理系统解决的问题电子档案管理系统解决的问题1 1 适应对电子文件的管理：适应对电子文件的管理：电子档案管理模式下管理和利用的对象为电子文件，电子文件具有文件与载体分离、易更改、依赖应用环境等特性，这与传统的实物档案管理存在很大的不同。电子档案管
5、理系统要能够实现对实体档案和电子档案的有效管理，同时应根据用户单位的特点，结合电子文件管理的相关标准和理论，积极探索对电子文件的长期保存与完整性、真实性方面的研究。2 2实现档案业务的全面管理：实现档案业务的全面管理：提供信息收集、整理、归档、统计、编研、鉴定、销毁、检索、借阅、库房管理等档案业务功能，实现对档案信息的全过程的高效管理。3 3实现档案信息的共享和利用：实现档案信息的共享和利用：对电子档案信息进行有效组织，充分利用网络优势，在确保信息安全的同时，使企业员工可以在局域网或互联网上方便快捷的获取到档案信息资源。4 4实现文档一体化管理：实现文档一体化管理：与企、事业单位中已建立的办公
6、自动化（OA）、管理信息系统（MIS）、企业资源计划（ERP）等业务系统进行无缝的衔接。通过有效的技术手段，使业务系统中产生的有价值的电子文件能够自动、完整、规的归档到电子档案管理系统中。充分利用企、事业单位中的信息资源，减少人工操作，提高工作效率。 .2 / 45二产品概述二产品概述2.12.1 逻辑构架逻辑构架1 1系统支撑层：系统支撑层：是系统运行的底层支撑平台，它为保证系统正常运行提供了最佳保障。系统支撑层由网络、服务器、存储、系统软件组成。网络：为系统提供信息传输平台。服务器：为系统提供信息处理平台。存储：为系统数据提供存储平台。系统软件：为硬件设备和应用系统提供软件支持。2 2资源
7、层：资源层：是整体系统的数据资源层，为上层提供数据源。其组成包含档案管理系统的应用数据、电子文件、用户信息以与存在于业务系统中的数据。上层可以通过各种访问协议（如：JDBC、FTP、LDAP）获取存储在数据库或磁盘上的数据。业务系统（如：OA、MIS 等）可以通过系统提供的应用程序接口进行数据的归档、查询、单点登录与界面整合，实现档案管理系统和业务系统的集成。3 3基础应用层：基础应用层：提供系统基础的应用功能，为业务应用提供支撑。其组成包括记录管理、电子文件管理、存储管理、消息管理、任务管理等。4 4业务应用层：业务应用层： .3 / 45实现所有的档案管理业务逻辑。包括了档案的所有业务功能
8、，包含信息的收集、整理、归档、管理、保管、利用等。5 5展示层：展示层：是系统展示给用户的图形界面，用户使用笔记本电脑、工作站、PDA、智能手机等设备，通过浏览器访问应用系统。2.22.2 硬件部署硬件部署东软综合档案管理系统的正常运行基于一定的网络和硬件环境，主要负责档案信息的收集、存储、备份以与输出利用等，用户可根据本单位的实际情况选择配备。2.2.12.2.1 输入输入/ /输出设备输出设备1） 高速扫描仪：高速扫描仪：用于普通幅面文件、档案（B5、A4、A3 等幅面）的扫描录入。 .4 / 452） 工程扫描仪工程扫描仪：用于大幅面图纸(A0 幅面)的扫描输入。3） 数码相机数码相机：
9、用于实体档案拍照、数码照片的录入。4） 普通打印机：普通打印机：用于档案目录的打印输出。5） 绘图仪绘图仪：用于大幅面图纸的打印输出。6） 光盘刻录机：光盘刻录机：用于电子档案的刻录、存储与备份。2.2.22.2.2 存储、备份设备存储、备份设备1)磁盘阵列：磁盘阵列：大容量、安全性高的专业存储设备，可以解决大数据量的存储问题。2)2)磁带机：磁带机：用于电子档案数据的脱机备份。2.2.32.2.3 服务器服务器提供档案管理系统的 WEB 应用服务、流媒体服务、数据存储等。这些服务既可以集中在一台高性能服务器上也可以分别部署在独立的服务器上，同时 WEB 应用服务器可以采用集群技术分担到两个或
10、多个服务器上，以提高性能。建议将 WEB 应用服务、流媒体服务和数据库使用独立的服务器部署。服务器硬件配置如下：CUP：双核 CPU 主频 2.0GHz 以上存：2G 以上网卡：千兆网卡硬盘：空间足够大（结合存储数据量考虑） 。2.2.42.2.4 PCPC 机机需根据实际情况，配置若干用于档案数据的录入、输出、查询、利用的终端办公电脑。建议硬件配置如下：CUP：P4 主频 2.0GHz 以上存：1G 以上 .5 / 452.2.52.2.5 操作系统与数据库操作系统与数据库1） 服务器端服务器端：操作系统：Windows 2000/2003 Server；Linux数据库：Microsoft
11、 Sql Server2000 /2005；Oracle 9i/10G中间件：Tomcat 4.1/5.2；Weblogic 9/102 2） 客户端：客户端：操作系统：Windows XP/2003/7浏览器：Internet Explorer 6.0/7.0/8.02.32.3 系统特点系统特点东软综合档案管理系统为用户提供了一个安全、灵活、高效的“档案管理平台档案管理平台”。系统提供了安全控制功能对权限、数据和用户进行控制，以确保系统的“数据安全数据安全”。信息采集、档案管理和信息利用实现了档案管理过程中的所有业务功能，同时用户通过业务管理功能可以对文档库结构和功能模块进行“灵活配置灵活
12、配置”。另外系统可与全文检索、OCR、流媒体、工作流引擎等服务组件进行集成。用户可以在东软综合档案管理系统平台上建立起适合本单位的电子档案管理系统。系统适用于：（1 1）综合档案室）综合档案室：对企、事业、各级政府本单位的综合档案进行管理。（2 2）综合档案馆：）综合档案馆：各级档案馆，接收并管理所属立档单位的档案。（3 3）集团式管理：）集团式管理：集团单位对分布在不同地点的下级单位进行集团化的档案管理，结合集团的实际情况，可以采用集中式或分布式的管理方案。 .6 / 45（4 4）行业应用）行业应用: :根据行业的特点和标准，利用东软综合档案管理平台实现对行业档案的管理，如:结合制造业的特
13、点，实现对产品图纸的档案管理;结合电力企业的标准、规，实现对项目档案管理；结合学校的管理，实现对教学、科研档案管理；结合检察院、法院的要求，实现对诉讼档案管理；结合房产局业务，实现对房产交易档案管理； 2.3.12.3.1 数据结构自定义数据结构自定义东软综合档案管理系统提供了灵活的数据结构自定义功能，用户可以结合实际的业务情况定义文件库、预归档库和档案库的结构与功能，并且能够在自身需求、管理模式上发生变化时随需应变。库结构管理库结构管理用户可以根据本单位管理的文件和档案种类，如收文、发文、文书档案、科技档案、基建档案、会计档案、光盘档案、录像档案、录音档案、设备档案、实物档案、照片档案、图书
14、档案等，自由的设置文件库、预归档库和档案库的结构。同时系统中还提供了节点管理功能，对于档案馆或集团集中管理时可以将不同立档单位、不同下级单位的数据分别建立在不同的节点下区分管理。数据结构管理数据结构管理对于不同种类文件和档案以与在移交、归档、借阅、保管、销毁等业务操作中产生的数据，系统提供大量的文档库数据结构模板，用户可以利用模板方便的建立文档库。同时可以对建立后的文档库可以通过修改文档类型进行增加、删除、修改字段名称、字段长度、字段类型等属性。流水号规则设置流水号规则设置通过修改文档类型功能可以对流水号字段的生成规则进行设置，如档案号、盒号、件号、案卷号、卷顺序号等常用流水号的规则均可设置。
15、可以设置生成的组合字段，如档案号由年度+保管期限+流水号组成，也可以设置依赖字段如件号依赖年度形成流水，那么系统会根据不同的年度生成由 1 到 N 的流水号。在新增记录时可以自动提取流水号，或者使 .7 / 45用编号功能统一生成流水号。自动维护表达式自动维护表达式系统中置了常用的表达式，利用表达式可以获取当前时间、用户名、所属部门；计算起止日期、页数、件数等。通过修改文档类型功能可以设置字段的默认值使用表达式获取，在数据发生变化时系统会自动进行表达式的维护，如当案卷增加了一个新文件时，系统会对案卷的件数字段进行自动的维护计算。数据分类导航设置数据分类导航设置系统中提供了分类导航设置功能，可以
16、设置文档库中的数据按某一个或多个字段组合进行分类导航。例如对于案卷可以设置按年度、分类号两级分类导航或者按年度、保管期限、密级三级分类导航；对于文件可以设置按年度、文件移交状态两级分类导航。用户可以结合业务需要进行自由调整，利用分类导航可以方便、快捷的查找到某一类数据。功能模块配置功能模块配置系统中提供了对功能模块的配置功能，可以按照用户的业务需要对功能模块进行增加、删除、更名操作。对于有个性化需求和功能模块，还可以进行配置。报表模板管理报表模板管理系统置大量规的档案报表模板，报表模板利用 EXCEL 进行制作，用户可以对模板中的字体、打印容、排序方式等进行调整。2.3.22.3.2 档案业务管理档案业务管理系统提供档案的数据录入、移交、归档、借阅、统计、编研、销毁、脱机保管、库房管理、报表输出、检索查询的完整功能，在此可以实现档案业务的高效、自动管理。2.3.32.3.3 电子文件管理电子文件管理版本管理版本管理系统提供版本管理功能，可以对电子文件的各个版本进行维护。支持对电子文件的检入和检出，并记录检出、检入的原因与人员信息；可以指定检入部门或人员，只有指定的检入人可以进行修改；检
