发放号： 编号：KM/A—02 受控状态:程序文件（2009年 A版）编制：王向红 赵宁审核：王向红批准：陈 炜山 东 科 明 光 电 科 技 有 限 公 司2009年7月30日发布 2009年7月30日实施KM/A—02 A 文件控制程序 A/0 1/4 A 文件控制程序1目的 对与本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本2范围 适用于本公司质量管理体系文件（包括适当的外来文件）的控制3职责3.1总经理负责批准颁布质量手册3.2管理者代表负责审核质量手册3.3各部门组织相关文件的编制、使用和保管3.4办公室为体系文件的日常管理部门4程序4.1文件的分类第一层：质量手册（包括质量方针、质量目标和程序文件），描述了公司质量管理体系过程这间的相互作用和范围，是公司的纲领性文件；第二层：作业指导书类文件，指公司内部支持性管理文件（包括公司的规章制度、管理办法等）和技术性文件（包括技术质量标准、工艺规范、操作规程等）；第三层：质量记录，是体系运行结果的证实性文件，因其特殊性按《记录控制程序》进行管理；适用的外来文件：主要指认证产品相关的法律、法规、标准或技术要求、节能产品实施规则， 与质量管理体系有关的政策、产品标准、法规性文件以及供货商的检验报告等文件。
作废文件：主要指出于某种目的而保留的文件KM/A—02 A 文件控制程序 A/0 2/44.2文件的编号本公司质量管理体系文件的体系编号如下：质量手册：KM/A—××；作业指导书类文件：KM/B—××；质量记录：KM/C—××；外来文件用其自身的编号符号解释：KM—代表公司名称；A/B/C—代表文件层次；××—代表文件序号4.3文件的编写、审核与批准4.3.1《质量手册》由公司组织人员编写，管理者代表审核，总经理批准4.3.2作业指导书类文件由主管部门组织编写，主管部门负责人审核，管理者代表批准4.3.3各类文件的有效版本报办公室备案4.4文件的受控状态 文件分为“受控”和“非受控”两大类，由办公室建立《受控文件清单及分布一览表》，对与质量体系相关的所有受控文件均在其文件封面右上角加盖受控状态印章，并注明发放号；作废留用的文件加盖“作废留用”印章4.5文件的发放a.《质量手册》的发放范围为公司级领导及各职能部门；作业指导书类文件根据使用要求发放至相应部门和岗位b.所有文件的发放均由办公室负责组织，文件的发放与回收要填写《文KM/A—02 A 文件控制程序 A/0 3/4 件发放、回收记录》，办理签收与签回。
4.6文件更改 4.6.1文件更改分手写更改、换页、换版a.文件一页更改内容不超过两行字时，进行手写更改，更改后，加盖手写更改章；文件一页更改内容超过两行字时进行换页更改 b.当文件经一定次数更改而影响使用时，或文件需作稍大调整时进行换版更改4.6.2文件的更改过程a.对文件进行更改，由提出部门填写《文件更改申请、通知单》阐明原因及更改内容，然后按本程序4.3条有关文件审批规定审批后，由办公室通知使用部门并在《文件更放申请、通知单》上签名，使用部门严格按《文件更改通知单》内容及时更改相应文件； b.所有被更改的原文件必须由办公室收回，以确保文件的唯一性4.7文件的保存、借阅、复制、作废与销毁a.文件必须分类存放在干燥通风、安全的地方，由部门指定的专人管理，不得在文件上乱涂画改，确保文件的清晰、易于识别和检索 b.借阅、复制文件应由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人员借阅、复制复制的受控文件必须由资料管理人员登记编号c.所有失效、作废或者作废留用的文件由文件的主控部门负责及时从发放或使用场所回收，加“作废”标识，防止非预期使用；对因法律、参考、信息价值等原因须保留的作废文件，应加“作废留用”标识，规定并注明其保存期限。
d.对于要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁审批登记表》，经管理者代表批准后，由授权部门销毁4.8外来文件的控制KM/A—02 A 文件控制程序 A/0 4/44.8.1各相关部门对适用的外来文件进行收集和识别，这些外来文件包括相关的法律法规、产品标准、节能实施规则、必要的参考资料等4.8.2对适用的外来文件由办公室加盖“受控”章，列入受控文件清单，填写发放记录，分发至使用部门4.8.3对外来文件，任何部门不得擅自修改如对有关外来文件存有疑义，则应及时与文件的发放单位进行沟通并做必要的处理4.9每年一次由办公室组织对现有受控文件进行定评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修定，执行者4.6条款规定5相关文件5.1《记录控制程序》6相关记录6.1《文件审批单》6.2《文件发放、回收记录》6.3《受控文件清单及分布一览表》6.4《文件更改申请、通知单》6.5《文件销毁审批登记表》KM/A—02 B记录控制程序 A/0 1/3B 记录控制程序1目的 对记录进行控制，为保证产品质量符合节能认证的规定要求、质量管理体系有效运行、产品、活动或服务的可追溯性及采取纠正、预防和改进措施提供依据。
2范围 适用于质量管理体系运行记录，包括外来记录（如供应商提供的原材料检验报告、计量单位出具的计量检定报告等）的控制3职责3.1办公室是本公司质量记录的主管部门，负责建立《质量记录清单》，汇总并保存质量记录的原始样本，对质量记录的使用和保存等情况进行日常监督3.2各部门负责对本部门的记录进行整理、归档和管理4程序4.1记录的格式和编号4.1.1记录的格式由主管部门编写，部门负责人审批，交办公室备案，必要时相关部门可提出格式更改，执行《文件控制程序》的有关文件更改的规定4.1.2记录的编号按《文件控制程序》执行4.2记录的填写4.2.1记录填写要及时，内容需正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签名要签全名4.3记录的收集、标识和归档4.2.2记录不可随意更改、涂抹，如发现填写错误，更改时要加盖更改章4.3.1各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续KM/A—02 B记录控制程序 A/0 2/3便于检索 4.3.2记录的归档方式应便于存取与查阅，一般以本册、文件夹、活页夹等方式来保存4.3.3保存记录的本册、文件夹、活页夹或其他文具应标识记录的名称，一般情况下各部门应每月对记录整理一次，对产生数量较多的记录装订成册，注明部门、记录名称及月份，每年进行一次总的归档，在文件夹或其他保存工具上注明部门、记录名称及年份。
4.4记录的保存和销毁4.4.1一般记录，如日报、旬报、月报保存期限为3年以上，年报保存期限为5年以上特殊记录，如内审记录、管理评审记录、设备方面记录、文件控制记录保存期限为5年或长期保存，具体详见《质量记录清单》中规定的保存期限4.4.2记录应保存在安全、干燥的地方，注意做好防火、防潮、防虫蛀等工作，并便于存取与查阅4.4.3各部门须按规定的具体保存期限要求保存记录，过期的记录须填写《文件销毁审批登记表》经所在部门主管批准后方能销毁4.5记录的借阅 经记录保存部门负责人同意，相关部门可借阅所需记录；经管理者代表同意后，记录亦可提供给顾客或其代表查阅，必要时办理借阅或查阅签字审批手续4.6特殊媒体形式的记录的控制 记录的形式除通常情况下的硬拷贝形式外，在特定的条件或场合下，亦可能以其他形式呈现，如保存于磁带、软盘中的记录等，对该类记录的控制原则同上，如对保存于软盘中的记录，须考虑读取、修改权限的设置，其保存须做到防磁、防压、防晒等，并及时备份，防止贮存的内容丢失KM/A—02 B记录控制程序 A/0 3/35相关文件5.1《文件控制程序》 6相关记录6.1《质量记录清单》6.2《文件销毁审批登记表》KM/A—02 C内部审核控制程序 A/0 1/3 C 内部审核控制程序1目的 为确保质量体系的有效性和节能认证产品的一致性，有效进行内部质量体系审核，特编制本程序。
2范围 适用于本企业质量管理体系内部审核活动3职责3.1管理者代表负责领导体系内部审核工作，选择审核员完成审核，并帮助解决纠正措施要求方面解释上的不一致或反应延迟等问题3.2办公室负责组织、协调内部审核活动的开展，保存内审记录3.3被审核部门负责提供审核所需信息并配合执行审核3.4被委派的审核组长、审核员应：3.4.1 按本程序准备、实施审核及编写审核报告工作. 对审核中发现的问题，应采取纠正措施与预防措施，并进行记录3.4.2 评审、同意不符和项的纠正措施回答并使之实施.3.4.3 在受管理者代表委派时,对以前审核时纠正措施的完成情况进行验正.4 程序:4.1. 审核时机: 本公司正常规定的内部审核活动， 每年至少进行一次4.1.1 有下列情况之一者，可视需要增加临时的内部质量体系审核1) 管理者为推动内部质量改进，要求开展内审活动2) 企业人事机构和职能有重大改变3) 发现重大顾客抱怨或重大质量事故时4) 在接受第二、第三方审核前KM/A—02 C内部审核控制程序 A/0 2/3 5) 在质量体系证书到期换证前。
4.2 审核依据: 1) ISO9001：2008标准2) 《质量手册》及其他相关质量管理体系文件3) 适用于本公司的法律、法规及顾客要求等4) 节能产品实施规则， 相关技术标准等4.3. 审核实施4.3.1 编制审核计划: 1) 管理者代表于审核前十天任命审查组长， 审核组长编制审核计划,计划应包括节能认证产品的一致性审核;2) 审核计划包括任命审核组长，委派审核员、实施审核分组方案.4.3.2 实施审核1) 审核组长在实施审核前研究有关程序文件及其它需要的文件,并编制检查表. 应包括审核节能认证产品的一致性2) 如发现有问题,应尽早给予反馈;如有误解应及时解决.4.3.3 审核寻找符合或不符合适用标准或程序的客观证据; 审核组长解和核实审核情况，对查出的不符合项，由审核员填写《不符合项报告》并由被审核部门负责人或其授权人签字确。