文件名称上海地产商业合同管理制度文件编号2016-03文件类型强制性规范专业细分/发布单位人力行政部编制人崔雯佳审核人唐玮批准人金伟生效日期2016/11/20正文页数5附件个数1龙湖上海商业合同管理制度1. 总则1.1 为加强合同全过程管控，规范经营行为、降低风险，维护公司合法权益，依据有关法律法规及集团合同管理制度，结合实际状况，制定本制度1.2 本制度所称的合同是指上海商业全部区域及各项目签订的各类合同（含补充合同）、协议、意向书、备忘录等设定双方或多方权利义务的文件1.3 金额在10000元人民币以上的经济事务（不包括行政税费），原则上均应签署合同2. 合同内容2.1 合同范本2.1.1 在签订合同时，应优先运用龙湖集团合同范本因特别缘由不能运用合同范本的，应事先将合同提交合作律师或集团法律事务部审核确认，并在合同审批时对未运用范本的缘由及修改部分进行说明2.1.2 集团各部门强制要求运用的合同范本，合同经办人必需遵守相关规定，不得运用其他合同文本2.2 合同条款规范2.2.1 合同名称2.2.1.1 合同名称必需反映所属项目和主要事务，禁止干脆运用通用性的合同名称项目相关合同必需包括“公司发布的项目标准名称+事项”，正确示例“XX天街办公用品选购 合同”。
2.2.1.2 合同名称、附件名称、正文中的名称、及其他OA支持性文件，必需保证名称的一样性和关联性2.2.2 合同主体2.2.2.1 合同主体必需写明合同各方的全称，且与公司印章保持一样，项目类合同的合同主体必需与该项目的开发公司吻合2.2.2.2 若一份合同对应多个合同主体，须要说明不同主体对应的标的物及金额，以满意成本分摊和办理承兑的须要2.2.3 合同正文2.2.3.1 合同标的应有明确描述，具体约定标的品种、规格、数量、质量标准或内容、要求、服务标准等事项2.2.3.2 合同价款应有明确具体的币种及数字，应明确合同价款所包含的产品或服务项目范围，属于暂定合同价款（单价或总价）的，应明确合同价款的确定、调整及结算方式2.2.3.3 付款方式应约定明确具体的付款条件及付款时间，我方主体付款的，应要求合同相对方在我方付款前供应全额合法发票2.2.3.4 履行期限应约定明确的履行起止时间或确定履行期限的方式2.2.3.5 应具备合同期限条款，约定明确的有效期限起止日期2.2.3.6 应具备违约责任条款，依据合同内容针对合同相对方的主要义务设定违约责任，并且约定明确的违约金比例2.2.3.7 应具备合同解除条款，依据合同内容针对合同相对方违反主要义务的情形设定合同解除权，并且约定合同解除后的违约金比例。
2.2.3.8 应具备争议解决条款，约定以我方主体所在地或合同履行地作为诉讼管辖地，或约定向前述地点的仲裁委员会提起仲裁2.2.3.9 应具备合同签订时间、地点条款，明确约定签订时间及地点2.2.3.10 合同约定由自然人代表公司行使权利、履行义务的，应具体约定该自然人的代理权限或签字权限2.2.3.11 合同附件内容应明确，与合同正文不存在内容上的冲突合同正文应约定正文与附件发生内容冲突时的说明依次2.2.3.12 合同订立后需签订补充协议的，补充协议仅针对补充事项作出约定即可，无需全部满意上述合同内容要求3. 合同审批3.1 合同审批流程及岗位职责3.1.1 基本流程：起草→会签→校稿→审核→审批→用印→归档/抄送3.1.2 起草3.1.2.1 合同经办人对合同签订的刚好性、合理性、合法性、规范性、完整性和正确性担当主要责任，即第一责任合同经办人岗位调整或者离职时，应刚好做好工作交接3.1.2.2 合同经办人在会签过程中不得随意添加合同会签权限以外的人员参加会签3.1.2.3 若发生多版本状况，应说明版本之间的差异，明确修订的内容3.1.2.4 当合同经办人不能找到合适的合同类别时，首先应与信息中心系统管理员确认是该类别未向员工开放运用权限，还是尚未建立适用的合同类别。
若确认属于后者，则承办部门应向财务部反映提出增加合同类别的要求，禁止随意选择合同类别3.1.2.5 提交合同时应填写合同摘要，应包括：（1）合同的形成方式，依据及背景；（2）合同的主要关键点说明（如特别的，改变的条款，或提示对应会签人需重点关注的点）；（3）与目标成本合约规划的对比状况3.1.3 会签3.1.3.1 会签人对合同内容提出本部门工作需求和专业看法，担当相关专业责任，负责供应专业标准规范或技术要求条款给合同起草人3.1.3.2 合同经办人必需逐条明确回复会签人看法、直到看法达成一样（严禁模糊简洁地以“OK、同意”等字词接受会签看法、未处理睬签看法干脆送审批的状况）3.1.3.3 合同经办人不得随意跳过系统默认的会签人员干脆校稿3.1.4 审核3.1.4.1 合同审核人负责对校稿版本的合理性、合法性、规范性、完整性和正确性进行全面审核，担当合同签订的其次责任（审核人必需全面检查会签看法并确认合同经办人已经与会签人达成一样看法）3.1.5 审批3.1.5.1 审批人在审核的基础上批准该合同的执行，对签订合同担当决策责任4. 合同订立4.1 合同复核4.1.1 合同经办人为合同内容正确性、完整性的第一责任人，送用印前对合同纸质版与OA审批版进行全面复核，并对纸质版本与OA审批版不一样的失误担当责任。
4.1.2 财务部门须对用印合同主要条款进行复核，确保与OA系统审批内容一样，复核公司相关用印规定，并加盖“核对无误”的印章财务部门对纸质版本与OA审批版不一样的失误担当责任4.1.3 合同被查出缺件或错误，经办人须刚好修改并交回档案室用印4.2 合同用印4.2.1 公章存放于地产档案管理员 ，全部合同若缺少财务部门“核对无误”字样印章，档案管理员将不予批准用印4.2.2 签订合同应运用公章或合同专用章，不得运用其他印章4.2.3 合同为多页的，双方须加盖骑缝章如与自然人签订合同，应要求自然人逐页签字或在骑缝处签字4.2.4 合同须装订整齐，骑缝章或骑缝签字完整清楚，骑缝章范围应覆盖主合同及全部附件4.2.5 合同用印完毕后，由印章管理员做好领取登记（模板见附件1）5. 合同存档5.1 合同存档文件应包括主合同、补充协议、解除协议或终止协议、合同附件、合同附图、合同相对方的主体资格及经营资质文件、授权托付书、合同登记备案文件及其它依据合同约定属于合同组成部分的资料5.2 合同解除过程中形成的具有法律意义的文件，如解除通知、EMS特快专递单及回执、挂号信凭证及回执、报纸公告、公证书等等，应当列为合同存档文件。
5.3 一般状况下，合同至少一式三份，龙湖保存两份原件一份交由上海地产档案室归档；另一份交由上海商业区域财务安排中心归档5.4 地产档案室与区域财务安排中心分别签收合同原件后才视为归档完成合同归档必需在合同审批完成后一个月内完成各类项目合同经办人还需提交一份复印件至项目行政处存档涉及到商务条件需事先抹去6. 合同履行6.1 经办部门应刚好跟进合同状态，避开合同长时间处于未履行或履行中的状态合同履行发生异样时，应刚好将状况反馈至合作律师或集团法律事务部，征求法律看法后作出相应处理7. 合同解除7.1 单方面或被对方要求解除或终止合同的，应事先告知所在合作律师或集团法律事务部，并征求法律看法7.2 合同解除协议审批流程同原合同审批流程7.3 解除合同应以书面方式通知对方，通知应实行当面签收、EMS特快专递、挂号信、报纸公告、公证送达等方式，并保留相应的签收单、回执、报纸、公证书等文件8. 留意事项8.1 合同主体及全部附件、附表、附图须打印完整、装订整齐建议双面打印以节约存档空间8.2 合同用印前经办人须在纸质合同封面右上角打印或用铅笔标注合同编号（补充合同须同时标注主合同编号）8.3 对于页数超过20页的合同，经办人须在每份合同全部待用印处标注（折角或贴便签），以提高工作效率。
8.4 合同总价款/预估总价款大于或等于10万元的，须附最新版廉洁协议（选购 /园林公司对内合同、地产与龙湖物业之间合同除外）8.5 原则上合同必需先审批后执行，禁止“先做后补”如遇到特别紧急或特别状况，的确无法做到按标准流程进行合同审批，必需先执行业务的，须依据集团先做后补特别审批规定执行8.6 用印完成的合同如经办人未刚好领取，每周五由各部门文员统一领取分发给经办人9. 违反制度行为的处理9.1 凡因越权处理合同事宜、未刚好汇报状况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，依据公司规章制度追究相关人员的责任；9.2 各部门自行负责本部门合同人员经办合同的资格审查，对多次出现低级错误的合同经办人，取消其经办合同的资格9.3 合同经办人未处理睬签人看法，或同意会签人看法但未在校稿时未作相应修改，对此状况公司将进行通报指责9.4 行政部记录合同用印违规问题，定期于PMO会上进行通报，记录结果纳入责任人当期绩效考核参考内容9.5 合同经办人、会签、审核及批准人员存在其他违反合同管理制度行为的，对公司造成损失的，视情节轻重程度，公司保留进一步惩罚的权利10. 其他10.1 本制度自公布之日起生效。
附件1：廉洁合作协议书龙湖上海商业。