第4章 系统初始化4.1账务处理系统概述一、定义：账务处理子系统是电算化会计信息系统中的一个主要子系统或软件，它以凭证为原始数据，通过对凭证的录入和处理，完成记账、算账、报账、结账、会计报表编制、证账表的查询、打印和系统管理等任务二、账务处理系统在会计核算系统中的地位和作用用友总账系统与其他系统的主要关系三、账务处理系统的主要内容 1、系统初始化：建立帐套、设置会计科目、设置辅助核算工程、设置凭证类别、录入期初余额、定义常用摘要、设置币别、人员管理 2、凭证处理：凭证录入、查询、修改、删除、汇总、审核、记帐 3、银行对帐：月初始化、输入银行对帐单、自动对帐、输出余额调节表 4、期末处理：转帐、结帐 5、辅助核算：往来帐管理、部门帐管理、工程管理 6、帐表查询：总分类帐、明细帐、日记帐、科目余额表、试算衡表 7、打印帐表：总帐、三栏式明细帐、多栏式明细帐、日记帐、科目余额表 8、系统维护：操作受权、密码维护、科目维护、数据备份与恢复金蝶k3数据流程图4.2账套设置 1系统管理员 一般指组织和管理电算化系统建立与运行的人员所承担的工作包括新建账套、设置账套环境参数、新建用户、分配用户权限等，也包括在系统运行过程中进展适当监控和维护。
专职系统管理员：只负责初建账套、管理用户等外围工作，而不直接参与会计业务的处理 通用会计软件中一般都预设了默认的系统管理员，并为其设置了密码，如用友软件中预设的“Admin，金蝶软件中设置的“Manager、管家婆软件中设置的“会计主管等 2新建账套 所谓账套是指在会计软件系统中为每一个独立核算的单位所建立的一套完好的账务体系，其作用相当于手工操作条件下明确会计核算的主体 建立账套的本质是在会计软件环境里创立一系列的数据库，用以存放各种凭证账簿资料这个过程是由软件系统自动完成的 用户只要按照软件系统的提示，结合本单位的实际情况选择输入各项参数或说明信息，系统就会自动按照参数要求为用户单位建立一套独立的账簿体系 例：国棉二厂，它的根本任务：组织棉纱供给进展棉纱加工进展纱布销售在供给、加工过程中要消费，在销售过程获得收入，收入-消耗=利润所以整个企业消费经营过程相对独立以上分析，得知国棉二厂需要设置一套帐假设，国棉二厂，汽车队承担厂内运输任务，作为一个辅助消费车间，其费用在月末最终会分配到产品本钱中那么，它属于企业的一个内部部门不需要单独建账套又假设，汽车队不仅承担厂内的运输任务，同时又承担厂外的一些运输任务，它与厂内只存在结算关系，且具有独立的法人，具有营业执照。
其核算的特点“自主经营，自负盈亏那么，该企业必须设置2套帐，即建立个账套建立账套需要设置的内容： 1设置账套根本信息：编号、名称、启用会计期等 2录入单位一般信息是指核算单位的一般概况资料，包括单位全称或简称、办公地址、等 3选择会计核算类型是指用户单位所属的行业性质使系统按照所指定行业的特点为该账套预置一套标准的会计科目 4设置本位币 5确立代码设置规那么 6确定数据核算精度需要确定数据精度的常有数量、单价、金额、汇率等工程 账套根本信息包括以下内容： 账套编号：是一个账套在软件系统内部的代码通常是系统识别不同账套的惟一标志 账套名称：是指供用户识别的账套名在输出凭证、账簿、报表等业务资料时，通常将账套名称打印在资料的明显位置 账套数据存储途径：指账套数据的存放位置一般通用会计软件都会提供一个默认的数据途径，用户可以使用该途径，也可另选其他途径 账套启用会计期间：表示新建账套开始使用的会计核算日期，通常是指定某一会计期间代码设置规那么： 是指代码分多少级以及各级代码长度例如3-2-2构造 * * * 一级 二级 三级102 ：银行存款10201：工行银行存款1020211：工行人民币存款1用户设置 用户的增删以及权限设置通常由系统管理员账套主管控制，或由系统管理员与账套主管分别掌握。
用户设置通常跟密码设置联络在一起，新增加的用户的密码可以由系统管理员先行设置，也可直接由新增用户自行输入 设置用户需要录入用户编号、用户姓名、所属部门、用户密码等内容 2用户权限分配 新增加的用户必须被受权后才拥有对系统的操作权利 在系统管理员和账套主管分别设置的软件系统如用友，账套主管自动拥有对这一账套的全部操作权限，故对账套主管来说，就不存在权限设置的问题了 一个用户可以同时被赋予几个模块的操作权限，也可只被赋予一个模块中的部分操作工程的操作权 4.3系统环境参数设置 初始化设置通常包括三个方面的工作： 一是系统环境参数设置 二是系统运行要素设置 三是账务系统初始数据录入 账套系统环境参数包括记账凭证参数、账簿参数、会计报表参数和其他参数等几个方面一般通用会计软件都具有非常灵敏的参数设置与定义功能4.34.3系统环境参数设置系统环境参数设置 一凭证相关参数设置 、外币及汇率设置： 1汇率方式选择即选择使用固定汇率还是浮动汇率 2折算方式设置根据外币的使用情况选择直接标价法或间接标价法 3币别设置用于定义所使用外币的符号与名称 4记账汇率设置指定操作员在平时填制凭证和记账时所使用的汇率。
5调整汇率设置 2、凭证类型设置： 常见的凭证分类方式有以下几种： 1按凭证所反映的业务类型，将凭证划分为收、付、转三类也可按照凭证涉及货币资金的类别进一步将收、付款凭证区分为现收、银收、现付、银付四种类型 2按凭证是否涉及到现金或银行存款的内容来划分，将记账凭证划分为现金凭证、银行凭证和转账凭证 另外，有的软件把由系统自动生成的凭证专门设置成一类，通常称为机制凭证 3、凭证限制条件设置： 系统提供一系列的条件选项，如“借方必有科目、“贷方必有科目、“借方必无科目、“贷方必无科目等由用户根据凭证的特点来选择 例如，凭证按收、付、转分类情况下，应将收款凭证的约束条件设定为“借方必有科目、“1001，1002，而将转账凭证的约束条件设定为“借贷必无科目、“1001，1002 一般软件都允许用户对凭证不作分类，或将全部凭证都设置为“记账凭证一种类型 4.4系统运行要素设置 所谓系统运行要素，是指与用户单位的业务核算和日常业务管理相关的各类工程内容如单位内的部门分类与目录、职员档案信息、往来单位的分类与目录、存货编码及其设置 、银行账号等 在用友软件里，被称为“根底档案的设置，可以供各个子系统调用的数据。
在金碟软件里，在“核算工程中进展设置4.4系统运行要素设置 部门是指用户单位下辖的需要区别核算方法或具有相应管理要求的单元在电算化会计系统中，部门是一个逻辑概念，其设置和分类与单位内部实际的职能部门不一定一一对应，甚至可以与实际的职能部门以及真实的组织机构完全不同 部门档案的内容包括部门编码、部门名称、部门类别、部门负责人等 按部门进展核算的主要目的是控制部门的费用开支，并通过对各部门的收支情况的比较来考核部门的费用预算执行情况 职员是指参与用户单位的业务活动，且需要对其进展核算和业绩考核的人员为职员所建立的包括编码和其他根本情况的数据信息称为职员档案 职员档案中包含的根本信息有职员编码、职员姓名、所属部门、职员属性、职员类别等 假设要进一步掌握职员的详细情况，可以再设置性别、民族、出生年月、身份证号，必要时可增加职员技能程度、职员特长等工程 客户管理的主要包括客户分类、客户属性定义、新增或修改客户信息、编辑客户联络人等功能 详细内容有设置客户编码、客户名称、所在城市、所属行业、所属区域、 、联络人、联络 、邮政编码、银行账号、纳税号等详细信息 每个客户的“客户编码是系统识别客户的惟一标记。
设置客户供给商档案的主要作用是对单位与客户间的应收应付账款进展辅助管理，以便经常性地分析应收应付款的情况，及时完成清欠工作借助系统的辅助核算功能提供给收应付总账、明细账、序时账和账龄分析报告，及时做好核销清账等工作 存货的种类繁多，管理和核算的要求较高，所以，会计软件对存货的管理通常采用分类管理的方法 存货档案包含的工程有存货编码、存货名称、计量单位、规格型号、批号、条形码、存货计价方法、保质期限等信息 合理的设置可以帮助经营者实现对存货的系统、科学和有效的管理 通用会计软件中的工程，是指独立于会计科目体系之外的，由软件的辅助核算功能对其施行系统的、灵敏的核算和管理的特定内容 将工程和科目有机地结合起来，能使原来手工核算建立的庞大的会计科目体系大大简化，在核算时可以根据本钱工程、工程工程等进展收入、支出、费用等的归集与考核 工程设置涉及定义工程名称有录入工程目录两项内容 工程名称通常是指所设置工程的属性，如工程费用、业务费用等；而工程目录是指某一类工程的详细分类，如“工程费用可分为“人工费、“材料费、“其他等 录入工程目录时通常需输入编码与名称两项内容 4.5账务系统初始数据录入 在设置科目编码时需要遵循以下原那么： 1系统性原那么。
总账科目和标准的二级科目编码必须符合会计制度的有关规定，其他明细科目主要按照本单位的业务特点和上级主管部门的管理要求来设定全部科目编码形成一个系列 2一义性原那么要保证每一个代码对应于惟一的一个会计科目，而不允许出现重复的科目编码 3简洁性原那么在满足管理要求和适宜计算机处理的前提下，力求使编码简单明了，编码位数越短越好 4可扩展性原那么在需要时可方便地添加科目 1、设置会计科目： 设置会计科目的操作包括增加科目、修改科目参数、删除科目、查找科目、设置科目特殊属性等工程 1设置内容： 会计科目代码 会计科目名称 会计科目类型 会计科目性质 助记码 账户格式 科目特定核算要求 2设置的原那么： 会计科目的设置必须满足会计核算要求，在会计核算时资产、负债、所有者权益、本钱、损益等各类科目中所有可能用到的各级明细科目均需设置会计科目的设置必须满足编制财务会计报告的要求，但凡报表所用数据需要从总账系统中取数的，必须设立相应的科目 会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完好性既要设置总账科目又要设置明细科目，用来提供总括和详细的会计核算资料 会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除会计科目名称的设置，一级会计科目名称按国家会计制度的规定，明细科目的名称要通俗易懂，具有普遍的适用性。
设置会计科目要考虑到与子系统的衔接因为，在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此，要将各个子系统中的核算大类设置为末级科目3设置举例： 一级科目财政部已统一编码，各单位必须采用，以保证全国的统一会计软件预置的科目，主要就是一级科目以及该行业核算必须使用的某些明细科目二级、三级明细科目的编码，由单位根据会计业务量、核算与管理的层次、对象及实际需要确定，以科目4-2-2-2构造为例，制造费用下设的科目编码可以设置如下：4105 制造费用410501 一车间41050101 工资41050102 福利费41050110 其他4105011001 业务费4105011002 招待费2.删除会计科目 约束条件：P78 科目未录入期初余额 科目未被其他设置使用 没有任何一张记账凭证用到该科目 该科目没有建立明细科目 3.修改会计科目 约束条件只提供允许录入的数据域，锁定不必录入的数据域如上级科目或其他字段，并用不同的颜色表示，如白色为可录入的数据区，黄色为要汇总的数据区等通过试算进展初始数据平衡检查，平衡公式有： 资产=负债+所有者权益； 期初借方余额=期初贷方余额； 借方累计发生额=贷方累计发生额 试算后显示审核结果，列出各项数据的合计，便于用户理解。
假设是年初建账，可以直接录入年初余额；假设是年中建账，那么需录入启用当月的期初数据及年初至启用前月的借贷方累计发生额，系统自动算出年初余额即： 1月1日启用：期初余额 其他月份启用的：累计借方、累计贷方、期初余额注意: 某些软件如用友只对期初余额作试算平衡校验，而并不对累计发。