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1、 试析高校图书馆物业管理社会化与信息化 摘要：论述了高校图书馆物业管理社会化的意义，介绍了高校图书馆物业管理社会化的基本内容、组织架构、指标体系和质量标准，提出了高校图书馆物业管理社会化的实施程序，阐述了高校图书馆物业管理信息化的重要意义，设计了物业管理信息系统的功能模块、信息流程，提出了基于Web的三层结构体系框架。参考文献5。关键词：高校，图书馆，物业管理，社会化，信息化，Web本文系湖南农业大学教改项目(B2010007)、湖南省高校图工委研究项目(2009L006)及湖南省哲学社会科学基金项目(09YBB194)成果之一。1 高校图书馆物业管理社会化的意义1.1 高校图书馆物业管理社会
2、化的涵义物业管理是指物业管理经营人受物业所有人或使用人的委托，运用现代管理与服务技术，按照委托管理合同，对已投入使用的各类物业实施企业化、社会化、专业化、规范化的管理，为物业的产权人和使用人提供高效、周到的服务，创造安全方便的居住和工作环境，提高物业的使用价值和经济价值1。物业管理的综合管理与服务，在充分发挥建筑物的使用功能和提高使用寿命上的重要作用，已被社会广泛认同。高校图书馆物业管理属于特种物业管理中的文化类物业。与传统的一般住宅物业管理相比，高校图书馆在文献保护、设备系统维护、阅读环境和馆舍安全等方面的要求，使得图书馆物业管理具有范围广、难度大、任务重、要求高的特点2。新的馆舍和环境、庞
3、大的读者人流、丰富的馆藏文献等，给高校图书馆物业提出了更新的要求：新馆舍、新环境，全新的绿化、卫生标准，新模式、新服务，更高的消防安全要求，安全用水用电新设备、新管理，更高的人员素质要求等。过去传统模式下不曾有的项目，如：钥匙管理，存包柜管理，电梯维保，消防、防盗、巡更系统，配电设备与备用电源，图书监控系统、门禁系统的维护与报修等等，都已纳入物业管理的内容。高校图书馆物业管理，可供选择的方式有三：一是图书馆与学校后勤物业公司联合，实施物业管理；二是独立组建自己的物业管理公司；三是委托校外物业管理公司管理。后勤物业公司有熟悉本校情况和业务的优势，但物业管理业务不一定如专业物业管理公司规范；校外专
4、业物业管理公司具有面向社会专业化服务与管理的优势，但不太熟悉校内情况和业务。图书馆抽调馆内人员自行管理物业的方式，已经逐步被淘汰。本文所论述的是第三种方式，即实行图书馆物业管理社会化。图书馆物业管理社会化，即通过严格的程序，考察、挑选、择优招聘专业的社会物业管理公司来承担图书馆物业管理事务。1.2 高校图书馆物业管理社会化的意义图书馆实行物业管理社会化，是图书馆功能发生变化的客观要求，是社会分工的必然结果。它能促进各项服务专业化，提高工作效率和质量的同时，节省运行成本。通过物业管理社会化，高校图书馆可以使工作人员把更多的时间和精力用于文献资料的深层次的研究、开发和优质服务，提升工作人员的服务质
5、量和服务水平。一方面，使馆领导从繁杂的后勤事务中解脱出来，使馆员们从非业务工作中脱离出来，进一步拓宽读者服务的广度和深度，实现读者服务的优化，从而提高读者对图书馆的满意度。另一方面，物业管理公司专业对口、人才聚集、经验丰富。借助物业社会化管理，图书馆可以充分利用外部技术人才资源，解决馆内缺乏专业技术人员的困难，满足图书馆物业服务的实际需求。通过对图书馆的物业进行科学管理，相对地延长图书馆的使用寿命，为图书馆员和读者提供优美整洁、安全舒适的环境。同时，通过物业标准化的管理，有助于馆员和读者养成良好的习惯，产生潜移默化的育人作用，有助于树立图书馆的新形象。2 高校图书馆物业管理社会化的实施2.1
6、高校图书馆物业管理社会化的基本内容(1)物业管理的基本内容。高校图书馆物业管理范围广泛，内容涵盖了除图书馆主要业务以外的大部分领域，基本内容主要包括：综合管理，书刊管理，安全保卫及消防管理，建筑管理，设施设备管理和维护服务，环境卫生管理服务。(2)物业管理的组织构架。高校图书馆物业管理的组织构架，包括图书馆方面负责物业管理的主管副馆长、负责物业管理的部门(物业管理办公室或者其他综合部门)；物业管理公司驻图书馆项目部，其下设立安防监管、环境卫生、工程维修等业务班组。逐级管理，逐级负责。图1给出了引进校外物业管理公司的组织构架，包括图书馆内部和物业公司的机构层级、具体岗位设置和工作信息流程。图1
7、高校图书馆物业管理组织架构与工作流程图2.2 高校图书馆物业管理的指标体系与质量标准关于高校图书馆物业管理的主要指标体系与质量标准，本人已在浅论高校图书馆的物业管理3一文中详细介绍，在此不再赘述。总体来说，应当明确各个项目的服务内容、档案资料，投诉与求助处理及时率、回访率，人员培训合格率、物业人员流失率，设备设施完好率，馆方满意率等等。2.3 高校图书馆物业管理社会化的实施(1)高校图书馆物业管理社会化的程序。图2给出了高校图书馆物业管理社会化的大致流程。按照这个流程循序推进，坚持标准择优聘用物业公司，严格考核，就能达到提升物业管理质量的目的。物业管理社会化是一个不断改进、不断提高的过程。该流
8、程图也提出了社会化物业公司的退出机制，形成了两个相对闭合的管理环路。关键是馆内相关领导和管理人员如何坚持考核标准和日常管理监督中奖罚兑现。图2 图书馆物业服务社会化流程图(2)高校图书馆物业管理社会化的实施。公平竞争，择优录用。社会上各种物业公司水平和资质参差不齐。图书馆实施物业管理社会化，在招标环节就应全面考虑其实力、信誉、服务质量以及价格水平等条件，坚持专业资质的特殊要求，通过公平竞争，选择那些知名度高、了解高校图书馆业务、实力强、信誉好、收费合理的企业，以便进行长期稳定的合作。明确职责，合同管理。选定物业公司后要签订合同，规定双方合作的范围、运作方式、责任划分、检查评估标准及赔偿问题等。
9、合同内容要尽量做到全面、细致，每一项工作都要有具体的标准和要求，明确应该达到的技术水平及其应当承担的法律责任。专项业务，严密监控。馆方要派专人对物业公司进行有效的监督，加强过程管理与控制，保证物业管理的制度化、标准化。物业管理中的一些专项业务，如大楼清洗、电梯保养、中央空调机组保养和水处理等，已先行实现了社会化和专业化。图书馆应当在合同中对专项服务外包质量有明确要求或者直接参与专项业务的分包谈判。清点移交，加强核算。高校图书馆现代化程度高，机电与网络设备、设施总价值动辄超上千万元。在物业公司进驻之前，双方要做好清点、检查工作，形成完整、全面、详细的书面移交文件，以确保图书馆国有资产不流失，同时
10、也有助于对物业公司的工作成果做出客观的评价。(3)高校图书馆物业管理社会化的考核与改进。高校图书馆物业管理可以实行目标管理，构建和实施物业管理与考核的指标体系，制订具体的物业管理质量考核的规范文本，定制简明实用的记录表格。通过实施经常性的严格考核，促进图书馆物业管理的人文化、专业化、标准化。人文化管理，即物业管理要融合校园文化，张扬人文精神，追求物业管理效果与校园文化精神的完美统一。专业化管理，即水电、消防、安全、监控等重要管理岗位配备专业人员24小时值班、巡查，清洁卫生管理配备专业人员管理。标准化管理，即严格按照国家和地方颁布的各种物业管理法规、学校的规定，以及物业公司的企业标准进行物业管理
11、，建立健全各项规章制度，使各个工作岗位、各项程序有章可循，依章办事。3 高校图书馆物业管理信息化3.1 高校图书馆物业管理信息的系统功能高校图书馆物业管理是一项新的管理工作。图书馆要积极探索新形势下物业管理的理念、模式和方法，努力实现高校图书馆物业管理的规范化、科学化和信息化。物业管理数据归集和统计工作量大，实时性要求高，如果使用传统的人工管理方法或单台计算机管理，必然出现信息滞后、数据容量小，安全性、可靠性差，无法及时统计分析和实现信息共享等问题。因此，要利用图书馆发达的信息网络和技术人才优势，探索物业管理信息化的方式和路径，开发安全、高效、易用、灵活的基于校园网的物业管理信息系统(MIS)
12、，实时记录与监控物业管理实施情况，为馆方考核物业公司提供翔实的基础数据和信息。系统要能够实现物业管理各种数据信息的汇总和统计分析，支持各种形式的输出和不同视角查询；提供系统自我维护的功能，确保系统的持续可用性，形成良好的管理流程。图3给出了图书馆物业管理信息系统的功能框架和页面示意。图3 物业管理信息系统功能模块图3.2 高校图书馆物业管理信息系统的构架为了充分发挥高校信息网络发达的优势，图书馆物业管理信息系统(MIS)可以采用B/S三层结构模式，即浏览器、WEB服务器、数据库服务器，运用Apache+MySQL+PHP黄金组合，实现基于Web的物业管理信息系统，包括MySQL数据库系统、We
13、b服务器Apache及客户浏览器三部分4。图4给出了基于校园网的图书馆物业管理信息系统架构示意图。图4 基于Web的图书馆物业管理信息系统架构示意图系统以B/S(即浏览器/服务器)模式，采用超文本协议(HTTP)，利用网页收集、整理、处理、传递物业管理数据，通过与平台无关的跨平台通信协议，浏览器和Web服务器及相关的接口软件应用程序也独立于计算机的硬、软件平台，所以整个系统的开放性和可移植性好5。由于浏览器、Web服务器及有关接口软件都有商品化开发软件可供选择，并且MySQL可以免费用于非盈利目的开发，这可以降低开发成本，缩短开发周期。系统大大提高物业管理信息工作的效率，使得近乎海量的数据收集
14、和处理容易实现。各种数据既可以在客户端浏览，也可以打印输出。“查询”功能用SQL语言实现，可以浏览或打印。系统的程序、数据库等都集中在服务器端，普通微机即可作为客户机，使用IE等通用浏览器。客户端无需其它任何组件。用户需要提交和查询的数据来源于同一个数据源，保证了数据的及时性和完整性，同时使系统的软件维护量达到最小，系统管理员只需对服务器进行维护即可达到对整个系统维护的效果。3.3 物业管理信息系统的具体结构与信息流程高校图书馆物业管理信息系统运行包括系统初始化、数据采集、数据保存、数据统计分析、数据查询(浏览、打印)和数据导出等基本环节。图5给出了高校图书馆物业管理信息系统的具体结构与信息流
15、程。图5 高校图书馆物业管理信息系统流程图高校图书馆物业管理社会化及其信息化，是一项开拓性的工作。择优聘用物业公司后，图书馆有关管理人员要积极介入物业公司的管理流程，加强双方的沟通和协作，及时发现出现的问题和缺陷，提出合理的补救措施，保证物业管理顺利进行。通过沟通和协作，提高物业服务水平和信息化水平，实现高校图书馆和谐发展、人本理念和知识传播，提升高校图书馆物业管理的理念、内涵、质量、水平和效益，求得高校图书馆、物业管理经营单位双赢，赢得读者满意。参考文献：1邓梅.浅谈高校图书馆的物业管理J.大学图书情报学刊.2005(3)：18-19，50.2黎震.南山图书馆物业社会化管理探索J.图书馆论坛.2001(5)：92-93，91.3伍茂戎.浅论高校图书馆的物业管理J.科技情报开发与经济.2010(17)：4-6.4翁烨晖，朱志标，贾铮.PHP5+MySQL网站开发M.北京：清华大学出版社，2008.5付森，武俊琢.基于Web的物业管理信息系统的应用与研究J.中国管理信息化，2007(8)：20-21. -全文完-
