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1、 探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题 王丽勇（赤峰学院 办公室，内蒙古 赤峰 024001）摘 要：档案管理是一项重要工作，档案详细地记录了个人及团队的发展历程，通过查阅、调阅档案信息，不仅可以对个人及团队的过往成绩进行了解，还可以为未来的决策提供重要的经验依据.而对于从事以教学、科研为主要业务的高校来说，其档案管理的重要性更是不言而喻，尤其是随着现代数字化技术的发展，海量的档案信息充斥周围，如何做好高校的档案管理工作，并利用现代信息技术、数字化技术为高校档案管理工作服务，已成为各大高校重点研究的主要课题之一，本文就高校档案管理创新及档案管理数字化的应用做几点探讨，希望能给有关人员带来一
2、些帮助和启发.关键词：档案管理；数字化；高校；管理创新G270.7 ：A ：1673-260X（2014）02-0164-021 我国高校档案管理现行创新体制高校的档案管理是高校各项管理工作中的关键一环，对高校的教学、科研等工作的开展有着重要意义.因此，高校的档案管理部门应该积极改革旧有的创新体制，发展灵活的现行创新体制，以提高我国高校档案管理工作的效率和质量.1.1 管理模式上的创新在我国高校的档案管理工作中，通常档案管理部门只是归属于学校办公室的一个分支部门，而不是一个独立的部门，没有各项制度的决策权，只有执行权力.随着教育体制改革的推进，部分高校将作为学校办公室分支部门的档案管部门开始独
3、立出来，并给予独立的决策权力，使得我国高校的档案管理工作有了充分的主动权，档案管理人员可以及时对工作中发现的漏洞进行决策处理，取得了很大进步.1.2 思路上的创新所谓思路上的创新是指要打破原有的陈旧观念及管理思想，采用现代的管理观念及思想，积极扩充档案管理内容，采用多样化的管理方式，全面的改善高校档案管理体制.1.2.1 观念及思想创新创新的关键在于打破常规，而打破常规的首要因素就是要改变原有的思维惯性，转变旧有的观念及思想，多角度、多侧面的分析问题，并且要贯穿于整个创新过程.例如，高校的档案管理不只是针对一些文字、表格、图像等文档信息的管理，也是对档案管理人员的管理、对查阅档案信息的来访者的
4、管理，要打破旧有的档案管理观念及思想，全面认识高效档案管理工作，做好档案信息的收集、整理、归档等传统管理工作的同时，加强对档案管理人员职责的管理、查阅档案信息的来访者的管理，务求照顾到档案管理工作的方方面面.1.2.2 管理内容创新所谓管理内容创新是指不要拘泥于旧有的档案类别、档案编制体系等旧有内容的框架要求，要善于根据社会的实际情况、高校自身的实际情况，积极扩充档案管理的内容，务求各类重要人物、事件等信息，都有明确的档案记录，以供日后查询借鉴.1.2.3 管理方式创新一件事情的成败很大程度上取决于对这件事情的管理方式，而因事情性质的不同而变革管理方式恰是事情成败的关键.比如以前倡导的威严管理
5、，主张领导者和决策者要树立绝对的威严，因为只有绝对威严才能保证有足够的执行力，才能确保每一项管理任务的落实.但是随着现代社会的发展，人们越来越重视自身的尊严，普遍渴望能够受到他人的尊敬，而此时如果在实行所谓的威严管理，很可能会引发员工的不满，甚至产生抗拒心理，以致管理工作难以开展，因此，出现了所谓的人性化管理，在保留威严的同时，实行宽松的人性化训导，活跃了气氛，也不失执行力.1.3 方法上的创新这里所谓的方法创新，是指传统的高校档案管理工作主要以人力手抄为主，在信息技术快速发展的今天，尤其是数字化技术已经进入我们生活的今天，这种人力手抄的工作方式已明显跟不上社会发展的步伐.利用现代信息技术、数
6、字化技术，积极改革高校档案管理方法，实现信息载体、信息传输、信息存储等多方面的创新，对于提高档案管理工作效率，增加档案安全性等十分有益.2 高校档案管理数字化建设现状在现行的高校档案管理创新体制下，我国高校档案管理工作积极改革创新，引进现代的数字化技术，建设数字化的档案管理平台，取得了很大成绩，但是由于开展时间尚短，依然存在一些不足.2.1 档案管理工作人员思想意识欠缺虽然在现行的档案管理体制下，档案管理部门从学校办公室分支里独立出来，也搭建了现代的数字化档案管理平台，但是不少档案管理工作人员依然停留在原先的思想水平，没有主动决策的意识，认为只是换了个部门工作而已，其工作习惯和工作思维依然保持
7、原状，以致发挥不出档案管理部门应有的主动性，搭建的数字化档案管理平台也没有体现出应有的工作效率.2.2 档案管理工作人员缺乏专业的技能由于信息技术、数字化技术都属于新行的较为专业的技术，而高效内部管理档案的工作人员大多数学历较低，没有接受过专业的信息技术、数字化技术培训，缺乏相关的专业技能，导致不会操作，或操作不当，造成新建的数字化档案管理平台没能发挥出应有的工作效率，或遗失档案信息.2.3 网络安全隐患建立数字化档案管理平台的目的是实现档案信息的网络共享，可以让档案信息通过网络进行高速传输，但是目前的网络环境依然缺乏有效的安全保障，近些年频发的个人档案信息泄露事件使得部分高校档案管理部门甚为
8、担忧，心有顾忌而不敢开放高校内的数字化档案管理平台，以致限制了数字化档案管理的发展应用.3 加强高校档案管理创新及数字化建设的措施基于以上分析可知，加强高校档案管理创新与加强档案管理数字化建设，是我国高校档案管理工作发展的必然.但是由于档案管理工作改革兴起的时间尚短，我国高校的档案管理创新工作依然存在很多问题，尤其档案管理的数字化问题，经本人多年的实践总结，以及结合国内外各大高校的档案管理工经验，我们可以从以下几方面加强措施.3.1 开展讲座，提高档案管理工作人员的思想意识各高校应该定期组织档案管理工作人员参加讲座，提高档案管理工作人员的思想意识，认识档案管理部门独立出来的真正原因(删掉可以吗
9、)，树立决策意识，以主人翁的姿态参与到档案管理工作中去.3.2 开设信息技术、数字化技术培训班，提高工作技能高校的行政部门或档案管理部门应该开设信息技术、数字化技术的专业培训班，提高档案管理工作人员的工作技能，正确操作数字化档案管理平台，确保档案管理的高效运行.3.3 严打网络犯罪，消除网络安全隐患国家立法部门应积极参与社会调查，制定针对网络环境的完善法律法规，并严格依照制定的法律法规严打网络犯罪，对蓄意攻击档案管理系统或盗取档案信息的犯罪分子，要追究其刑事责任；同时，高校的档案管理工作人员也要提高自身的网络安全意识，增设高性能的软、硬件防火墙，严格遵守档案管理条例，依照规定正确操作数字化档案
10、管理平台，确保将网络安全隐患降到最低.总之，高校的档案管理工作是高校各项管理工作中重要一环，加强档案管理工作中的管理创新，利用新兴的信息技术、数字化技术，搭建数字化档案管理平台是高校档案管理工作发展的必然.虽然，由于时间尚短，我国高校档案管理工作依然存在很多的不足，但是只要我们积极面对，用于打破常规，敢于创新，那么我们就一定可以做好高校档案管理创新工作，解决档案管理数字化的难题.参考文献：1王颖.浅谈高校档案管理数字化J.科教导刊(上旬刊),2011(05):192-193.2刘小瑾.浅谈档案管理创新及档案管理数字化问题J.才智,2012(22):328.3张晶杰.高校档案管理数字化探索J.内蒙古民族大学学报,2010（04）:148-149.4赵华伟.浅谈高校档案管理创新思维J.青年文学家,2011（02）:169.5田育鑫.关于加强高校档案管理创新体系建设的思考J.中国科教创新导刊,2011（29）:220.-全文完-
