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1、1目的为完善文件管理，保证质量管理体系有效运行，为产殆质量满足规定的要求提供证据，为采取纠 正和预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。2适用范围2.1本文件适用于质量管理体系所要求的所有受控文件和表单记录的管理；2. 2本公司文件、公文管理、财务管理文件不在本文件管理范围之内，应按照公司相关规定进行管 理；3术语和定义31本文件规定了文件记录的形式、填写、标识、收集、提供、查阅、借阅、保存、保质期、销毁。3. 2表单记录：以表单形式形成的记录，为质量管理体系关键受控记录。3. 3部门文件记录保管员：按照本文件要求管理、保管木部门文件记录的人员。4职责和权限41各部门负责对本部门文件记录进
2、行控制管理，色括记录的形式、标识、收集、查阅、借阅、归 档储存等，必要时形成统计数据。4.2培训小心负责汇总编制质量管理文件记录清单，保存相关文件记录的编制修改记录，保存 各类文件原件和电子版本，记录的样本，并确定汇总记录的有效期，保证公司使用的文件记录为最 新版本。监督程序文件的实施、检查工作。5相关文件和表格5.1文件记录控制程序5.2文件记录需求申请单5. 3修改记录表5. 4质量管理文件记录清单5. 5记录保存一览表5. 6表单销毁记录6本文件管理文件责任部门：培训中心文件负责人：文件负责部门负责人，指定人员负责或自己负责本部门文件。为文件负责人离职、离 岗吋，本文件由部门负责人或总经
3、理指定人员负责。文件培训人：文件编修管理员。文件解释部门：培训中心内容相关程序表单7文件内容7.1文件记录的策划和修改依据文件记录控制程序执行。7. 2记录的形式7.2.1记录的形式可以是表格、卡片、图表、报告；也可以是拷贝的光盘、磁带、 软盘、硬盘或胶片等，表单记录的形式和记录信息应便于统计分析，本文重点为 表格记录的管理。7. 3表格记录填写要求7. 3.1表格记录使用填写吋应确保与生产活动和体系运行同步，不得后补。7. 3.2表单记录的内容不得随意修改，必需修改吋，应将该项双杠划去，将正确 内容填写于旁边，并在旁边签名、注明修改日期。7. 3.3表单记录填写内容应真实、准确、清晰、填写完
4、整、签字齐全。7.3.4具有填写日期、填写人、审核人签字的记录才为有效记录，记录应有第二 方审核，必要吋进行第三方审核。7. 3.5表单记录内容靠左填写，填写不得空白，无内容栏打“/”。7. 4文件记录的标识7.4.1管理体系运行所形成的文件记录，均按文件记录控制程序中规定的编错误！链接无效。错误！链接无效。错误！链接无效。号规则进行编号标识。凡国家、行业、顾客等外来文件记录直接沿用不再编号。7. 3.6表格记录应标识名称、日期等内容，便于收集、整理、查找。7. 5记录的收集7. 5.1各部门文件记录保管员应及吋收集、汇总本部门所使用的各类记录，保持 顺序号或口期、页码的连续，便于查阅。7.
5、5.2对于体系文件规定的表单记录，按照编号、H期，定期进行整理、分类、 编制H7. 6文件记录的提供、查阅、借阅7. 6.1需向顾客提供文件记录吋，按照文件记录控制程序要求，填写文件 需求申请单，经审核批准后方可提供其复印件，不得提供原件。7. 6.2内部人员查阅、借阅、索取记录复印件，需经过记录保管部门负责人同意， 可在记录保存处查阅所需记录，借阅记录吋应做借阅登记并限期归还。任何人员 不得索要记录原件。7. 6.3外来人员查阅记录，需经记录保管部门负责人核实后查阅。一般外部人员 不得借阅归档记录，特殊情况需借阅时，需经总经理批准。7. 6.4借阅的记录不得涂改、损坏或丢失，并在规定时间内归
6、还。7. 7文件记录的保存7. 7. 1文件记录汇总及归口保存7. 7.1.1培训中心按照文件记录控制程序对公司质量体系文件进行受控，文 件由培训中心统一发放回收，并保存最新纸制版本原件和电子版本。7. 7.1.2记录的最新版本由培训中心进行受控，并发布记录最新版本，保存更新 记录样本。7. 7.1.3培训中心保存编制修改不同版本的文件记录，并将修改内容记录于相关 文件的修改记录表中，并监督检查各部门使用最新有效版本的文件记录。7. 7. 1.4文件编修管理员将质量管理体系文件记录的最新版本汇总于质量管理 文件记录清单中。新增修改文件记录时同步更新质量管理文件记录清单。质 量管理文件记录清单形
7、式应为电子版本，将其文件记录名称与各文件记录电子 版本相链接，以便于及吋更新质量管理文件记录清单。7. 7. 1. 5各部门应对木部门记录按照7. 3节要求收集整理并保存，并按7. 6.保管 好培训中心发放的文件。7. 7. 16各部门应对培训小心发放的文件记录编制H录，并指定专人保管文件记录。错误！链接无效。7. 7. 2文件的保管要求错误！链接无效。7. 7. 2.1文件管理员将质量管理体系运行的文件发放到各部门，各部门按照文件 规定执行的同时应保管好文件，防止纸制文件破损、丢失，保持文件清洁。7. 7. 2. 2各部门的管理体系运行记录由本部门专人负责管理，防止记录的丢失和 损坏。文件记
8、录归档应便于存取、查阅。7. 2. 2. 3贮存于计算机系统数据库内的记录，应注意计算机应用软件的更新，并 设置防火墙。无论是存入数据库的，还是磁带、磁盘或光盘应予以控制。7. 7. 3记录的储存要求7. 7. 3. 1各部门对本部门的质量记录应妥善保管，放置应便于检索存取。7. 7. 3. 2记录贮存场所应通风、干燥，防止记录受潮变质，并采取相应的防火、 防盗等措施，保证记录存放安全。7. 7. 3. 3对于保存在磁带、软盘中的记录应采取防压、防磁、防晒等措施并备份， 防止贮存的记录内容丢失。78文件记录的保存期限7. 8.1各部门保存文件的最新有效版本，培训中心回收作废文件，按照文件记 录
9、控制程序加盖“作废文件”章，按照7. 9节进行处理，作废文件原件应永久保存。7. 8. 2 一般记录至少规定三年的保持期限。7. 8.3各部门根据质量管理体系要求，规定本部门使用的表单记录保存期限，将 其汇总到文件管理员处，由文件管理员汇编成记录保存一览表。7. 9文件记录的销毁7. 9. 1文件编修管理员按照文件记录控制程序将作废文件复印件从相关部门 回收加盖“作废文件”章，对作废的文件复印件填写销毁记录，按照7. 9.6 节销毁方式进行处置。7. 9. 2记录不得随意销毁，过期的记录须经记录负责部门主管核实批准后方能处 置。7. 9.3记录保存期满后，各部门的记录保管人员应请示部门负责人由
10、部门负责人 作出处理决定。7. 9.4批准销毁的记录，由各部门记录保管人员负责销毁，记录销毁吋应有部门 其他人员见证，并做表单销毁记录由销毁人签名、见证人签名，部门主管审 核确认。7. 9.5若有参考价值的记录需保留时，由记录保管人员在记录的右上角用醒H颜 色标明“过期”字样。7. 9.6记录过期或销毁后，保管人员应在分类FI录中注明“已销毁”或“已过 期”字样。7. 9.7记录的销毁讨采取粉碎、焚烧、当废品变卖等方式处理。修改记录版本修改吋间修改人批准人修改内容说明执行时间xx/xx/xx填写说明：1时间格式为年/月/日，如07/11/11,2在此处详述修改的关键点；3新编写的文件不需要填写此栏4文件编号和文件名称更改时必须在此描述 清妲 如描述“文件编号从町-WT-XXX A/0版改为町-WI-XXX A/1版，内容保持不 变”等。5编写吋删除此填写说明。xx/xx/xx
