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1、精选优质文档-倾情为你奉上*有限公司材料、设备管理规定（暂行稿）为进一步加强公司工程施工材料、设备管理，确保材料、设备从采购到发放的流程有序规范，强化材料、设备控制，降低成本，特制定本规定，管理规定流程分为六个环节：计划、申报、调研、采购、付款、入库与领用。（附则：处罚条例）一、计划环节1、计划编制：材料计划是材料成本控制的基准点，各工程项目的材料计划以开工报告的材料计划单（见附表）为准。材料计划由项目负责人根据项目中标合同清单对应图纸资料，核定项目施工所需的主要材料、设备的规格、型号及数量，编制出领用材料、设备总计划。2、计划编制时限：项目中标承包合同签订结束后，项目部确认项目负责人及施工班
2、的第2个工作日，由项目负责人编制填写总计划报签，签证人员为：项目业务员、项目部经理、技术设计主管、采购负责人、业务副总、常务副总、财务负责人、总经理，签证时限即为2个工作日。3、计划反馈：总计划签证完毕后，项目负责人将材料计划及时反馈至采购部、财务部。4、计划修订：在施工过程中根据甲方或施工现场情况产生增补的，应由项目负责人填报材料、设备增补单（见附表）报签，签证完毕报采购与财务。二、 申报环节1、申报时间：项目施工进场后，根据工程进度，由施工班长填制月材料计划单（见附表）流转签证2、申报确认：施工班长填制月材料计划单，必须要有项目负责人、项目部经理、审核签字后报财务开领料单。3、申报要求：材
3、料、设备计划单要注明工程名称、合同号、施工班组和申请日期等内容，各种材料、设备规格必须明确具体，有品牌要求的必须注明，图纸上规格不明确的，项目负责人报技术设计主管确认。 4、填报要求：材料计划的上报要符合施工进度计划，保证材料发放与工程进度同步耗料。每个分项工程第一次领料后项目负责人要在施工图纸中详细标注各种材料使用数据，计入自己的施工项目材料台帐中，在下一次领料时，将上一次施工材料在施工图纸中的数据反映（可手工绘制草图）作为附件，填报材料计划单，否则不得再领料。三、调研环节1、招标机构（对内）：公司成立招标领导小组，总经理任组长，成员包括：业务副总、采购负责人、商务负责人、技术设计主管、工程
4、项目部经理、财务部负责人，招标领导小组负责公司对内招标工作的日常管理，招标工作由商务部负责牵头。2、招标要求：（1）工程项目部经理确认并提供招标数量（计划），仓库保管员应及时将所需库存材料明细（注明规格、型号）报项目部经理、财务对应岗位、采购负责人。（2）招标文件由商务负责起草，工程管理部在上报材料数量时同时填报付款方式，招标文件经对内招标领导小组成员签证后报送采购部。（3）常规材料半年一次招标备货，常用材料采购价由采购部负责同比环比。（4）设备招标（包括指定品牌），对照投标文件及设计方案，由采购部另找一家供应商进行价格比较，再次确认最终对内招标价。（5）参与投标的供应商不低于3家，工程管理部
5、调研推荐一家、商务部调研推荐一家、采购部调研推荐一家。推荐厂家由技术设计主管予以确认后经招标领导小组签证后报送采购部执行。（6）凡采购金额在十万元以上的，须由六人招标小组参加组织三家询标，十万以下进行两家询标。急用材料供应商发送的传真件经六人招标小组当场签字确认后有效。价格高于前期采购价的，须报总经理审批。（9）公司以议标形式评标，开标应在招标文件确定的提交招标文件的截止时间的同一时间进行，开标时招标六人小组人员应全部在场，现场进行议标，评标工作由牵头组织部门主持。采用综合评估法的，应当对招标文件提供的产品质量、采购周期、投标价格、付款方式、质保金及售后服务承诺、企业信誉等因素，能否最大限度地
6、满足招标要求进行评审比较；采用经评审的最低投标价法的，应当在投标文件能满足投标实质性要求的投标人中，评审出价格最低的投标人，提交有效投标文件少于3家的，应重新招标。牵头部门根据评标结果形成书面文件，经全体评标人员签证后，报总经理审批。（10）价格分析：各调研部门要上报上月的调研报告，报告须附信息价（无信息价的附上期采购价）、对外招投标价、对外合同价、对内招标价、对内未招标的调研价、采购价6种价格比较分析。3、合同签订：产品调研定价后，由采购部门根据招投标结果与中标单位接洽商谈，明确规格型号、数量、价格、交期、付款条件、质保金等相关合同内容，拟定购销合同，填制采购合同会签表，注明合同名称、供货单
7、位、合同总金额、总包合同及公司合同关于付款结算等方面内容，交签证人员就上述内容签证，通过招标方式的须附经招标小组全体人员签字确认的招标结论书，通过邀标的须附经招标小组全体人员签字确认的报价单，缺乏此要件不得办理签证。采购部负责对总包合同条款及购销合同条款进行说明；财务负责检查合同价格是否低于调研招投标价格并登记价格及检查付款条款；商务部负责计算材料、设备成本是否符合工程预算；工程项目部负责登记合同条款内的质量保修期规定，并建立相应保修期台帐，以便工程移交后能建立起与厂家的质量保修联系；财务部负责人针对上述意见检查合同条款；最后由总经理做最后审批。采购合同签证时，应附材料设备采购付款审批清单，列
8、明合同号、申请日期、材料名称、规格型号、数量、单位、单价、金额等要素，说明付款情况，明细合同金额、质保金、应付金额、下期应付金额、已付金额、本期应付金额，报签证人签证：材料会计比对计划材料数量和价格，技术设计主管审核实际用料数量及质量规格型号，工程项目部根据工程施工合同比对计划实际用料数量、价格、质量、规格型号，款付至质保金须移交工程维护签证后方可付清余款。附件材料、设备采购价格比差表四、采购环节1、采购部是采购合同的执行部门，对于已签订采购合同的，采购部应积极与供应商接洽，明确交期和交货地点，组织到货的质量和数量验收，直接运送至施工现场的，要提前通知项目负责人组织验收签证，项目负责人接到采购
9、部门的到货通知的，必须在到货地点组织到货的质量和数量验收，送货单经施工班组长和项目负责人签字确认后，要及时报送采购部，对于未及时报送的，采购部应及时催收。运送至仓库的，应提前通知仓库保管员组织验收并及时办理入库手续。2、对于无合同的急用材料，如果本季（月）度有同类材料招标和邀标价格的，可根据原招标或邀标结果采购；无招标或邀标价格的，应立即交调研部门调研，执行调研流程。3、采购时限：采购工作应在合同规定的交期前结束，因故使交期延迟的，须向工程项部经理汇报延迟原因，由工程项目部经理协商解决，解决不了的报总经理解决。五、付款环节1、已签订购销合同的，按合同约定的付款方式付款，采购人员在要求支付货款时
10、须附合同复印件，附分类明细材料付款申请单，注明供应商、工程名称、材料名称、计划资金等要素经工程项目部经理、主管副总、常务副总、总经理签证后报财务负责人核对，由财务出纳执行。2、对于无购销合同的零星采购（单次采购金额2000元以下）及单次采购金额在5000元以下（每个工程限一次）的急用材料，必须经工程项目部经理、主管副总、常务副总、总经理签证后方可予以购买并支付。3、对于合同已经签订，但付款方式是款到发货的购销合同，支付款项时须说明本次付款的金额、比例、未付金额等要素，经工程项目部经理、主管副总、管理顾问、总经理签证方可予以购买并支付。签证时须附合同复印件，货到后一周内应办理好报销手续，报销手续
11、的签证人与付款签证人一致。 六、入库与领用环节1、材料、设备收货及入库 （1 ）仓库保管员需严格按照随货同行收货确认单进行验收。 （2 ）所有材料、设备入库确认，必须由仓库人员和采购人员共同确认。新产品尤其需要共同确认，需要仔细核对物料的产品描述，以避免出错。 （3）仓库与采购共同确认入库单物料数量时，如发现送货总单上的数量不符，由采购联络处理数量问题。必须严格按照规定对每一个入库单入库物料进行数量确认，即是确认登帐入库数量和实际入库数量是否相符，不符合的需要追查原因到底和解决完成。（4）仓管员收货时需要求采购人员给付“入库单”，没有时需要追查，直到拿到单据为止，仓库人员负追查和保管单据的责任
12、。 （5）仓库人员要将货物放到仓库内部，不允许放在仓库外，尤其不能隔夜放在仓库外，下班后必须将货物检查放在仓库内部。 （6） 仓库人员对物料摆放需要按照划分的区域进行摆放，不得随意摆放物料，不得在规划的区域外摆放物料，特殊情况需要在2小时内进行整理归位。 （7）保管员每月对库存物料进行正确标示和定期检查，在物料收货、点数、借料、摆放、入库、归位、储存的过程中，防止物料损坏，有异常品质问题进行反馈处理，发现物料异常信息，如储位不对、帐物不符、品质问题需要及时反馈处理。 （8）保管员对呆滞的要予以分析，每月根据处理结果对物料进行分别管理。 （9）保管员每月做好单据、卡、帐务管理，所有单据应按照登帐
13、方式和要求当天按时完成，每天需给到财务的单据电子档和手工单据一并报送财务，每月的单据要保管好，遗失将追查相关责任。 （10）财务要对仓库实行定期盘点管理，盘点过程中发现异常问题及时反馈处理。库存物料发现帐物不符时需要查明原因，查明原因后根据责任轻重进行处理。 （11）客户退料必须填报客户退货单经采购部签字确认报送财务核准。2、材料、设备领用与发放（1）库存材料（包括辅料）的领用：项目负责人根据已签证的材料、设备总计划开具申领单，财务对应人员据此开具领料单，并与材料设备总计划核对，审核是否超出材料计划（建立台帐）。甲供材料由工程项目部经理核实，主管副总审批。项目负责人应按工程项目建立材料领用台帐
14、，保证材料发放与工程进度同步。财务对应人员根据申领单开具出库单，仓库凭出库单发料并登记入账，返回白联到财务部供对应人员记帐。（2）直拨材料领用：项目负责人上报采购计划由工程项目部经理签证后交至采购部办理。直接拨往施工现场的材料、设备，施工班组和项目负责人共同签收，并将经签收的送货单在月底前交财务对应人员，财务对应人员开具一式三联的收料单，并负责记账。凡发生材料直拨的，采购员每月月底填制本月直拨材料汇总，注明项目名称、供应商、材料规格、数量、直拨日期等要素，报送财务，由财务对应人员核对送货单的报送情况，凡未及时报送送货单的施工班组和项目负责人，停发进度或结算工资，直至报送。（3）甲供材料领用甲供
15、材料的领用由工程项目部经理办理，领用前由财务对应人员签章登记，施工班组和项目负责人共同签收，月底由工程项目部经理负责收回经签收的建设方出库单，汇总甲供材料，报送财务，每月财务对应人员据此与建设方核对，核对后及时将对账情况通报项目部经理，便于工程结算。（4）急用/增补材料审批（此项不作入库出库处理）遇突发情况，比如联系单、新开工工地、甲方要求更改设备、材料的型号、规格等情况，项目负责人确实需要申请急用材料的，应打书面申请，填制急用/增补材料审批单，进行当月急用材料增补申请数量及金额统计，注明项目名称、合同号、材料名称、规格型号、总计划、实际用量、增补数量、增补原因、计划增补金额等要素，并由工程管
16、理部经理审核和主管副总核实后，方可作为增补材料上报，上报时要附甲方联系单，经签证（项目负责人项目部经理业务主管技术设计主管主管副总常务副总总经理）后再领支票购买材料，否则不予以购买。（5）门市直销与渠道批发a、门市直销材料、设备由店长开具领料申请单直接报送仓库领取（对门店存货进行一次盘点，开具领料单），仓库无货时急需采购的应由门店填报后由仓库保管员报采购部采购，货物需作入库领用开单处理。b、渠道部批发材料、设备将直接开单，客户可凭单直接到仓库领取（仓库无货，需打申请单与仓库对接），需要发送快递的，由渠道经办人开单到仓库领取发货。附则：处罚条例1、 以上规定的所需填报予以签证的必须执行，对未经签证流程而直接发生的，将根据发生金额对相
