企事业单位公文格式规范(WORD20页)公文格式标准范围本标准规定了企事业公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列挨次和标识规章本标准适用于企事业制发的公文其他机关公文可参照执行标准性引用文件国家行政机关公文格式国家行政机关公文处理方法中国共产党机关公文处理条例术语和定义GB/T 9704-1999《国家行政机关公文格式》、国发[2000]23号《国家行政机关公文处理方法》、《中国共产党机关公文处理条例》中确立的术语和定义均适用于本标准Office2003-Microsoft Word操作系统中确立的术语和定义均适用于本标准公文用纸主要技术指标公文用纸一般用法纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸纸张白度为85％～90％，横向耐折度≥15次，不透亮度≥85％，PH值为7.5～9.5公文用纸幅面及版面尺寸公文用纸幅面尺寸公文用纸采纳GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm297mm，尺寸的允许偏向见GB/T 148公文页边与版心尺寸公文用纸天头〔上白边〕为：37mm1mm公文用纸订口〔左白边〕为：28mm1mm版心尺寸为：156mm225mm〔不含页码〕公文中图文的颜色未作特别说明公文中图文的颜色均为黑色。
排版规格与印制装订要求排版规格正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字制版要求版面洁净无底灰,字迹清晰无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm黑色油墨应到达色谱所标ＢＬ100％，红色油墨应到达色谱所标Ｙ80％，Ｍ80％印品着墨实、匀称；字面不花、不白、无断划装订要求公文应左侧装订，不掉页包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空两页页码之间误差不超过4mm骑马订或平订的订位为两钉钉锯外眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm平订钉锯与书脊间的间隔 为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏坚固；后背不行散页明订裁切成品尺寸误差1mm，四角成90，无毛茬或缺损公文中各要素标识规章本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三局部置于公文首页红色反线〔宽度同版心，即156mm〕以上的各要素统称眉首；置于红色反线〔不含〕以下至主题词〔不含〕之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记眉首公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制假设干份时每份公文的挨次编号如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码项格标识在版心左上角第1行编份数序号的目的是精确把握公文的印制份数和分发范围和对象。
当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对比份数序号把握其是否有遗漏或丧失发文机关依据份数序号可以把握每一份公文的去向因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号并不是全部的公文都需要编制份数序号《方法》规定带有密级的公文要编制份数序号假如发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号一般来说，应依据公文的份数来打算编几位，但至少应不少于两位，即“1〞编为“01〞，假如单编“l〞，会使人不知其意，以为是误印上去的对份数序号，有的是用印号机手工在成文上加盖，有的印刷设备带有印号功能，可以与成文同时印刷隐秘等级和保密期限行政机关公文秘级位置顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识隐秘等级和保密期限,用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，隐秘等级和保密期限之间用“★〞隔开党的机关公文秘级位置顶格标识在版心左上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识隐秘等级和保密期限,用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，隐秘等级和保密期限之间用“★〞隔开信函秘级位置顶格标识在武文线下左上角第1行,两字之间空1字隐秘等级是标识公文保密程度的一种标记依据《方法》的规定，涉及国家隐秘的公文应当根据国家隐秘及其密级详细范围的规定分别标明“绝密〞、“机密〞和“隐秘〞。
绝密〞是最重要的国家隐秘，泄露会使国家的平安和利益患病特殊严峻的损害；“机密〞是重要的国家隐秘，泄露会使国家的平安和利益患病严峻的损害；“隐秘〞是一般的国家隐秘，泄露会使国家的平安和利益患病损害保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明可根据国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限，在隐秘等级和保密期限间用“★〞隔开如：绝密★3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密在此需要说明的是，如不标识保密期限，隐秘等级两字之间应空l字间隔 ，如需标注保密期限，那么隐秘等级的两字间那么不空l字间隔 ，以使该字段不致过长绝密级文件保密期限为30年,机密级文件保密期限为20年,隐秘级文件保密期限为10年紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识隐秘等级与紧急程度，隐秘等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行行政机关公文紧急程度位置顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识隐秘等级与紧急程度，隐秘等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行行政机关公文、信函紧急程度分为特急、急件。
电报紧急程度分为特提、特急、加急、平急党的机关公文紧急程度位置顶格标识在版心左上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识隐秘等级与紧急程度，隐秘等级顶格标识在版心左上角第1行，紧急程度顶格标识在版心左上角第2行党的机关公文紧急程度特急、加急电报紧急程度分为特急、加急、平急信函紧急程度位置格标识在武文线下左上角第1行,两字之间空1字发文机关标识发文机关标识由发文机关全称或标准化简称后加＂文件＂组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或标准化简称发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm发文机关标识推举用法小标宋体字,用红色标识字号由发文机关以醒目美观为原那么酌定，但一般应小于22mm15mm结合行文时应使主办机关名称在前，“文件〞二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如结合行文机关过多，必需保证公文首页显示正文常见病例：有的县级以上行政机关如“县档案局〞，在机关全称前加了上一级行政区域名称，成为“省县档案局〞或“市县档案局〞一般在国内，县级及以上行政区域名称前不必要再加上一级行政区域名称发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕〞括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第〞字结合行文发文字号：用法主办机关的发文字号常见病例：〔一〕机关代字不标准，简单产生歧义如有的市政府文件，机关代字为“市政〞，易与市政公司混淆〔二〕未用六角括号如“黄档〔2004〕11号〞误写成“黄档[2004]11号〞六角括号〔〔〕〕可在word软件“插入符号〞中选取〔三〕序号用虚位〔即1编为001〕或加“第〞字〔四〕上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽视，左空不是多就是少〔五〕便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关挨次依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最终一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的间隔 为4mm。
上行文需标注签发人，平行文和下行文那么无需注明签发人常见病例：有的公文将“签发人〞标识为“签发〞，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某〞、如“某某：签发〞；还有的签发人姓名字体不是楷体标准的标识应为：“签发人〞用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名红色反线行政机关公文红色反线位于发文字号之下4mm处，“粗线〞设置为“2.25磅〞、“宽度〞设置为“15.5cm〞；“版式〞、“肯定位置〞、“页边距〞、“下侧〞平行文标准设置成“7cm〞，上行文标准设置成“13.5cm〞党的机关文件红色反线中间为一红色五角星，横隔线由两条各长70.5毫米、“粗线〞设置为“2.25磅〞的横线组成，两段横隔线相距15毫米，正中排印2号五角星横隔线与五角星套红印制常见病例：有的单位党政不分，行政公文也用法中间有红色五角星的反线，这是不对的主体标题公文标题由发文机关名称、事由和文种组成公文标题应当精确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关上报的公文，标题中不标发文机关《方法》规定：“公文标题应当精确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
〞标准的公文标题一般由“发文机关+事由+文种〞构成，又称“三要素〞式，如《中共中央关于加强社会主义精神文明建立假设干重大问题的打算》，也可以是由“两要素〞构成或由“文种〞构成但“两要素〞的或由“文种〞构成的．一般应是下发的带有固定版头，或对外公布可张贴的，如《交通管理局通告》、《公告》等公文的标题在横隔线下方空两行3号字用2号小标宋体字，有副标题的公文，副标题用3号楷体字，均居中排印标题上方一般空20毫米，下方空15毫米正文中只有一级小标题的，小标题用3号黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用3号黑体字排印，其次级小标题用3号楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用3号小标宋体字排印，其次级小标题用3号黑体字排印，第三级小标题用3号楷体字排印，第四级小标题用3号仿宋体字排印小标题的行距与正文的行距全都，序数前面空两个字排印第一、三级小标题的序号与小标题之间分别加“、〞与“〞；其次、四级小标题的序号标在圆括号内有多级小标题的法规性公文，篇、章、节的序号及其标题居中排印，上下方各空半截字加1.5个行距单独排印的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾用句号公文标题一般不超过40字，人名、地名、年份、词组不行分成两行，肯定要做到词意完好。
关于转发文，标题可概括主要内容，避开重复用法“关于、转发、通知〞等词和文种，但在正文中如需要标注转发文的标题，应当标注完好另外，留意转发文用词要合理：“批转〞的是下级的文件；“转发〞的是上级或不相隶属的同级的文件；“印发〞的一般是自己本部门文件常见病例：〔一〕标题滥用标点符号公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号关于标题的标点符号，标题一般不用标点，除法规性文件〔规章制度〕外，一般不用书名号例如：①《国务院批转财政部(关于加强国有企业财务监视的看法)的通知》②《中央职称改革领导小组转发国家训练委员会中小学老师职务试行条例等文件的通知》③《X X县工商局、税务局关于发布“X X县农村集贸市场管理暂行方法〞的通知》例①被批转对象“关于加强国有企业财务监视的看法，是公文，不属法规性文件，应删去书名号；例②被转发的对象“中小学老师职务试行条例〞属法规性文件，故应加上书名号；例③发布对象“X X县农村集贸市场管理暂行方法〞属法规性文件，按规定应用法书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是采纳空一格方法解决〔二〕多层转发，语意难解如某县级机关转发市级机关已经转发的《浙江省局关于。