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1、档案利用与服务精选ppt第一章 档案利用与服务概述第一节 档案利用与服务的基本含义v一、档案利用与服务的基本含义v(一)档案利用v档案利用是利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。v档案利用的过程是档案利用者通过档案部门查找利用档案信息实现档案价值。精选ppt第一章 档案利用与服务概述第一节 档案利用与服务的基本含义v(二)档案服务v档案服务是档案部门以馆、室藏档案信息资源为基础，以满足利用者某方面需求为目的，通过一定的方式和途径主动为利用者提供服务的工作。v档案服务的过程是档案部门提供档案信息给利用者使用实现档案价值。精选ppt第一章 档案利用与服务概述第一节 档案利用与服务的基本含义
2、v二、档案利用与服务的主要内容v(一)档案利用的主要内容与条件v1、基础条件：档案档案信息资源建设；建立档案检索体系；建立相关管理制度；配备相关设施；熟悉馆（室）藏档案、资料情况；了解档案利用范围的规定；开展档案与档案工作宣传等。 v2、主要内容：根据利用者需要及时提供档案、资料供利用者阅览、复制和摘录。精选ppt第一章 档案利用与服务概述第一节 档案利用与服务的基本含义v(二)档案服务的主要内容与条件v1、基础条件：同上。v2、主要内容：档案展览、公布与开放档案、编辑出版档案文献汇编或档案参考资料、开展与媒体的合作、开展政府信息公开查阅场所服务、建立爱国主义教育基地服务等。 精选ppt第一章
3、 档案利用与服务概述第二节 档案利用与服务的宗旨与要求v一、档案利用与服务的基本宗旨与要求v宗旨：满足社会各方面对档案信息的需求，实现档案价值，是档案利用与服务的基本宗旨。v要求：为实现上述宗旨，在开展档案利用时要广泛宣传、热情接待、细心查找；在开展档案服务时要目光敏锐、积极开发、主动提供。 精选ppt第一章 档案利用与服务概述第二节 档案利用与服务的宗旨与要求v二、档案利用与服务的基本原则v（一）依法开放原则；v（二）简化便利原则；v（三）复制品替代原则；v（四）保守秘密原则；v（五）主动及时原则；v（六）全面覆盖原则。v三、档案利用与服务的法规制度要求(略)精选ppt第一章 档案利用与服务
4、概述第三节 档案利用与服务的地位和作用v一、档案利用与服务的地位v在档案工作各业务环节中，档案利用与服务处于主导和支配的地位。 精选ppt第一章 档案利用与服务概述第三节 档案利用与服务的地位和作用v二、档案利用与服务的作用v（一）直接体现档案工作的根本目的。v（二）直接检验各项档案基础业务工作的质量，推动各项档案基础业务工作水平不断提高。v（三）是联系社会的纽带，了解利用与服务需求的窗口，为档案工作带来活力和生机。精选ppt第二章 档案利用v档案利用是利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v一、档案资源建设v档案资源是档案利用的客观对象
5、；v国家档案资源分别由档案室和档案馆两个系统保管。v（一）档案室档案资源的来源及建设要求v档案室是国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构，是国家档案工作组织体系中最普遍的基层业务机构，也是档案馆工作的基础。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v档案室档案资源建设的根本要求是：凡依法成立的国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位，都要建立档案室；档案室要将本单位职能活动中形成的有保存价值的各种门类和载体的材料完整、准确、系统地收集归档，保证能真实反映单位活动的历史面貌。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v（二）档案馆档案资源的来
6、源及建设要求v档案馆是集中管理特定范围档案的专门机构，是永久保存档案的基地，是提供档案信息为社会服务的中心，也是科学文化事业机构。v我国各级国家档案馆的档案资源主要通过依法接收、公开征集和接受捐赠三种方式获得。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v合理的馆藏结构主要体现在以下两个方面：v（1）馆藏档案质量要优化、数量要充足；v（2）馆藏档案内容要丰富，要有特色。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v二、建立健全档案利用工作制度v档案利用制度内容包括：v1.阅览室接待的对象和进入阅览室的要求；v2.馆、室藏档案和资料的借阅范围和手续；v3.利用档案须知以及违反须知事项的处
7、罚与处理办法；精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v4.档案复制件和摘录内容的管理v5.有偿服务项目及收费标准；v6.阅览开放时间。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v三、建立和完善档案检索体系v档案检索体系是指从不同角度揭示馆、室藏，为满足利用者多方面的需要而建立起来的各种检索工具的体系。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v（一）档案检索v档案检索是利用档案检索工具，对所需的档案进行查找的过程。v档案检索的任务，是为档案利用者快速、准确、完整地找到其需要的档案信息或档案实体。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v档案检索的一般程序：明确利用
8、需求形成检索表达（提问）选定检索途径角度并确定使用检索方式与具体检索工具实际检索完成检索行为并形成检索结果评价检索结果或结束该次检索或进行再次修正、调整、扩展性检索最终结束检索。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v（二）档案检索工具v档案检索工具是用于储存、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。v档案检索工具有存贮和检索两种基本职能。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v档案检索工具的种类，按编制方法划分，可分为目录、索引、指南三大类；按检索手段划分，可分为手检工具与机检工具两大类；按使用对象分，可分为公务性与开放性的检索工具；按检索功能
9、划分，可分为查找性与报道性两种；按检索范围划分，可分为全宗(或其部分)目录或专题目录；按其档案检索工具的载体形态分，可分为卡片式检索工具、簿册式检索工具、缩微胶卷（片）式检索工具和计算机检索系统。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v（三）档案检索体系建设v档案检索体系，是指从不同角度揭示馆、室藏，为满足利用者多方面的需要而建立起来的各种检索工具的体系。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v1.构成一个健全检索体系的条件：v必须由两种以上的不同的检索工具组成；v各种检索工具之间有明确分工而又互为补充；v能从不同角度去揭示馆、室藏档案的内容和外形特征，可提供较多的查找线索
10、，具有一定的检索效率。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v2.建立档案检索体系的要求。（1）建立档案检索体系，必须依据一定的条件，一切从实际出发。（2）建立档案检索系统，必须以效率为先，讲求方便实用。（3）建立档案检索系统，要防止检索工具之间的重复和平行，保持每一检索工具的专一性。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v（三）几种常见的档案检索工具v1、分类目录(略)精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v(专题目录、人名目录略)v2、库藏档案存放位置索引v库藏档案存放位置索引，是根据各档案馆、室库藏档案的具体存放位置而编制的一种档案索引工具。v库藏档案存放位
11、置索引一般置于档案库房内精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v库藏档案存放位置索引样式v（1）使用档案箱的档案室库房v库档案存放位置索引精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v（2）使用档案密集架的档案室库房存 放 位 置分类号年度起止件号库号 组号 列号 节号 层号12121A119981-105精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v3.全宗指南v全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。又称全宗介绍。v全宗指南一份置于档案目录柜，一份归入全宗卷。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v全宗指南由封页、正文、备注
12、三部分组成v（1）封页。项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。v（2）正文。全宗指南的正文部分又分为：全宗构成者沿革简介；全宗内档案情况简介；全宗内档案内容与成分介绍。v（3）备注。内容主要包括：本全宗指南的编制情况和有关全宗内档案的补充说明。精选ppt全宗指南的特点v全宗指南是一种引导性的检索工具，与目录式、索引式档案检索工具不同：v目录式、索引式档案检索工具主要是向利用者介绍档案的档号与存放位置。v全宗指南一是简要介绍立档单位历史沿革，二是着重介绍本档案室有哪些种类和内容的档案材料，一般不标明档案的档号与具体存放位置。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v4.档案馆指南v档案馆
13、指南是全面介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料的工具书。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v5、计算机检索系统v计算机检索系统是借助某种计算机档案管理软件，按照一定的格式著录档案内容和外形特征，利用计算机查找利用档案的系统。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v四、设施设备和工作人员的配备v（一）设施设备的配置v1.阅览场所精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v2.复制工具v3.专用记录纸笔v4.有声像档案和档案缩微品的档案馆、室，应配备录音机、录像机和缩微阅读器v5.配备必要的辅助参考资料与工具书，如中文字典、辞典，
14、专业工作手册等。精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v（二）工作人员的配备v1.档案利用工作人员的职责：v（1）热情接待利用者，指导利用者使用检索工具，帮助利用者选择和查找所需要的档案材料；v（2）维护阅览秩序，认真办理利用和复制档案的有关手续，耐心解答利用者提出的问题；v（3）仔细检查借出与收回时档案状况，做好档案交接；精选ppt第二章 档案利用第一节 档案利用的条件v（4）登记与统计阅览人数、卷数，收集利用效果；v（5）听取利用者对档案工作的意见和建议，研究利用工作的特点和规律；v（6）负责收取有偿服务费用和管理阅览室。v2.档案利用工作人员的要求：必须熟悉馆、室藏档案资料情况
15、。精选ppt第二章 档案利用第二节 档案利用的规定v一、档案开放和控制范围的规定v按照我国现行法律法规的规定，国家档案可分为开放档案和未开放档案两大部分。v（一）开放档案v“开放档案”，一是指档案馆将达到一定期限无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动；二是指依法可以向社会公开提供利用的档案。精选ppt第二章 档案利用第二节 档案利用的规定v1987年颁布的中华人民共和国档案法（以下简称档案法）第十九条规定：国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放；经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年；涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放
16、的期限，可以多于30年。精选ppt第二章 档案利用第二节 档案利用的规定v按照2008年5月1日起施行的中华人民共和国政府信息公开条例的规定：行政机关和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织对涉及公民、法人或者其他组织切身利益的；需要社会公众广泛知晓或者参与的；反映本行政机关机构设置、职能、办事程序等情况的；其他依照法律、法规和国家有关规定应当主动公开的政府信息，应当主动公开。精选ppt第二章 档案利用第二节 档案利用的规定v单位的档案部门保存的涉及政府信息公开范围的档案也应视同开放档案。v（二）未开放档案v未开放档案是指依法未能向社会公开提供利用的档案，包括四部分：v一是保存在档案馆的自形成之日起未满30年的档案；精选ppt第二章 档案利用第二节 档案利用的规定v二是自形成之日起满30年仍不宜开放的档案；v三是行政机关和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织保存的不属于政府信息公开范围的档案；v四是其他机关、团体、企事业单位和组织的档案机构保存的档案。精选ppt第二章 档案利用第二节 档案利用的规定v二、档案利用者及其利用档案的规定v（一）档案利用者的划分v档案利用者可分为三
