操作实务[5篇材料]

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1、操作实务5篇材料 文书档案实务操作 一、档案工作 基本内容。档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等八个环节。 1、档案的收集。是文件从分散到集中的过程。各个单位在各项活动中办理完毕的文件，往往是分散的，为了方便今后的利用，需要对文件进行一定的挑选和集中，从而形成了档案的收集工作。它是整个档案工作的起点。 2、档案的整理。是指档案从零乱到系统的过程，是档案工作中最重要而且基础的工作。收集起来的档案还是相对零乱的，对今后有效利用是需要相对系统化的，因而，必须对数量众多、成分复杂的档案材料分门别类，解决档案零乱状态与保管、利用档案要求系统的化的矛盾，从而形成了档案的整理工作。 3、档

2、案的鉴定。是为了解决档案量大质杂、保管、利用档案要求优质化的矛盾。随着时间的推移，库存档案的数量会越来越多，其保存的价值也会发生变化，为了使最有价值的档案更充分地发挥作用，需要对档案区分不同的保存价值，从而形成了档案的鉴定工作。 4、档案的保管。由于自然界的各种原因，档案总是处于渐进的自毁状态过程，甚至可能遭到突变性的破坏，因为有利用的需要，则档案要求长久地保证档案的完整与安全，为了解决档案的易损性与保管的长远和利用档案的矛盾，从而形成了档案的保管工作。 5、档案的统计： 为了全面及时了解档案盒档案工作发展的情况及其规律，需要对档案及档案管理的状况进行数量的统计、整理和分析，从而形成了档案统计

3、工作。 6、档案的检索： 为了解决档案数量庞大、形式多样、内容复杂和利用者特定需 1求之间的矛盾，档案部门按照档案的自然形成规律和存放规律，编制的一些查找工具，提供快速查找档案材料的手段，从而形成了档案的检索工作。 7、档案的利用： 为了充分发挥档案信息资源的作用，满足利用者的需求，形成档案的利用工作。 8、档案的编研。档案是原始的记录，大多为孤本，价值珍贵，一般只允许在馆内查阅。为了更加广泛而主动地为更多的利用者提供最有价值的档案，通过对档案史料进行研究，汇编、公布并出版，在更大范围内发挥档案的作用，从而形成了档案的编研工作。 档案工作的各个环节不是孤立的，每个环节有自己特定的工作对象和专门

4、的任务，各个环节之间既有区别又是相互联系的。比如：档案的价值鉴定是与档案的收集、整理工作结合进行的；对文件的分类又是结合档案价值的初步鉴定。档案得而检索工具必须是在整理工作结束后才能进行的。 档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等环节都是为利用、编研创造条件的。 二、档案的收集 1、档案收集档案收集工作为档案工作开展提供了实际的物质对象，档案工作的对象是档案，而档案是通过收集工作逐步积累起来的，没有收集工作，就没有档案，档案工作也就失去了工作对象，失去了存在的条件和基础。所以，档案收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节。 做好收集工作： 把好四个关、应用好三种方法 四个关：收文关

5、、发文关、会议材料关、内部文件材料关 三种方法：平时收集、主动收集、重点收集 2 对零散文件的收集是对收集工作的补充措施，是对单位内部散存文件的随时收集； 对“账外”文件的收集，未经文书部门收发登记入账的文件或资料。如会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。 综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等； 各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）； 年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）； 各种介绍信存根（党团组织

6、关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。 专门文件的收集，专门文件是指在各项专业活动中形成的文件和特殊载体得而文件材料。一般重视对文书档案、科技档案的收集，忽略了业务文件的收集，重视对纸质文件的收集，忽略了音、影像资料等其他载体文件的收集，进而直接影响到档案收藏结构。 及时了解，掌握本单位工作动向，及时收集重要活动文件。对本单位召开的大型会议，档案管理部门要主动联系承办部门，请他们协助做好会议资料的收集，特别是领导讲话材料，以及会议有关的各种材料；对外出开会的同志要及时提醒并督促他们将带回的资料及时交到档案管理部门保存。甚至单位可以规定：只有将带回的文件向档案部门移交后，才可到财务部门办理报

7、销手续；离职人员只有将手中保管的文件材料办理完移交手续后方可办理离职手续。等等。 归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。 2、归档制度 1）确定本单位的归档范围 各立档单位应根据机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（2021年12月18日国家档案局8号令）及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围、归档内容和保管期限 第十四条本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。 第三条机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能

8、活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条机关文件材料不归档范围是： （一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民

9、来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 4第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。 中华人民共和国监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号2021年2月22日公布的档案管理违法违纪行为处分规定 第三条将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝

10、交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。 2）编制本单位归档文件的保管期限 条款设置与排列。在条款设置上，根据自己单位的工作和文件的实际情况出发，例如：一般单位不可能召开人民代表大会，政治协商会议，因而不可能有此类文件，在本单位的归档范围和保管期限表中不必设置这些条款。 在条款设置上，原则上应做到能涵盖本单位所有归档文件，使单位的归档文件的保管期限简洁明了，便于比照执行。条款的排列应体系完整，合乎逻辑，便于查找。 例如，第一层次中，可以上级文件、本单位制发文件、平行单位与下级单位来文排列；第二层次中，在

11、本单位制发的文件之下，可按本单位的会议文件、外发文件（包括本单位制发的以及与其他有关单位联合制发的文件）、内部文件排列；在第三层次中，例如在外发文件之下又可按方针政策、法规性文件、重要业务问题的文件、一般业务问题的文件、事务性有参考价值的文件、本单位的请示（应与上级单位的批复文件一起保存）、与本单位的批复文件（应与下级单位的请示文件一起保存），等等。 保管期限的设定。保管期限的划定应本着文件本身的价值及其在本单位职能活动中的作用。考虑文件在本单位职能活动中的作用时，要注意文件的查证作用和史存作用。即根据文件的价值大小来确定，文件价值越大，保管期限越长；反之，则相应较短。 3、归档时间 管理性文

12、件一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档； 磁带、照片及底片、胶片等介质形式的以及实物等文件材料应在工作结束后及时归档。 4、归档手续 移交清单，履行签字手续，各留一份以备查考。 三、档案的整理 1、整理。就是建立有保存价值的文件材料进行有序化、条理化、系统化的过程。将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目、以及纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架； 2、整理原则 应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。应区分不同价值，便于保管和利用。 符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。应保证纸质文件和电子文

13、件整理协调统一。 3组件1）件的构成 文件是在实践工作中一份一份形成的，每份文件又是独立的，它有自己特定的使命和作用，在同一项工作、同一个问题的处理过程中，形成的许多文件，它们之间又有密切联系的。如：围绕一项建设工程，会形成许多文件；召开一次会议所形成的一系列文件等，都是各自紧密相连的。 归档文件一般以每份文件为一件。 正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改 6稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一

14、次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 2）件内文件排序 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 4、分类 1）单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和

15、稳定性。 2）文件一般采用年度机构（问题）保管期限、年度保管期限机构（问题）等方法进行三级分类。 a）按年度分类 将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。 如2021年形成的2021年单位工作总结应归入2021年；2021年形成的2021-2021年工作规划应归入2021年； 跨年度的文件放入办结的年度。如某单位2021年立案、2021年结案的某信访案件，其文件材料统一归档在结案的2021年。 几份文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。7具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。 会议记录本以该本最后一