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1、文件管理制度版本/修改号A/0修订次数0编号：KEJQM/C1-01页 次1-21、目的为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。2、职责2、1总经理负责公司所有对外发文审批。2、2管理者代表负责管理中心文件的审批、文件的打印及文号的管理工作。2、3质量管理部负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政部。2、4行政部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。3、文件种类3、1上行文：请示，报告，计划，总结；3、2下行文：批复，决定，
2、通知，通告，通报，制度，规定；3、3平行文：信函，会议纪要。4、文件格式4、1发文统一使用以上文件类别之一。4、2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。4、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。4、4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：4、5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；4、6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则；4、7附件。通常指随正文
3、发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明附件：XXX字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；4、8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名：落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行（此页无正文）字样；落款字体与正文相同。4、9日期：4、9、1一般应写发文日期；4、9、2制度或会议通过的文件应写通过的日期；4、9、3重要的文件写签发的日期；5、文号5、1根据文件类别、发文日期、发文单
4、位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。5、2公司文号由行政部统一管理。5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。6、用印6、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。6、2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；6、3印章应盖在落款和年月日中间，即骑年盖月位置。7、文件管理7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作：7、2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。7、3签发。签发人对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明同意发文字样
5、后按正常手续办理；不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；7、4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。7、5发放。由发文部门填写文件发放登记表，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写文件处理单，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。7、6收文。文件管理人员将所收到的文件登记在收文登记表内，内容包括：流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况、备注等。7、7传阅。传阅工作一般由行政部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。7、8保存。文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。7、9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政部，由行政部进行整理存档工作。
