光伏发电工程文件归档与档案整理方法 - 光伏发电工程文件归档与档案整理方法 〔征求意见稿〕解读 1 光伏发电工程文件归档与档案整理标准 1 范围 本标准规定了光伏发电工程各单位的档案管理职责、工程文件的编制、搜集、整理、归档、移交及验收 本标准适用于光伏发电工程的文件归档和档案整理 2 标准性引用文件 以下文件对于本文件的应用是必不可少的但凡注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件但凡不注日期的引用文件，其最新版本〔包括所有的修改单〕适用于本文件 GB/T 11821 照片档案管理标准 GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 14689 技术制图 图纸幅面和规格 GB/T 18894 电子文件归档与管理标准 DA/T 28 国家重大建立工程文件归档要求与档案整理标准 DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用标准 DA/T 42 企业档案工作标准 DL/T 5229 电力工程开工图文件编制规定 档发[1997]20号 城市建立档案归属与流向暂行方法 国家档案局 第10号令 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 3.3 工程档案 archives of project 经过鉴定、整理并归档的工程文件。
3.4 电子文件 electronic records 以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件 3.6 分类 classification 根据档案的来、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进展有层次的划分 3.7 整理 archives arrangement 按照一定原那么对档案实体进展系统分类、组卷、排列、编号和根本编目，使之有序化的过程 3.8 档号 archival code 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码 3.10 档案移交 transfer of records 企业各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，经部门负责人及有关质量监管单位审核后，按程序交给档案部门归档保存的过程 对工程档案管理实行统一领导、分级管理，设置专门档案管理机构，装备经培训合格的档案管理人员，确保工程档案的完好、准确、系统、平安保管和有效利用 4.2 应实行档案管理责任制，与工程管理同步，将档案管理纳入工程管理的招投标、合同管理、工程监理、工程验收的质量管理体系中，保证档案全面反映工程建立及实体质量。
4.3 应配置满足工程档案管理、平安保管和利用需求的设备设施，对档案实行信息化管理 5 管理职责 5.1.1 工程文件管理应与工程建立同步，在建立单位的统一领导下，对职责范围内形成的工程档案的完好、准确、系统和有效利用负责 5.1.2 各单位应根据本标准的规定，完成合同约定范围内工程文件的搜集、整理、归档、移交工作5.1.3 各参建单位应参照附录A、附录B的归档范围，将各类载体的工程档案，按规定向建立单位和本单位档案部门移交 5.2 建立单位职责 3 5.2.1 应建立健全档案管理体系，落实档案管理责任制制定统一的档案管理制度和工作标准，将工程文件的形成、搜集、整理要求及归档范围纳入各有关单位和部门的责任制，实行全过程质量管理 5.2.2 应在合同条款中明确各参建单位工程文件的编制质量要求、搜集范围、移交时间、份数及违约责任等合同中未约定的，可按上述要求单独签订补充协议 5.2.3 确定开工图编制单位，并在合同中约定开工图的编制深度、出图范围、移交时间、移交数量、电子文件格式等详细要求 5.2.4 应对各参建单位的档案工作进展监管、检查、指导及协调 5.2.5 应组织监理单位对设计变更执行情况进展审核，并汇总提交开工图编制单位。
5.2.6 应对各参建单位及部门移交的档案进展核查、汇总整理、系统编目及编制检索工具等 5.2.7 应按本标准规定，搜集、整理本单位在建立、消费活动中形成的各类载体文件 5.2.8 在城建规划范围内的工程，应按国家档案局档发[1997]20号《城市建立档案归属与流向暂行方法》的规定向城建档案管理机构移交相关档案 5.2.9 建立单位工程文件管理流程见图1 阶段内容工程立项主要形成文件1. 工程核准文件2. 可行性研究报告及审批文件1. 选址意见书及红线图2. 建立用地审批文件3. 征地赔偿4. 建立用地规划答应、国有土地使用证1. 设计根底文件2. 初步设计、施工图设计3. 设计效劳1. 工程招、投标及评标文件2. 工程合同、协议文件文件来〔形成〕单位建立、设计及审查、审批单位建立用地审批、征用政府相关部门土地管理部门工程前期设计文件设计单位设计、监理、施工及设备物资招投标、合同建立单位或委托单位建立单位及地方各相关行政管理部门施工准备施工答应等1. 质量验评划分2. 质量、平安、工程进度管理文件，强条施行方案及记录、技术标准文件平安、质量、进度管理资金管理1. 执行概算及批准文件2. 工程款支付及结算单建立单位物资管理施工阶段工程会议与统计1. 物资管理台账、设备开箱验收记录2. 设备催缴来往文件1. 工程各种会议2. 工程统计报表、工程简报等1. 质量监视部门注册备案与现场质量监视检查文件2. 质量监视报告质量监视质量监视部门开工图编制 土建、安装等专业开工图设计单位及施工单位建立单位及相关验收单位阶段验收 并网启动验收消费准备及试运行消费准备与试运行阶段试运行期电力消费1. 消费准备大纲、运行、操作规程〔标准〕2. 人员培训3. 试运行记录4.试运行期运行事故记录分析^p 报告、处理记录及结论建立单位、消费运行单位1. 并网运行平安评价2. 电力消费答应证1. 移交消费签证书2. 开工档案移交目录及签证〔记录〕启动委员会建立、参建单位开工交接开工验收开工阶段工程总结1. 工程开工专项验收文件2. 工程整体开工验收文件及签证建立单位及相关验收单位1. 工程总结〔建立、设计、施工、调试、试消费等〕2. 工程质量评估文件建立、设计、施工、调试及监理单位决算与审计1. 工程决算书及报批文件2. 工程决算审计报告建立单位及审计单位后评估阶段工程达标或创优1. 工程达标考核2. 质量评价、创优建立、设计、施工、调试、监理单位及考核、评优单位图1 建立单位工程文件管理流程图 5.3勘测、设计单位职责 5.3.1 应按照合同约定和本标准要求，对工程勘测、设计活动和设计效劳工作中形成的各类载体的文件，进展搜集、整理，向建立单位移交。
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