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1、 企业设备仪器档案管理的常见问题及应对策略 王璐（齐齐哈尔二机床（集团）有限责任公司黑龙江齐齐哈尔161005）摘要目前定义的企业设备档案具体的将就是设备从购买使用保养维修报废整个过程全部说明或者图纸的等文件。设备档案在企业中有着重要的作用，它是企业全部档案中一个不可或缺的部分，设备仪器档案既与其它各类档案有共同点也有自己独特的地方。设备档案管理是设备管理顺利进行的基础，笔者通过多年的经验对企业设备仪器档案管理的常见问题进行总结，并提出了一些常见的应对策略。关键词企业；设备仪器；档案管理；问题；策略随着我国经济的快速发展，我国的形形色色的企业也是遍地开花，相应的各种精密的大型企业也在企业中变的
2、很常见，设备仪器一般分为自制设备、外购设备、信息设备及其特种设备，信息设备（计算机的软硬件）。企业设备仪器档案对于维护仪器设备正常运转，设备管理中的作用越来越突出。部分进口的设备购买合同，招投标书，技术协议等在日后的项目管理中也是必不可少的，万一以后出现什么矛盾，设备仪器档案就是不可缺少的凭证。要想充分发挥这类设备仪器在社会主义现代化建设中的作用，就必须做好企业设备的档案管理工作。因此，一套健全的科学的建档方法以及仪器设备建档理论是重要的，这对于一个项目的顺利推进及其竣工验收有着很好的信息支撑作用。1. 企业设备仪器档案管理的特点1.1企业设备仪器档案管理的动态性。简单的说就是企业仪器设备在报
3、废或者转移之前，设备的档案会随着仪器的变动而发生变化，在仪器报废或者转移之前，设备的仪器档案就处在一个不确定，始终改变的状态。举一个简单的例子，企业引进一台新仪器之后，在投入使用之后，必然要有检修、更新，维修记录，或者改造图纸等，只要这台机器在来自www.lw5U.com使用，就会有新的文件生成，直到仪器停止使用，档案才会停止。1.2企业设备仪器档案管理的综合性。企业设备仪器管理就是综合管理设备仪器，显而易见设备仪器档案管理具有综合性的特点。具体的讲有以下的几个方面：1）阶段综合性，企业引进设备要经过规划，选购到使用，维修再到检修，最后是设备改造、更新。这几个阶段是交替发生的。2）部门综合性，
4、一般在一个企业里，设备的管理会涉及很多的部门，只有进行综合管理，才能有效地利用设备仪器。在设备管理中，要秉承设计制造与使用相结合，维护与检修结合，改造，修理与更新结合。3）多样性特点，将设备用不同的方式区分会有不同的结果，例如按照来源有，自制设备以及外购设备；按照设备的行业特点，可以划分为机械动力类设备、仪器仪表设备；按照重要程度，可以划分为一般设备与精密高端设备；按照设备的使用性质可以分为通用设备与专用设备。2. 企业设备档案管理中常见的问题2.1分散保管现在的企业中，没有一整套的设备管理系统，而是进行分散保管。这也与相关的规定也是背道而驰的，在实际操作中，应该遵守“成套性”原则进行管理。设
5、备从开始的购置到最后的入库会产生不同阶段的记录，部分单位会根据企业职能的设置，应该吧一整套的设备仪器档案分成两块保管。一部分是早期的购置请示到投标书等文件；另一部分后来产生的记录，说明书等。这样做不能全面反映一套设备的整个流程，也不利于后期的利用。2.2归档一些不是原件的文件材料一些企业在进行固定资产投资项目的档案验收时出现设备仪器档案是复印件的情形，包括设备购置合同以及技术协议。这种做法不仅不符合档案本质属性，归档要求，也是不具有法律效应的，同时也就失去了归档的意义。有以下几点原因会造成这种状况：1）购置设备时签订的合同，协议份数不足，用复印品代替。2）购置设备的流程不规范，特别是中小型企业
6、使用传真方式就签订了合同。3）使用进口设备，由代理公司代理的。2.3仪器档案管理人员职责不明确企业进行一个项目时，各个部门之间有很多交叉的环节。在项目档案的管理中，由于不明确各部门档案管理职责，当出现问题时，各个部门之间就相互推脱，相互推卸责任。一般来说，项目立项在资产管理部门，而采购、招投标在采购部门。两个部门经常想把合同、协议纳入自己的部门，而验箱时，却都不注意“合格单”等文件，导致档案残缺。3. 企业设备仪器常见问题的应对策略3.1设立设备仪器档案牵头管理部门。档案牵头管理部门就是资产管理部门，也就是固定的资产投资部门。应由设备仪器档案牵头管理部门协调各相关部门，收集、集中、整理、分类、
7、编号设备运行各个阶段产生的文件资料。这样集中管理设备仪器档案，不仅是按照相关的规定作业，也能维护仪器档案的完整及安全，以便使用。3.2企业设备仪器管理人员在归档及收集文件时应该严格按规定把关，坚决不收复印件。归档人员有义务告知采购的部门，在购置设备时，签订的合同、协议份数不能少，应按照相关的规程进行签订相关的文件，对于代理公司购置的设备，应该特别备注，尽可能最后原件。3.3明确不同部门在各个阶段的职责，保障档案的完整。设备从购置到竣工之间要经历计划、采购、开箱、使用管理这些阶段。不同的阶段，各部门分工不相同，责任也不同，应明确各自的管辖范围及应承担的责任。立项时，资产部门应负责收集本阶段的文档
8、，如购买请示等；采购时，采购部门应该负责收集整理仪器设备的招投标书，签订的合同协议，特别主要要求合同必须都是原件，而份数必须充足；开箱时，兼职档案员必须参加验收并收集此阶段生成的档案；使用过程中，资产管理部门应协调相关的部门，及时整理归档培训、使用、养护、维修生成的文件材料。总结：我国的科学技术发生着日新月异的变化，各种高性能的复杂静谧的大型的仪器走进了企业，企业仪器设备的养护和维修也越来越复杂，利用健全稳定的设备档案管理体系科学合理的管理仪器设备愈发重要，也成为企业竞争间的一个重要筹码。企业单位应该结合自身特点建立起一套科学的建档方法与建档理论，这样就为了提高企业工作做好保障，为企业发展的提供扎实的基础，为企业固定资产的投资验收做好铺垫。参考文献：1张莉.设备档案管理存在的问题J.科技创新导报,2010(12).2张光成,孙世勃.工业企业测量设备管理若干问题的研讨J.科技创新报,2010,(25).-全文完-
