物业档案管理制度汇编7篇物业档案管理制度1 1、公司各物业工程的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监视保管，由文员专职文件存档、注记工作 2、有关物业管理公司验收档案、图那么、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用 3、物业管理公司档案资料必需按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编书目索引，档案类文件有存档文件清单及编号书目 4、物业管理公司档案书目及存档文件清单每季度上报公司备案 5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认前方可离任 6、物业管理公司档案日常需经常运用局部应复印备份，原件存放在档案中不得随意运用 7、因工作须要借阅、复印专管局部档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理 8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实状况，对不符要求的保管责任人将作适当处分 9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保存追究其法律责任的权利。
物业档案管理制度2 加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和标准化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系 (一)管理内容： 1、工程档案：从接收起先的全部工程技术、修理、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等; 2、业主档案：全部业主购、租房合同(复印件)，业主根本状况登记表、装修申请表等; 3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业修理基金运用报表等; 4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等; 5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、修理、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等 (二)管理措施： 1、制定档案制度，并严格执行; 2、专人管理(由负责内勤的管理员担当)，专室专柜，编目造册，存放有序并且敬重业主隐私，保守隐私; 3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达101%; 4、逐步实现智能化管理，计时牢靠的驾驭相关信息，提高管理水平物业档案管理制度3 物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容无视物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是修理、养护物业设施,还是了解业主及物业运用人状况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。
随着现代科学技术的开展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为势必趋势 物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时干脆形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录随着物业管理的不断开展和完善,物业档案的种类也在不断增加 一、档案管理运作环节 1、设立档案室,采纳系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章制度,对全部档案资料进展严格管理 2、资料的收集坚持内容真实的原那么,依据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从须要启程,扩大资料的来源渠道 二、资料分类整理 收集后的全部信息资料,统一由档案管理员整理整理的重点是去伪存真,依据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进展细分,做到条理清楚、分类合理 三、档案内容 范围分类资料内容 房产公司供应资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建立规划许可证 技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备运用技术资料 管理处建立的资料物业资料小区根本资料、商业网点资料、消遣设施资料、路标、门牌、室号配置图 业主资料入住通知书、业主公约、业主状况登记表、装修申请表、房屋交接单 日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案 四、资料归档整理 1、遵照资料本身的内在规律、联系进展科学地分类与保存。
2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑,分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用 3、档案的出室、入室都有严格的规定:出室必需由管理处主任同意,经登记前方可借出;入室时,须由专人进展检查,如有破损,马上修复,并追究有关人员的责任档案管理人员需刚好收回在外文件,严防文件的流失 4、档案的管理环境做到'三防',即防火、防潮、防变质物业档案管理制度4 1.客户档案的管理工作由客务部负责 2.客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内 3.每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须刚好装订另存 4.每个客户档案均按日期依次排列，将最新的文件摆在最前面 5.客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合 6.客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印书目后按楼层装入文件盒内存放 7.客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览 8.原始客户档案一般不行修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。
9.客务部档案应踊跃推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋运用状况等输入计算机中，进展资料分析、整理和信息传递 物业客户档案管理制度 一制度内容 为做到客户效劳部与客户的良好沟通，驾驭客户的人员构成、公司性质、物业费交纳状况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以帮助客户效劳部以最便捷的方式供应以上信息因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度管理目标 客户档案资料全面、精确、有效适用范围 客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及运用四个环节 一般客户档案包括以下的资料： 1. 收集客户单位资料 2. 客户缴费记录包括各样应付之押金 3. 客户装修工程文件 4. 客户迁入时填具之资料 5. 客户资料补充 6. 客户联络资料 7. 紧急事故联络人的.资料 8. 客户与管理处往来文件 9. 客户违规事项与欠费记录 10. 客户修理记录 11. 客户投诉记录 12. 客户单位有关的工程档案〔与二次装修工程有关资料〕与工作程序 四留意事项 1. 刚好上行下达客户与管理之间的学问、报告、通知、通报，传送文件应刚好、精确，谨慎地登记并制作各种表格。
2. 协调与客户之间的关系，加强横向沟通； 3. 做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进； 4. 接听客户投诉，解决客户投诉； 5. 接听客户工程报修，刚好联系修复物业档案管理制度5 1目的 为更好的驾驭物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案 2适用范围 适用于东莞市xx物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作 3职责 3.1档案管理员干脆向行政主管负责 3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作 3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料 3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员 4档案存放位置 4.1电脑保存一份电子文档 4.2xx四楼资料室 5档案管理员 5.1行政人事部 6档案编号规那么(见附件1) 7部门档案内容 7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件 7.2财务部:财务资料、合同 7.3保安部:戒备器材、合同 7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同 7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。
7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同 8档案管理制度 8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料 8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记前方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中 8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否那么追究借阅人责任 8.4资料借阅必需是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必需经总经理批准同意 8.5档案室必需保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料 8.6工作须要复印资料的只可复印本部门资料,必需做好登记 8.7档案管理员必需保证资料的完整及完好,如有损坏必需马上进展更新 8.8档案管理员必需每月对资料进展一次更新,更新后的资料必需放于本文件的首页 8.9档案管理员制定文件档案总书目,以及每个档案文件书目放于文件的首页便于查找 8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上 9相关文档 9.1《档案编号规那么》 10修订及实施 10.1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进展监视 10.2本规定修订权在公司 10.3本规定从二零零四年六月一日实行。
物业档案管理制度6 1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作; 2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一书目，同时建立电子档备份各类信息具体排列，以便查阅; 3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常修理文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件; 4、专管人员须谨慎填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进展刚好跟进业主档案的变更，保证信息的精确性; 5、业主档案信息应严格管理，留意保密严禁非相关人员查阅，以爱护业主的隐私，维护公司良好形象; 6、为确保文档平安，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作; 7、业主档案永久保存，刚好与业主沟通，刚好变更业主信息，保证其精确性物业档案管理制度7 1、发文格式中,函、通告、通知、报告、请示等文件如何运用 (1)函:与不相隶属机关或本系统单位之间相互商洽和联系工作,询问和答复问题等用'函' (2)通告:在工作中可能出现或已经出现了问题,或者是有些工作或其他事项须要外界协作等用'通告' (3)通知:是'发觉行政法规和规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文批转所属单位,要求属下单位输或须要周知和共同执行事项时所运用的下行文种'。
常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'会议通知'、'任免通知' (4)报告:向上级机关汇报工作,反映状况,提出建议,答复上级机关的询问等用'报告' (5)请示:恳求上级机关对某项重要工作作出指示,答复和批准事项时用'请示' 2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息 (1)可从上级公司传阅的文件、资料中收集; (2)从政府相关部门下发的文件资料中整理收集; (3)从物业管理协会会刊中收集; (4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料; (5。