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1、1. 目的11统筹管理本公司管理有效运作所需文件,规定了文件的编写、修订、批准、 发布、标识、发放、和作废等的过程，以保证文件控制的规范化，确保文件的有 效性。2. 范围2.1本制度适用于本公司内部文件、外来文件的控制（质量部文件由质量部另行 统筹管理）。3 定义：3.1外来文件：本公司范围之外的机构所提供的文件，如客户资料、法律法规等。4. 工作内容：4.1文件制作：由各部门负责人按日常工作所需进行策划，或由公司按发展所需 进行确定所需制订的文件主题，安排各部门对应工作负责人进行撰写，文件格式 由质量部统一安排、确保文件清晰，易于识别。4. 2文件在正式发行前，需根据需要安排相关人员共同对文
2、件内容进行研讨，撰 写人再根据研讨结果对文件进行调整，再交由各相关部门负责人进行审核，最终 交由部门经理批准;质量部文件由质量总监审核后交于质量受权人批准;加盖“受 控文件”章后发行4. 3受控文件分级和编号规则4. 3. 1受控文件分级受控文件共分为四个层次：第一层次：手册、公司的方针和冃标是公司纲领性文件。第二层次：体系要求的程序文件是手册的支持性文件。第三层次：作业指导书、工艺规程、规范、方案、HACCP计划和各项管理制度等， 是具体操作性文件。第四层次：各种记录、报告等。4. 3. 2文件编号:受控文件分为管理性文件和技术性文件两类，编号规则如下：XHR代表：西安宏兴乳业有限公司代号G
3、代表：管理性文件J代表：技术性文件A或B或C代表：第一或第二或第三层次X X X X XXXX X X X代表：第一个XX代表部门代号，第二个XX 代表文件版次（01、02），XXX代表文件序号（001、002）,最后XX XX代表发布年号（2016、2017）4. 3. 3各部门代号规定如下：手册、程序文件GL质量部ZL 生产部SC采购部CG销售部XS 行政 部XZ 人力资源部RL财务部CW 仓储物流部CC奶源部NY 研发部YF 生产技术部SJ4. 3. 4外来文件不予编号，由相关负责人采用登记表进行登记管理。44文件版本管理：4. 4.1文件若有不合现状需修改、增订者，由提议部门填写文件更
4、改申请单， 提出修订原因，送上级主管批准后方可进行修订、更换,文件修改后，版本号上升 一位流水号，文件超过5次修改应重新印发。一般情况下，不超过5年应对文件 更新换版，当9次修改或版而达到50%以上修改时文件应进行换版。4. 4.2文件更改的核查、批准，如原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审 批，如本人不在，可由其指定人员审批，必要时，审批人员应有原文件的背景资 料。4. 4.3文件更改申请单由文件发放部门存档。4. 5文件的发放4. 5.1所有文件审批、领用、更改等采用书而版本。45文件分发回收：4. 5.1受控文件的发放，由质量部组织发放。4. 5. 2外来文件应填写“外来文件清单”。
5、4. 5.3当需要使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应 到发放部门申请领发。4.5. 4当文件使用人的文件严重破损、影响使用时，应到发放部门更换，交回破 损文件，补办新文件。新文件仍延续旧文件的发放号，档案员负责销毁破损文件。4. 5.5当文件使用人将文件丢失后，档案员在补发文件时应给予新的文号，同时 作废丢失的文件文号。5文件的换版与作废5.1当手册、程序文件、三层文件经过需要换版时，原版次文件作废，换发新版 号，版本号依次为第01版、第02版类推。由原发放部门填写“文件更改申 请单”经原核查人、批准人进行核查、批准后（原核查人、批准人不在时，可提 前授权代理签字）。原
6、发放部门负责更改、发放、收回并保留记录。5. 2当手册出现特殊情况（组织机构、方针发生变化）需要换版或换页时，管理 者代表或诚信负责人根据总经理的批示，组织对手册进行换版或换页，旧版文件 由使用部门负责人按4. 4条款处理。5. 3当程序文件出现特殊情况（组织机构、方针发生变化）需要换版或换页时, 管理者代表或诚信负责人根据总经理的批示，组织对程序文件进行换版或换页, 旧版文件由使用部门负责人按4. 4条款处理。5. 4当三级文件出现特殊情况（生产工艺、生产设备发生变化、文件更改量达到 50%以上）需要换版或换页时，由原文件起草部门填写“文件更改申请单”经原 核查人和批准人核查、批准后（原核查
7、人、批准人不在时，执行4. 4条款），由 原起草部门进行换版或换页。5. 5外来文件的更改5.5.1外来文件若有更改通知，则由相关负责人在外来文件登记表上找出签 收记录，在备注栏内注明“更正”。如有分发，依原部门重新分发，旧版文件收回， 销毁或盖作废章处理。6文件的作废、留用、销毁6. 1新版文件发放的同时旧版文件作废，作废的文件由使用单位文件负责人加盖“作废”章，由文件发放单位负责人审批，并由使用单位负责销毁，并填写“文 件销毁记录”，如需留用作废文件，要加盖“作废保留”章。62当记录达到保存期限后，需进行销毁时，由记录使用单位填写“文件销毁记 录”经本单位领导批准后，进行记录销毁。7文件的
8、管理7.1文件经拟制、核查后，原版文件应及时交档案员保管。文件编号，文件名称， 修改文件，销毁文件和作废文件应从清单中剔除，确保“受控文件清单”，与保 存的文件严格对应。72临时借阅文件人员，需填写“文件借阅登记表”中登记，到期不还，由档 案员追回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。7. 3各部门发放的现行有效三级文件要在质量部备案一份（可书而也可电子形 式）。8文件的保密8. 1保密范围3、公司产品标准、工艺、配方。b、公司程序文件、作业指导书。c、公司各项重大决定在未公开披露前。d、其它涉及公司机密的事项。8.2技术资料（外来文件）的管理8. 2.1技术资料的分类3、企业标准；b、国
9、家及行业标准；c、科技材料的申报材料（包括申请书、建议书、合同书、年度执行报告、总结、 鉴定书等）；d、大型重点设备、进口设备、图纸等有关资料；e、新产品试制等有关资料。8. 2. 2技术资料的管理a、企业标准由归口部门负责编写，具体编号按国家标准委员会有关规定执行。b、企业标准的发放、更改、控制由研发部归口负责管理实施，具体方法按本程 序执行。c、有关部门在收到外来、外发的技术资料时，须填写“外来文件清单”。d、公司的资质证书、食品质量安全证书、质量管理体系证书应由行政部保管， 同时须填写“资料归档登记表”。e、相关部门须将申报材料、商标注册证书及相关资料，须向行政部移交。同时， 须填写“资
10、料归档登记表”。9. 2. 3公司人员及各部门不得将技术资料据为己有，要按时归档，做到统一管理。 9有关法律法规和外来文件的管理9. 1获取内容:3、法律：国家颁布的产品、质量、食品安全相关法律；b、法规：国务院和省人大颁布的有关的条例和实施细则；c、规章：国务院、各部、委、局颁布的规章制度；d、标准：国家和地方颁布的产品、质量、食品安全标准；e、国际公约：关于质量及食品安全的公约；f、其它要求：各级政府颁布的规范性文件、地方有关的要求、相关行业的要求、 非法规性文件和通知等。9. 2有关法律、法规和其它要求的获取、更新9.2. 1获取、更新渠道3、各级人大、政府颁布的法律、法规、条例、办法；
11、b、国家、省、市级食药监部门；c、相关的杂志报刊；d、电子媒体、有关质量、食品安全的专业网站；9. 2.2其他获取、更新渠道3、公司相关部门（质量部、行政部）每年至少一次与上述政府部门以电话、传真、走访等多种方式获取有关法律法规及其它要求，同时建立必要的经常联系, 保持本公司掌握法律、法规、标准处于最新状态。b、行政部部还可以通过阅读和整理有关报刊、利用电子媒体登录相关网站获得 有关法律、法规和其它要求。C、获取了有关法律、法规和其它要求后，有关人员要填写外来文件清单。9.3适用性9. 3. 1适用对象3、针对于公司产品生产过程中的质量、食品安全；b、针对于上级主管部门的有关要求；10. 3.
12、2根据公司的生产和活动，列出适用的法律、法规和其它要求清单。10. 3. 3获得部门对该文件的有效性进行评价，经确认后进行发放并上报技术部。10. 4发布传达获取、更新相应法律、法规后，将适用于相关部门的法律、法规及其它要求的有 关条款进行发布传达或培训。10. 5相关程序文件应参照有关法律、法规的要求进行编写及修订。10.6法律、法规及其它要求变化后，公司质量及食品安全的方针、冃标、指标 要重新制定修改，并根据相关内容进行处理。10文件的更新质量部、行政部、人力资源部和生产部、生产技术部等有关部门负责对部门文件 和法律、法规及其它要求的有效性进行评审，不符合要求的按本规定进行修改。 11质量部每年至少1次不定期的检查其工艺文件有效性。12相关记录12. 1受控文件清单12. 2外来文件清单12.3文件发放、回收记录12.4文件更改申请单12. 5文件借阅登记表12. 6文件销毁记录
