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1、 档案数字化过程中应注意的问题 王宏卿档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。随着时代进步和科技发展，档案数字化是今后一段时间内档案管理工作不可或缺的重要组成部分，此项工作周期长、任务重、要求严，因此深入思考档案数字化过程中存在的问题意义重大。笔者结合工作实践，就档案数字化工作中应注意事项与大家进行探讨交流。首先，扫描是数
2、字化档案的重要步骤。众所周知，扫描是纸质档案数字化中的关键环节，扫描工作的好坏影响着整个数字化工作的质量。就硬件而言，在信息采集设备中，一般的扫描仪只能扫描有限几种类型的纸张，如A3、A4或更小的纸张，而实际工作中存在一些纸张较大的档案资料，普通扫描仪满足不了相关需求，会导致扫描件成像不全。而信息存储设备则要求更高，设备的运行速度、容量以及成像像素都影响着纸质档案扫描后的质量。信息提取设备配备的不足，会影响和局限数字档案的利用，使得部分数字化后的档案无法提取和识别。就软件而言，操作系统的不统一，很容易造成规范性、服务性、共享性的不统一。就成本而言，经济成本偏高，非一般单位所能承受，如设备的购置
3、、维修、维护及耗材的定期更换，人员的定期业务培训，专业扫描公司的聘用等。时间成本过大，影响纸质档案扫描时间的因素有很多，如硬件设备、软件设备、人员操作熟练程度等。就操作人员而言，需要其具有相关的专业知识，做好档案整理、扫描准备、正式扫描、图像处理等工作，要分工清楚，责任明确，专人专类或专人专卷。实施档案数字化的过程中，须对原有档案进行撤架、拆封、编号、标记等一系列的处理工作，在此过程中如有操作不当会对原件造成损坏。扫描前，档案原件必须完整、排序正确，要整理好需要扫描的各类档案目录，对所有档案按要求编制统一规范的档号，并确定相关的字段名和字段类型，避免造成卷目混乱和损害。在拆除原档案装订时，要注
4、意保护档案原件，对折损严重影响扫描质量的原件要按规定预先修整。对模糊不清的档案进行特殊处理，确保档案数字化质量。档案形成于不同年代，载体、字迹复杂多样，字迹清晰度和纸张质量差异很大，印章的色差也不同，所以在扫描前要根据档案的具体状况，适当进行整理，视需要进行登记或做出标识，在登记标注时不易字体偏大过重，尤其是脆弱纸张要小心处理。扫描前整理的不规范会直接影响扫描的速度和质量，造成漏扫、重复扫描甚至损坏原件，减少原件的凭证价值和历史价值。正式扫描中操作人员要经常检查、解决、协调扫描过程中出现的各种问题。如档案目录录入时可能存在错误情况，需要仔细核对。对字迹模糊不清的档案，需记录下来单独处理，扫描时
5、，避免对档案原件压制用力，翻页本文来自于m动作要轻，幅度要小，不要盲目追求速度，忽视质量。而相应参数设定的不规范性也会影响录入图像的清晰度。在参数设置问题上，虽然国家和地方出台了相关的标准和条例，但也只是给出了原则性的规定，是粗线条的，笼统的，这就需要操作人员主观判断，根据实际情况做出适当的调整，做到因件而异，“量体裁衣”。扫描后，要对图像质量进行检查，减少扫描件混乱、缺失、失真等情况的发生，如纸张较大的档案需扫描多次再经后期处理合成，批量处理的档案会造成少数扫描件失真，后期处理不当会导致扫描件与原件对比时发生遗漏和缺失，发现不符合要求的，要进行再处理，如去掉扫描纸张中明显的装订孔、文件中明显
6、的污垢等。扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描。其次，是档案数字化后的安全管理。现在对于普通的纸质档案，我们已经有了非常成熟的管理制度和技术，对于档案的调阅也有着严格的审批制度，在选址、防火、防盗等方面也有相应的措施来保障文件档案的安全。但对于数字档案，还没有详细的、操作性强的安全管理制度。这就需要档案管理者不断适应计算机技术的发展，打破原来传统的模式，运用新的科学技术进行管理，创新思维、技术来适应新的社会档案管理的需要。面对大量产生的电子文件和照片、音频、视频等以数字为载体的声像档案，管理人员往往会在不经意间造成数字档案管理的漏洞，
7、形成安全隐患。另外，计算机技术发展迅速也是造成各种攻击以及破坏手段层出不穷的因素，数字档案的安全包括网络、系统、信息、物理等方面，因此，日益增加的数字档案管理是有很多环节容易出现问题的。综上所述，数字化档案信息，保证信息载体的可靠性、安全性，已经成为所有档案管理者必须首要解决的问题。这就意味着数字档案管理在主机服务器、存储设备、系统软件、硬件等基础安全、网络安全及操作人员管理的安全等方面都要具有很高的安全保证、管理及防范措施。就基础安全而言，主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题，包括硬盘、操作系统、数据库管理系统、数据存贮和备份、数据格式的转换以及各类电子文件的保管和异地存贮策略等。硬件
8、的损坏，软件的故障这两大因素会给系统中的档案数据带来威胁。这就需要管理人员在选择硬件时充分考虑到硬件的品牌、可扩展性、兼容性以及软件的可靠性和可恢复性。防止由于硬件的升级、硬件设备的意外损坏、数据版本的更新、数据格式的转换、存贮介质的老化、失效等造成的数据丢失、数据损坏甚至是计算机系统的破坏和瘫痪等情况的发生。选择什么样的操作系统来确保应用系统的安装和运行呢？目前主流的操作系统有Windows、MACOS X和Linux，在操作性能和安全性能方面各有优缺点，关键是如何选择满足用户实际需求的操作系统和数据库管理系统。尤其是基于Windows XP的数字化档案系统，今后的系统升级和安全维护是档案安
9、全管理的重点，需要尽快找到妥善的解决办法。系统的主要设备、软件、数据、电源等应有备份，并有技术和组织措施，能在较短时间内恢复系统运行。服务器的UPS电源要保证在停电后10小时内仍能保持正常工作，保证电源稳定和双路供电，并对相关设备进行安全接地，定期进行软件更新升级、系统漏洞扫描，及时安装补丁程序。对档案数据要自动、定期备份，定期检查，不仅要做好本地数据备份，还要根据现有条件做好数据异地备份，妥善保存备份记录，只有这样才能有效预防突发的各类状况，确保数字档案信息万无一失。就网络安全而言，主要以技术手段进行约束。如：将信息内网和互联网进行物理隔离，设立双网防火墙，在内部网和公共网络之间建立一个安全
10、网关，保护私有网络资源免遭其他网络使用者的擅用和入侵。对IP地址和计算机进行绑定，保护网络不从内部被攻击，即使是内部攻击也能及时找到相对应的设备，给予反制措施。设立身份认证、修改权限、访问权限和访问模式，用身份认证的形式来确认访问的合法性，通过可靠的身份认证确定用户身份，再通过网络访问控制系统设置网络访问规则，有效保护内部档案资料，防止信息外泄。修改权限只限定指定的档案工作者拥有，而访问权则指定有该权限的用户拥有。建立访问日志，对网络活动进行审计和监测。必要时对重要档案进行分级加密，根据组织或职务级别设立查看档案的密级程度。定期更换口令，防止口令外泄。在用户终端安装防病毒软件，防止数字化档案系
11、统感染病毒，造成巨大损失。就操作人员的管理安全而言，要采取严格有效的管理措施。要不断建立和完善数字化档案安全的管理制度，对存在不足或需要改进的制度及时进行修订，做到有“法”可依，违“法”必惩。要加强人员安全管理，明确安全责任，建立专人负责制，及时终止离岗人员的访问和修改权限，做到内部严密控制。要建立档案工作应急预案，定期演练，加强员工安全培训，不断提高员工安全意识。档案数字化是信息化时代对档案管理的挑战，也是档案管理的机遇，既具有存储、检索便捷，传输快速，信息共享等优点，是传统纸质档案望尘莫及的，也不可避免地存在一些缺陷和不足，我们只有清醒地认识到这些问题，才能理解档案数字化建设还有诸多难题亟待我们深入研究解决，否则将给未来的档案事业留下很多缺憾。（作者单位：河北港口集团有限公司）endprint-全文完-
