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1、文件管理办法(新修改)附件一：文件管理方法第一章文件管理的目的第一条为了使公司的文件管理工作标准化，进步公司各部门草拟文件的质量，强化文件学习、执行的力度，加强公司文件的严厉性和保密性，特制定本方法。其次章文件的种类公司的文件是公司在行政管理过程中所形成的具有法定效力和标准体式的公务文书，是传达董事会的方针、政策，发布行政标准和规章制度，施行行政、财务、业务措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告状况，沟通阅历的重要工具。其次条公司文件的种类包括以下八种一、通知适用于批转下级部门的文件，转发上级部门和不相属部门的文件；发布规章制度，传达要求下级部门执行或有关单位周知的事项，任免和聘用领
2、导。二、通报适用于表彰先进，批判错误，传达重要精神或者状况。三、打算适用于对重大事项或者重大行动作出支配。四、指示适用于对下级部门布置工作，说明工作活动的指导原1那么。五、报告适用于向上级部门汇报工作、反映状况、提出看法或建议、答复上级部门的询问。六、请示适用于向上级部门恳求指示，获得批准。七、批复适用于答复下级部门请示的事项。八、会议纪要适用于记载和传达会议状况和议定事项。第三章文件格式第三条文件的格式、字体、字号、用纸等以本文件为准。第四条文件由发文机构、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机构、印发机构、印发时间、学习范围、隐秘等级、紧急程度等
3、局部构成。一、发文机构应当写全称或者标准化简称；结合行文，主办机构应当排列在前。二、发文字号包括机关代字、年份、序号，结合行文只标明主办机构发文字号。三、文件标题应当精确简要地概括文件的主要内容，标明文件种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一2般不用标点符号。四、文件如有附件，应当在正文之后注明附件挨次和名称。五、文件除会议纪要外，应当加盖印章，结合上报的非法规性文件，由主办机构加盖印章，结合下发的文件，结合发文机构都应加盖印章。六、成文时间以领导签发的日期为准，结合行文以最终签发机关领导人签发日期为准。七、文件应当标注主题词，主题词只用简短的几组词概括文件的主要内容。八、文件的印发数量、
4、学习范围同文件隐秘等级相关，应根据签发文稿纸中的要求填写。九、文字从左至右横写横排。第五条文件用纸为A4开型长210毫米，宽297毫米52G纸。第六条公司文件一律用公司统一文头纸见附件一，发文号用3号仿宋体，标题用2号黑体，主题词用小2号黑体。第七条公司文件正文用小2号仿宋体，每页26行，行间距磅值为25.8特别状况可调整，每行26字，字间距为标准字间距特别状况可调整；文件附表高235毫米、宽162毫米。第八条装订文件的左侧，在上下三分之一处共订两3处订书钉，订书钉距左边间隔 为10毫米至15毫米。第九条留档文件要有公司经理签署“同意签发字样的签发文稿纸见附件二及原文，传阅文件要附文件传阅签名
5、表见附件三。第四章文件办理第十条文件办理分为收文和发文，收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。第十一条文件的拟订一、公司内部管理制度由公司综合办依据实际工作需要统一拟稿。在签发稿纸签写主办单位及拟稿人。二、各有关部门在拟定文件时，要严格根据本方法所规定的格式进展拟订，文件中要避开低维错误如格式不标准、错别字、标点符号错误等，文件的草稿要经综合办主任签字前方可提交公司执行经理。三、征求看法稿拟稿后，要召集有关人员争论补充，并标留意见。四、会签公司根本文件在经董事会争
6、论通过后，参与争论的人员要在签发文稿纸“核稿与会签栏签字。五、校对4会签后文稿要综合办主任进展校对。六、复核文件经公司综合办秘书校对后报综合办主任复核。第十二条文稿质量的掌握一、各部门在向上级上报文件草稿时，要填写文稿过失统计表见附件四。二、文稿过失以页为单位计算，一页文稿上不管有多少处过失都按一页计算，文稿过失率等于有过失的文稿页数除以上报文稿的总页数。三、公司各部门的文稿过失页数每月不得超过四页，文稿过失率不得超过百分之四。四、文稿过失的考评实行逐级的原那么，从上到下依次为董事长、执行经理、总监、子公司经理、助理经理、商品部经理和店长。第十三条文件的签发公司制定的详细规章制度，为使公司全体
7、员工周知而下发的通知、通报等一般文件由公司经理签发；公司制定的根本管理制度由董事长及董事、监事会签后，由公司经理签发。文件经公司经理审核同意并在签发文稿纸上签署“同意印发并签名后，由公司综合办打印出台。文件的出台应注明文件的印发份数、签发单位及签发时间。第五章文件的保管和学习第十四条文件的发放5公司文件的发放工作由公司综合办主任主管，应自文件签发之日起5日内发放完毕。各部门在收到文件时，由接收人在文件发放登记表见附件五上签名，标注接收文件日期；假设文件需要转发，转发人及接收人需在文件转发登记表见附件六上签名，并标明转发及接收文件日期。第十五条公司文件的管理工作由公司综合办主管，公司综合办要对各
8、部门文件的管理、执行状况定期检查。各子公司经理办是本部门的文件管理机构，负责本部门对文件的管理、学习、传阅等工作。第十六条文件要求在规定的范围内学习，否那么视为泄密，学习的形式以集中学习和传阅、借阅等为主。一、公司执行经理、三购销子公司经理负责本部门的文件学习工作，新文件应在下发之日起5日内组织学习完毕。二、两个销售子公司的下属门店文件的学习工作，新文件应在自签收之日起10日内组织学习完毕。三、一般状况下，文件应利用晨会时间学习，特别状况下，组织者应准时支配其他时间组织学习。四、员工参与学习后要在文件传阅签名表上签字。五、因故未参与文件学习的员工，由挺直上级负责其正常上岗后三个工作日内传达文件
9、内容。六、需要查阅、借阅文件的员工经本部门负责人同意，6方可查阅、借阅。借阅要履行借阅手续，填写文件借阅登记表见附件七。七、文件的借阅将依据详细状况限定归还期限，文件借阅人应在规定期限内归还，如因特别状况需延期，经本部门负责人同意，办理续借手续后，方可续借。第十七条公司综合办每月对各部门文件的学习状况进展抽查，并将抽查结果上报公司执行经理。文件学习状况抽查记录表见附件八。第六章文件的传递第十八条为保证公司文件平安、准时、精确的传递，公司各部门均设专职文件收发员，由各部门指定人员担当。第十九条专职文件收发员分部门固定收发员和中转收发员。两个销售子公司的固定收发员由行政助理经理担当；中转收发员由仓
10、储配送部送货车司机担当；各门店的固定收发员由各门店店长担当。配送中心的固定收发员和中转收发员均由配送中心经理办主任担当。公司综合办的固定收发员和中转收发员均由公司综合办主任担当。其次十条公司综合办有需要往销售子公司或门店传递的文件，由公司综合办秘书交给送货车司机，由送货车司机在文件转发登记表上签字后，在送货时传送给销售子公司或门店的固定文件收发员。其次十一条销售子公司和各门店有需要传送的文件，在送货车送货时，挺直交给送货车司机，由送货车司7机传回。其次十二条中转收发员要准时地传送收到的文件，不得延误。其次十三条为了完善文件收发手续，明确责任，文件收发员要备有文件传递记录簿见附件九，收发文件时要
11、具体填写有关内容。其次十四条公司综合办负责对此项工作的执行状况进展监视，并定期对文件收发记录和文件的保管状况进展检查，如发觉无特别缘由而耽搁传送或对文件管理不善的，要追究有关人员的责任。第七章文件的立卷、归档和销毁其次十五条文件管理工作必需做到平安、准时、精确，公司文件由公司综合办统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。其次十六条文件办理完毕后，应准时将文件草拟稿、正本的有关材料整理立卷。其次十七条文件的归档应依据其互相联络、特征和保存价值分类整理，要保证档案的齐全、完好，能正确反映本公司的主要工作状况，以便于保管和用法。其次十八条公司综合办每年度末要对公司下发的文件进展一次清查。发给各
12、部门的文件由公司综合办收回后进展分类整理，将废止的文件销毁，将仍在执行的文件在每年1月20日前装订成册下发给各部门留存。8其次十九条没有归档和存查价值的文件，经过鉴别，经公司执行经理批准后，可以定期销毁。销毁隐秘文件，应当登记，并由两人监销，保证不丧失、不漏销。在销毁文件时要填写文件销毁记录表见附件十。第八章文件的保密第三十条为了防止公司文件的外泄对公司造成不必要的损失，公司的文件要严格保密。第三十一条公司综合办印发的文件，经密封后传递给有关部门固定文件收发员，各部门固定文件收发员要仔细检查所收到的文件密封是否良好，并具体填写文件收发登记表。第三十二条公司各部门的文件要由固定文件收发员派专人妥
13、当保管。更换人员要严格办理文件交接手续，发觉文件丧失的现象，要准时向公司综合办汇报。第三十三条公司文件不得复印。如特别状况需要复印时，需经综合办主任签字同意后，并加盖公司公章，方可视同正式文件用法。第三十四条公司员工对文件规定的学习范围之外的人员不得泄漏公司文件的内容，要严格保守公司的机密。第九章罚那么第三十五条对于文稿过失率超标的惩罚公司各部门上交给上级部门的文稿，假如文稿过失超过公司规定标准，那么赐予文稿上交人当月记1分警告处分。9第三十六条对未按时下发文件的惩罚公司综合办在规定的时间内应准时下发文件，对于未在规定时间内下发文件，每延期一天赐予挺直责任人每天10元的罚款，每笔罚款以50元为
14、限。第三十七条对未按时学习文件的惩罚文件下发后，各部门要在规定的时间内准时组织员工学习，对于未在规定时间内学习文件的部门，每延期一天赐予挺直责任人10元的罚款，每笔罚款以50元为限。第三十八条对借阅文件未按时归还的惩罚文件借阅后，借阅人未在规定的期限内归还，也未办理延期借阅手续，赐予借阅人每延期一天10元的罚款，每笔罚款以50元为限。第三十九条对丧失文件的惩罚各部门应妥当对本部门的文件进展管理和保存，文件不得丧失。如发生丧失文件事故，那么视为事故，赐予以下惩罚：一、发生一般文件丧失事故，赐予挺直责任人每页文件10元的罚款，每起事故罚款以300元为限；赐予领导责任人与挺直责任人同样的惩罚。二、发
15、生隐秘文件丧失事故，赐予挺直责任人每页文件20元的罚款，每起事故罚款以500元为限；赐予领导责任人与挺直责任人同样的惩罚。三、发生文件丧失事故，未给公司造成经济损失和名10誉损失的，同进赐予挺直责任人警告处分。四、发生文件丧失事故，给公司造成了经济损失及声誉损失的，除上述惩罚外，同进赐予挺直责任人和领导责任人降级、降职等行政惩罚。第四十条对泄漏文件机密的惩罚对于泄漏文件隐秘的，一经确认，无论是否给公司造成损失，赐予挺直责任人记分警告处分。对于情节严峻的，同进赐予挺直责任人和领导责任人降级、降职的行政惩罚。第十章附那么第四十一条本方法的说明权归董事会第四十二条本方法自2010年6月1日起施行。11附件名目：1、乌海市奥林超市有限公司文件文头纸2、乌海市奥林超市有限公司签发文稿纸3、文件传阅签名表4、文稿过失统计表5、文件发放登记表6、文件转发登记表7、文件借阅登记表8、文件学习状况抽查记录表9、文件传递记录簿10、文件销毁记录表12文件传阅签名表文稿过失统计表
