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1、关于会议组织工作昆山开发区党政办公室2021.5.昆山开发区办公室系统业务培训资料第一页，编辑于星期二：十三点 三十六分。会议组织的三大工作 会前准备会前准备 会间工作会间工作 会后工作会后工作会议的作用分工功能 协调功能 决策功能 组织领导功能 资讯功能 亲和功能 第二页，编辑于星期二：十三点 三十六分。提高会议效率的几个因素 会议前目标明确、议程确定与会者选择恰当不图多不求少，必须参加者参加会议时间选择恰当通知不能太早或太晚通知内容要周详，使与会者有准备而来地点选择恰当、音响等设备良好准时开始不拖拉，议程中每一议题的时间分配恰当 会议中排除外界干扰，保持设备正常使用发言紧扣主题，会议讨论要
2、会而议、议而决第三页，编辑于星期二：十三点 三十六分。会议中资料准备充足，保障决策科学发扬民主，会议讨论充分，无少数人垄断会议现象适时制止与会者相互扯皮，并调动会议讨论热情视听器材发生良好无特殊情况不超出预定时间主持人适时总结会议成果会议后与会者及时传达、贯彻会议精神整理出完整的会议记录，及时追踪决议事项贯彻执行适时汇总通报会议精神贯彻情况第四页，编辑于星期二：十三点 三十六分。会议中几个角色会议中几个角色正式人员包括主持人正式人员包括主持人特邀人员特邀人员列席人员列席人员旁听人员旁听人员秘书的作用秘书的作用参加会议，自始至终为会议效劳，对参加会议，自始至终为会议效劳，对支持和保证会议取得预期
3、效果起着不支持和保证会议取得预期效果起着不可替代的重要作用。可替代的重要作用。第五页，编辑于星期二：十三点 三十六分。一般会议的六个要素与会者主持人议题名称时间地点 大型会议有主办方、协办方等大型会议有主办方、协办方等第六页，编辑于星期二：十三点 三十六分。会议的与会者会议的与会者与会者的要求与会者的要求必要性必要性重要性有利于会议的进展和效果重要性有利于会议的进展和效果合法性有合法的身份和法定的资格合法性有合法的身份和法定的资格与会者成员组成与会者成员组成正式人员。有表决权、选举权和发言权。正式人员。有表决权、选举权和发言权。列席人员。有一定的发言权，但无表决权和选举权。列席人员。有一定的发
4、言权，但无表决权和选举权。特邀人员。根据会议需要专门邀请的人员，如上级机关特邀人员。根据会议需要专门邀请的人员，如上级机关的领导人、友好单位、地区、国家的来宾，报社、电视的领导人、友好单位、地区、国家的来宾，报社、电视台的记者等。台的记者等。旁听人员。不具有正式资格，既无表决权，也无发言旁听人员。不具有正式资格，既无表决权，也无发言权。权。第七页，编辑于星期二：十三点 三十六分。会议的主持人会议的主持人当然主持人当然主持人由其职务和地位，即由组织的章程或法规决定。由其职务和地位，即由组织的章程或法规决定。临时主持人临时主持人各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，各种代表会议，或几个单位
5、、几个地区的联席会议，选举或协商产生临时主持人。重大会议，需产生相应选举或协商产生临时主持人。重大会议，需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。主持人的职责：主持人的职责：宣布开会和闭会、介绍会议情况、控制和调节会议进宣布开会和闭会、介绍会议情况、控制和调节会议进程、允许与会者发言和制止超时及违反标准的发言、程、允许与会者发言和制止超时及违反标准的发言、维护会场纪律、选定会议记录人及验证会议记录的准维护会场纪律、选定会议记录人及验证会议记录的准确性、催促会议决议和决定的执行。确性、催促会议决议和决定的执行。 第八页，编辑于星期二：十
6、三点 三十六分。会议的主办者 由有领导或管理职权的机关主办在需要做出决策、宣布决定、传达指示、通报情况、布置工作、听取意见等情形下，由领导或管理机关承担主办责任。由会议的发起者主办协作性、学术性、交流性的会议，主办者通常是会议的发起者。可以是一个组织发起，也可以是多个组织共同发起主办。由一个组织的成员轮流主办经常性会议如年会，每一个成员包括国家、地区或非政府组织都有主办会议的权利和义务。如亚太经济合作组织领导人非正式会议。通过一定申办程序确定由谁主办一些跨国家、跨地区的会议，政治、经济影响比较大，涉及面广，为保证会议质量和显示公平竞争，采取申办竞争程序来确定主办者，申办的程序和条件在会议规那么
7、中明确规定。如奥运会、世界博览会。 第九页，编辑于星期二：十三点 三十六分。会议的议题会议的议题讨论的题目，研究的课题，需要解决的问题。议题应尽可能集中、单一。两种产生情况：领导指定，秘书调查研究后提出。议题的形式可以有书面形式和口头形式。书面形式包括议案、建议、提案、最后文件草案或讨论稿、会议议程、提纲等。小型事务性会议可将议题口头传达给与会者。第十页，编辑于星期二：十三点 三十六分。议案、建议、提案的含义议案：人大代表提出，经审议，列入大会议程建议：人大代表对本级人代会及其常委会提出的建议、批评和意见人代会常委会办事机构交有关机关研究处理并负责答复；不列入大会的“议案也如此处理提案：政协委
8、员向国家机关和有关组织提出的建议和批评秘书工作包括两局部议案、建议、提案产生过程中的工作人大、政协机关秘书办理阶段的工作政府、法院、检察院等机关的秘书第十一页，编辑于星期二：十三点 三十六分。议案、建议、提案产生过程中的秘书工作会前工作起草视察通知制发表格议案草表、意见分类统计表搞好视察组织安排工作，写出视察情况报告组织工作人员参与视察，记录情况，开会讨论分析，整理文字材料根据议案、提案原案的情况，与有关单位通气，以便预先作好答复工作会中工作起草工作方案范围、收集、立案、转办、审查会议的议程等将已收集的草案表送回，补充修改审查委员会秘书机构开会讨论，初步意见，汇总报大会主席团第十二页，编辑于星
9、期二：十三点 三十六分。 议案、建议、提案的办理交办承办分类、接办、登记、分发、协调、催办、拟文、签发、编号、印制、校对、统计、立卷、归档、总结催办大会闭会后36个月予以答复，机关办公室催办答复以函的形式答复，抄送有关交办单位审查复查总结和报告立卷和归档第十三页，编辑于星期二：十三点 三十六分。会议的名称会议的名称会议的名称显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位等；用确切、标准的文字表达；制成横幅或“会标。如： 昆山开发区工作会议昆山开发区机关办公室主任年度工作会议第十四页，编辑于星期二：十三点 三十六分。 会议的时间会议时间一指会议召开时间要考虑需要、可能、适宜二指会议所需时间(要一天、半
10、天)三指每次会议议程的时间限度相关术语会期。一是指会议从开始到结束的时间跨度，从几点到几点，应在会议通知上注明。二指周期性会议召开的固定时间，全国人民代表大会每年3月份举行。会议周期。同一性质、系列的两次会议之间的时间跨度。中国共产党全国代表大会每五年举行一次，会议周期即是五年。休会。指会议过程的中止或会议期间的修整。休会原因：会议受外界因素影响被迫中断；需要与会者在会外研究、沟通和磋商，使会议文件通过；会议期间的正常休息。复会。指会议在休会以后的继续，又称续会。闭会。在正常情况下完成各项议程后结束会议。同一性质、系列的两次会议之间的正常间隔称为“闭会期间。第十五页，编辑于星期二：十三点 三十
11、六分。会议的地点n又称“会址。既指会议召开的地区、城市，又指会议召开的具体会场所在地点。n传统会议形式是面对面的信息沟通。现代会议出现了 、电视、网络会议等，会议地点可分成假设干个会场，用 机、电视机和计算机等通讯终端连接各分会场，形式更多样化，会议效率也大大提高。 n大型会议考虑政治、经济、文化因素n专业性会议考虑专业特征n小型、例行会议在内部会议室n考虑会场设施、交通条件、平安保卫、气候环境等昆山开发区办公室系统业务培训资料第十六页，编辑于星期二：十三点 三十六分。会前准备会议方案和本钱预算文件准备会场准备会议议程、程序的拟定会议通知的发送会前检查第十七页，编辑于星期二：十三点 三十六分。
12、会议预案、会议方案会议预案标明会议名称、时间、地点、会期、与会人员、会议日程，以及会议筹备人员和职责分工、会议经费来源及本钱等 会议六要素的具体化会议应做哪些准备工作决定会议的工作人员和效劳人员部门会议应提前一星期由办公室统筹安排第十八页，编辑于星期二：十三点 三十六分。案例： 会议筹备表时间：2011年5月30日9：0012：00，地点：会议室会议筹备负责人： 电话：5755575，1390626完成日期工作内容部门经办人完成情况5.8.9.拟制会议召开建议方案报批，并呈报、签发会议通知办公室王丽5.10 11日预订会场或宾馆房间，确定餐厅、菜单、准备名牌办公室王丽5.20 25日向有关政府
13、官员送邀请函，确定参加领导、确定发言人、发言稿办公室张华5.25.向新闻媒体发邀请函、确定人数办公室张华5.25.前确定各参会单位参考人员的职位、人数办公室张华5.25.确定需要接送的人员、接送时间、地点、联系方式，接送车辆办公室张华5.15.拟订并报领导审定会议议程办公室李佳第十九页，编辑于星期二：十三点 三十六分。完成日期工作内容部门经办人完成情况5.15前准备会议资料（协议或责任书或合同、会议议程、领导发言稿、新闻稿）办公室李佳5.25前准备资料袋（笔记本、笔、纸、小礼品、工作报告、宣传材料）办公室王丽5.28.会场布置（条幅、名牌、花卉、水果、饮用等水）办公室王丽5.25前会议礼品采购
14、处赵军协助5.25前安排迎宾、接待人员办公室张华5.25再次确认会议厅、餐厅、宾馆房间办公室王丽5.2628再次确认、提醒政府领导、记者、本单位领导参加会议办公室张华5.2627再次确认办公室车辆安排办公室张华5.2930安排车辆接送领导及其他人员办公室王丽5.2930摄影、录像，会议信息、会议资料整理、会议精神宣传贯彻，跟踪督办催办并适时汇报会后执行精神办公室邢伟第二十页，编辑于星期二：十三点 三十六分。案例：会议室的巧安排 小李正制作“下周工作安排表。下周二上午有两个会议要同时举行，一是党政联席会议，另一个是离退休人员迎新年座谈会。 按照以往的做法，党政领导开会一般都要安排在楼上的第二会议
15、室，那里较楼下的第一会议室气派，桌椅、沙发、茶具、空调一应俱全。小李不假思索地将党政会议放在了第二会议室，而后将安排表交办公室胡主任审阅。 胡主任看后，将党政会议与离退休人员座谈会的地点对调了一下。小李看着主任勾画的地方，心想，要学习的地方还真不少！胡主任为何要这样调换？小李应该向胡主任学什么？第二十一页，编辑于星期二：十三点 三十六分。会议本钱预算会议本钱显性的本钱有：交通费、住宿费、餐饭费、与会人员补助、会场租用费、文件材料制作印刷费、饮料茶水费、文化娱乐费、宣传广告费、会议纪念品采购费、场地效劳人员费用等，如有表彰活动的还有奖励经费(另做方案)第二十二页，编辑于星期二：十三点 三十六分。
16、 文件准备会议文件：一是会上需参考学习的文件资料；二是会议本身所产生的文件开幕词工作报告发言稿其他会议文书t会议通知、会议议程表、日程表、与会人员名单等会议文件的准备工作分工及时序要求第二十三页，编辑于星期二：十三点 三十六分。会议议程n会议活动有两类：一类是议题性活动，即围绕议题展开的讲演、辩论、商讨、审议和表决等活动；另一类是非议题性的活动，如选举、颁奖、揭幕等活动。n会议议程是对会议的议题按照主次、轻重，按照其内在联系有机地排列起来，印成文书，就是议程表。议程表应在会前发给与会人员。 第二十四页，编辑于星期二：十三点 三十六分。 会场准备会场布置气氛、色调应与会议目的相称 面积、设施应满足会议需要桌椅摆放应符合会议需要 主席台席位布置正中为首席，然后左高右低我国惯例或者右高左低国际规那么、接见等社交场合其他准备餐饮、住宿、接送、平安、保密、参观游览等第二十五页，编辑于星期二：十三点 三十六分。第二十六页，编辑于星期二：十三点 三十六分。第二十七页，编辑于星期二：十三点 三十六分。面门设座第二十八页，编辑于星期二：十三点 三十六分。主席台15324主席台123456领导人为单数我国
