催款函-详解 目录 1 什么是催款函[1] 2 催款函的写作要点[2] 3 催款函写作规范[1] 4 催款函写作示例 5 参考文献什么是催款函[1] 催款函是在商务活动中针对到期应付而未付的欠款，以书面形式提醒并催促对方付款结账的信函 写催款函除了达到催收欠款的目的外，还要注意不应当因为催款而影响双方的友好关系和继续合作，所以不要因为催款伤害双方感情，形成敌意催款函的写作要点[2] 通常来说，催款函要包括以下主要条款： 1．欠款单位的全称和账号； 2．欠款的原因； 3．欠款的时间； 4．欠款的金额； 5．发票号码； 6．建议处理措施或意见催款函写作规范[1] (一)标题 即件名或主题，在第一行居中用较大字体标注，指出信函的主要内容可以直接书写“催款函”、“催款信”等字样 细节提示 ◆标注件名或主题的目的是使受信者一打开信函就知道其内容，也方便对方分发或归档时参考 ◆可以在文种名称前面加上单位名称，即写成“公司催款函”的形式 ◆件名或主题要根据需要而用，不是说每函必有，可以酌情省略，但催款函为了醒目地提示对方，建议不省略 (二)称谓 在标题之下另起—行或直接在第一行顶格书写受信者的名称。
称谓后加冒号 细节提示 ◆受信者的名称可以是单位或部门名称，也可以是个人姓名 ◆如果没有具体的受信人，则写单位或部门的名称，如“公司行政部” ◆如果有具体的受信人，其姓名前面可以加上“尊敬的”等敬语，后面应当加上“先生”、“女士”、“经理”、“主任”等称呼，如“尊敬的姚经理” ◆也可以酌情采用单位或部门名称加上负责人职衔的形式，如“尊敬的行政部经理” (三)正文 在称谓之下另起一行空两格开始书写，一般应当写上对方欠款的事项、时间、原因、金额、发票号码等信息，再说明催款单位的处理意见，如提醒对方及时付款、商议其他付款方式、最后的付款期限等，必要时还可以写上催款单位的地址、、经办人等 细节提示 ◆出于保持友好关系的考虑，催款函可以分阶段发出：第一阶段主要予以提醒，第二阶段应当直接催款，第三阶段酌情“最后通牒” ◆不论哪个阶段，语气、措辞都要保持理性，礼貌得体，不要尖酸刻薄，讽刺挖苦 ◆也可以制作催款单模板填写相关项目即可 (四)结语 在正文之下另起一行空两格书写“恭祝”、“顺祝”等表示恭谨之意的词语，再另起一行顶格书写“生意兴隆”、“财源亨通”等表达祝愿之意的话，后面不必加标点符号。
细节提示 ◆不要因为催款而忽略了结语的公关功能 ◆如果是最后通牒阶段，结语使用“此致——敬礼”更显得坚定而有礼 (五)落款 在正文或结语的右下方署上写信者的名称在署名的下方写上写信的日期 细节提示 ◆写信者的名称可以是单位或部门名称，也可以是个人姓名 ◆如果写信者的名称是单位或部门名称，应当书写其全称或规范化简称 ◆如果写信者的名称是个人姓名，前面可以标示其单位或部门名称 ◆如果随函附有相关证明材料，可以在落款下方另起一行顶格书写“附件：票据复印件”等附件说明语催款函写作示例 范例1： 尊敬的XX公司研发部： 贵公司年月日从我公司购买的一批打印机，双方协议于月日付款，现已过期20天有余，请尽快付清款额良好的信誉是我们双方应共同遵守的，如果贵公司有什么日难，可来人来函商议付款事宜联系方式：XXXXXXXX 望速回音 恭祝 生意兴隆 办公用品公司销售部 年月X日 范例2： 尊敬的XX公司负责人： 贵公司应于X月日向我公司付款一事迟迟未兑现，现已过付款期1个月有余，其间多次去函催问，未见回音。
我公司投入再生产急需该笔款额，请务必于月X日前付清全部货款，以免发生向法院提出诉讼等不愉快事宜 此致敬礼 办公用品公司 年月X日 范例3： 尊敬的XXX先生： 贵方于X年X月X日订购节能灯管60箱，货款金额合计1．5万元，发票号为XXX贵方业务繁忙，疏忽大意在所难免，故致函提醒，敬请执行结算我公司账号XXXXXX逾期按照银行规定加收2‰的罚金如有特殊情况，请与我公司财务科联系 ：邮编：地址： 谢谢 公司事业部 年月日参考文献1. ↑ 1.0 1.1 金常德编著.常用应用文写作规范与技法.广西人民出版社,2009.06.2. ↑ 晓佳编著.最新实用商务文书范本大全.中国言实出版社,2007.1.-全文完-。