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1、采购单据管理流程及办法采购入库是公司业务开展的源头，采购入库单据的规范管理是该环节工作完 成质量的保证，对公司下一步工作的开展至关重要，将直接影响到公司整体工作 完成的效果。针对FI前应付会计核算采购入库单据出现的问题，已严重影响到了财务部对 商品采购入库及供应商往来款的核算管理，对公司整体业务的开展造成了不良影 响，同吋采购入库程序的烦琐重复导致门市工作压力增大，为理顺为前采购入库 及单据核算工作，明确各个工作岗位职责，提高工作效率，经相关部门开会讨论 决定，现出台新的采购入库单据管理工作流程，请大家按新的流程执行，以公司 整体利益的高度来认真对待这个问题，严格按照规定中的要求执行。流程过程
2、如 卜：米购人员签单一交单一审核一入库一整单一交接一财务审核一财务备份一财 务结算采购签单：采购员在采购商詁时，应取得供应商开具的能证明我公司采购入库的单据 （销售单或送货单），如对方没有格式单据，则填列由我方提供的格式单据，供应 商开具的单据上需注明供应商名称、H期、货品名称、数量、单价、金额合计、 有无付现、折扣等数据及信息。采购员在验收货殆无误之后，才能在完整的单据 上签名，采购员在供应商那里只允许签收一联，自己带走的一联也必须签名；信 息不全的签名每单罚款3元/次，由入库专员登记人员名单和误差次数。采购交单：采购员采购完商品后，把单据和货品交采购专员核实或者丿占长核实，在特殊情 况下交
3、打单员签字确认或者销售完毕后再补签手续，核签完毕之后再把单据放到 指定的地方，采购单据必须在半天5点钟之前交单，特殊情况的在次日5点钟之 前交单，未交单据或者遗失单据的罚款5元/次。采购审核：采购录单员审核每张单据是否完整，单据上是否注明供应商名称、H期、货品 名称、数量、单价、金额合计、有无付现、折扣等数据及信息。采购单据上是否 有采购员的签名，是否有审核签名等，信息准确无误后才能录单入库。采购入库：采购录单员把所有的供应商单据进行分类整理，同一家的订在一起，然后每个 单据对应一张采购单入库，并在备注栏注明供应商单据编号，采购单无编号的自 编一个编码录入电脑，对于价格偏高的，必须马丄和供应商
4、沟通联系，供应商同 意更改的及吋修改，如果确实是涨价的原因请供应商提供涨价通知，再按照现行 价格入库，并及时修改电脑采购进价和批发价格；低于成本价的不用与供应商联 系，按低价录入电脑。采购退货处理：退换供应商的货晶必须开具采购退货单，并让供应商在我们的采购单丄签名确 认，写上”冲抵货款“,并交应付专员保管，冲减供应商货款。现金采购：是临时性现金采购的由采购员跟领导报批，采购单信息完备后，由采购录单员 入库后直接打印，一份附清单交与手银员做现金帐，一份附清单随采购单交与财 务。短期帐期结算的单据经应付专员确认未付的，由收银员结算给供应商，并盖 结算章，在财务系统上进行现结审核。采购单据整理：采购
5、录单员在次日早JL把已录的采购单进行整理，把相同供应商的单据整理 在一块，并把半天已录的单据导出明细，用A4纸打印出来附在采购单上面，并把 单据总数统计在A4纸上面。采购单据交接：在次日早上收银员随销售单据一齐交接给财务，并让财务在当天的门店日志 上签字确认，这一工作由收银员进行登记，统一写入日志，并在门店日志本上备 份。财务审核：应付会计根据明细汇总核实每笔采购单据的准确性，采购录单员当天的误差不 许超过5%,超过部分罚款5冗/单。然后对单据进行分类保管。财务备份：考虑系统安全问题，建议财务每个月对财务单据进行备份保存，以免意外情况 发生，导致数据损失。财务结算： 采购现付的由门店直接打印采购单附在供应商单据上，并写付出传票交与店长 审核签字，刀结或有部分帐期的供应商由应付会计导出明细汇总附在单据JL,并做付 出传票签字审核，交与天天向上负责人签字审核确认，最后交与出纳付款。以上门店所有人员都必须严格执行采购流程管理，出现纽:漏按罚款处理，店长 （尹春香）承扌n门店每月罚款总额的5%,直销郝佳承扌J1有销部罚款总额的5%,物流 中心程玉荣承担物流部罚款总额的5%,肖亚辉承担采购部罚款总额的5%,李彩虹承 担连锁加盟罚款总额的5%0
