办公室是秘书和其他工作人员的工作室，一切信息在这里汇总、整理，一切指令在这里发出；工作业务联系在此进行，日常各种事务在此处理办公室管理质量直接影响到整个公司工作质量，关系企业生产经营效率；办公室又是企业与相关工作单位业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所，是一个“窗口”办公室的设施、装饰、环境；办公人员的工作态度和工作作风，都有代表着企业的形象树立良好形象，是企业生存、发展的必备条件 1、美化办公室的程序步骤 美化和布置办公室首先要做好的，是先对各部门和业务及工作内容与性质，加考查与分析，明确各部门及各员工的关系，以供决定其位置时的依据 列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来 按工作人员的数额及其所需空间，设定空间大小通常办公室的个人空间大小，因各人工作性质而异，但一般而言，每人的办公室，大者可3~10平方米，普通者1.5~8平方米即可 根据工作需要，决定所需的家具、桌椅等，列表分别详细记载 依据这些步骤所得的结果，加以研究与计划，绘制办公室座位布置图，然后依图布置之 a.美化办公室的原则 美化和布置办公室可以参考下列原则： 使用同一大小的办公桌，既可增加美观，又促进职员相互平等。
使用同一式样档案柜、架、袋 采用直线对称布置、避免弯曲成角度排列 采用直线工作流程，避免倒退，交叉与不必要的文书移动 相关部门相邻排置，便于联系 将常有来客访问的部门，置于门口处 将饮水机、公告板置于不易引起员工注意及不拥挤地方 方便工作者，并使工作者的移动，减至最小限度 主管座位位于部属之后，便于主管观察工作时发生的事情 使全体员工座位面对一个方向，不可面对面 光线应来自桌子左上方或斜下方 勿使员工面对窗户靠近热源或坐在通风线上 采用屏风挡墙，易于架设，随意重排 装设充分，地板电源插座，使办公室与机器够用 常用设备，置于使用者附近 资料柜、架背对背放置 各种器材及用品，放在合适位置，以方便使用光线、颜色、音乐、空气、声音配合得当 特别提醒: 随着“文明”大量涌入，如空调设备的大量使用，化学地毯、塑料家具、地板蜡、粘合剂、油漆等散发有毒气体据美国国家室内研究所测定，现代办公室内空气中化学毒物比室外高数倍办公室人员出现“办公室综合症”，表现为关晕、噪子难受、皮肤干燥、胸闷、昏昏欲睡、浑身无力、萎靡不振。
必须加强通风、谨用空调、并在室内放置月季、吊兰、天兰葵等能吸收有毒气体的植物，既净化空气又美化环境. 整齐清洁，有条不紊是美化办公室的总原则 办公室美化不仅包括环境与物业美化，还包括人员行为美化二、办公用品的选购和摆放 按照企业界CI设计品味，选择配套的，便宜的，耐用的，造型美观的办公用品，这也是秘书的工作之一一个规范的办公室，基本应配备和拥有以下两类办公用品： 1、办公用纸 信纸商业通信一般使用70克到90克的高级书写纸，规格以A4型为宜大多数企业都喜欢采用带信头的公文纸与客户通信印制信头的风格、字体、标志、颜色经过精心选择与设计，力求与企业形象相吻合信头通常由下列部分组成：企业名称、地址、企业董事长或总经理姓名、企业性质、号码等 复写纸有单面和双面涂层，可根据复写誉印需要选用，它的重量为50克左右 航空信纸航空信函越轻越好，可节省邮寄费用，因此，航空信纸宜选择25克到30克纸 油印纸如果你的企业经常有大量文字资料需复制，则宜购买油印机，则油印机用纸必须具有很强的吸引性能，才能最快速度地吸收油墨这种纸重量为60克左右 无碳复写纸。
这是一种用特殊材料处理过纸的某一面的纸，具有复写作用，常用于商业格式的便笺 备忘录纸：由于是企业内部使用，纸质可一般，不必用高质量的纸，但最好印上信头，规格以A4型为宜 问候便条是小张的64开纸规格，可做备忘录与简单附言 2、信封 选用信封应与所用信纸质地重量相配，可分为下列几种： *银行用信封封口和封盖是在信封较长的一侧一般用于寄信 *口袋信封封口和封盖是在信封较短一侧一般用于邮寄文件和报告 *带衬信封体积较大，一般用于邮寄易折易碎物品和照片等 *开窗信封便于让人看清信封内内容 *邮资已付信封免贴邮票，用于大批量信件寄发 3、笔记本和便笺 根据用途需要种类繁多，现介绍主要几种： *硬皮备忘录适用于长期保存的记录 *螺旅型装订本适用于临时记事，口述速记 *活页便笺簿适用于调整页数的记录 *口信便笺适用于记录记事，访客留言等 *格式表本适用于记录编号的凭证及内容 4、其他文具 *铅笔、彩色铅笔、圆珠笔、墨水笔、签字笔、彩色记号笔、彩色显影笔、油印钢板专用铁笔； *橡皮、涂改修改液、修正液稀释液、蜡纸修正液； *墨水、胶水、红蓝印台、红印泥盒； *打孔机、装订机、订书机、日期号码机、切纸机； *订书针、图钉、曲别针、大头针、纸夹、削铅笔刀、剪刀、裁纸刀； *日历、台历、橡皮印章、名片盒、文件夹、文件袋、归档夹、索引卡片盒、档案柜（文件柜）；计算器、拆信器、碎纸机； *蜡纸、标签纸、手纸、透明胶带、胶粘带、绳、橡皮筋、各种尺、报告封面纸。
办公文具库存量大小，应视企业规模及工作使用量而定，太多则积压资金显得浪费，太少则影响工作显得寒酸，总之通过一段时间熟悉，便会掌握适度购买的标准 办公用品的摆放都有其大概的位置，但亦应根据办公室大小，人员多少，办公桌面积是否顺手，及工作流程综合考虑而定，一般原则是：一切以方便工作，提高效率，同时又令办公环境美观清洁整齐为宜再加上你个人的顺手习惯与品味，便可以创造出一种办公室氛围来特别提醒 ***一般来讲，选购办公用品一是满足工作要求，二是提高工作效率，三是节约人工费用，四是树立公众企业形象，因为只有高质量，配套的办公用品才容易使客户对你的企业产生完美的印象二、邮件的收发、传阅 秘书每天可能收到大堆邮件、报纸、杂志、印刷品、包裹等什么都有，也可能每天要寄出大堆信函或包裹这些事看来容易，但要做得干净利落，不出差错，除细心与熟练外，还需掌握一定程序和方法 1、邮件收进的程序和要求 当你从信箱里，取出了当天的邮件，你要做的： a\分类邮件收进后第一步工作是根据其性质大体分为以下几类然后按其轻重缓急分别处理 *电报、特殊性传递、航空信等急件 *业务往来公函 *写明上司亲启的信函 *汇票、汇款单 *包裹、印刷品 *报纸、杂志 *同事的私人信件。
b\拆封 *写明上司亲启和同事的私人信件，秘书不可拆开，应原封送交万一无意拆开，应立即封口并注明：“误拆”，还需签字，一般会取得谅解 *其他邮件均需拆去封皮，就注意原件的完好、整洁，不受破损拆信时不可随手就撕，以免撕坏信笺、邮戳，而应沿边剪开或用裁纸小刀从封口裁开 *抽出信笺后再看看信封内有无小附件，如单据、名片等，勿使遗漏 *信封不可丢弃因上有邮戳、地址、号码等 c\登记 *除私人信件外，其他公文、公函、汇票、包裹、杂志等均需分别登记，以便管理 *登记时应写明：编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法、办理号码等 d\分送 *上司亲收件应立即呈送应归部门办理的文件信函要及时送交各部门，需由多人阅办的文件可按常规程序传阅或分送复印件 *同事的私人信件可放入指定信袋或顺便送交报刊杂志则分别上夹或上架一般邮件按常规处理或授权由秘书自己处理 e\阅办 *秘书阅看文件、信函应仔细、认真重点部分可用红笔划出，以提醒上司注意；还应为上司处理事情提供有关依据 *如注意参阅某日来信、某某文件等；内容复杂的长信应做摘要，甚至提出拟办意见置于信前 *每份信笺、信封及附件等应平整装订在一起，然后分送上司或有关部门处理，以便于办毕保管备查。
2、邮件的发出 邮件发出，规模较大的单位往往有专门的信邮寄送部门或人员，小型公司则由秘书负责但无论是秘书将邮件交专人寄或自己直接寄送、秘书都需在发出前完成下列工作程序 a\内容校核 由秘书拟写的信函，在发出前必须仔细校核，务必格式正确，文句无错意，无错、别、漏字；签名、盖章清晰无误如有附件，必须收齐勿遗漏 b\信封、封皮查对 *凡寄出的信件和邮件，信封与封皮必须查对如地址、收件人姓名或单位、邮政编号、寄方单位地址、邮政编码，以及附加符号如“急件”、“秘密”、“挂号”、“亲启”等 *纸笺及附件折叠时应小于信封周边各一公分左右，不可撑满，以免对方拆封时损坏信封封口及印刷品应包扎牢固，以免寄送途中松口、破损 c\邮件寄发 *秘书去邮局寄发邮件时应将邮件分类，如先将信件、印刷品、包裹等区分开；信件则进一步分为境内平信、境内航空、港澳台航空、国际航空、特快专递等 *同等邮资的信件一起寄这样计算邮资和粘贴邮票都要方便些 要点罗列： ##收进程序 分类——拆封——登记——分送——阅读 ##发出程序 内容校核——封皮查对——寄发邮件C、办公室的转接 a、接听的原则 作为人们往来联系、缩短联络时间的工具，已在各单位普遍使用。
在使用处理公务时，重要通话、发、接都要有完备的记录并清理归档 *响两遍须马上接听如果长时间响，不仅有失礼貌，而且影响同事工作 *如暂时离开办公室，委请别人代接 *若对方拨错号，不要说：“找错了”马上挂断，而应礼貌地说道：“我想你拨错号码了 *培养较强的听辨能力，一拿起就能听出对方声音并直接称呼，这样会给对方留下特别热情的印象 *交谈中嘴里切忌咬铅笔、口香糖或香糖等，声音不宜太长、太快，嘴和话筒应保持1英寸到1英寸半距离声音也不亦太小，嘈杂或对方口音不清，应客气请对方再讲一遍 *传呼先告诉对方，以免对方认为你挂断了如去取资料超过30秒则要询问对方是否愿意等、拟或等随后打去，因为半分钟对一个等的人来说是很长的 *对方要找的人不在，切勿立即挂断，应问对方是否愿意留话、以便转达 *拿起话筒说：“您好，请问您找谁？”结束应说：“再见“ *结束等对方挂断后，再轻放如对方也在等你挂断，但可轻放大不要用力过大，使对方耳朵受震 附表：记录表 来电单位：空格 来电人：空格 来电时间：空格 年 空格 月 空格 日 空格 时 空格分号码：空格 内容摘要 领导批示 处理意见特别提醒：**礼貌是十分重要。
当外界人士打与某单位联络时，也许首先听到的是秘书的声音他们在里体察到的形象，不仅仅是秘书个人的形象，而且是一个企业的形象，如果你的应答能给对方好感，那么他对你及这个企业必会产生良好印象如果你气势汹汹或爱理不理，对方会对你乃至你所在的单位产生不好的看法b、领导的接转 秘书在处理过程中，一项特殊任务是甄别面对目的各不相同的，或是业务联络，或是推销产品或是拉赞助募捐，秘书先要弄清来意，甄别是否转给上司 *摸清对方身份，若对方是你认识的，。