数码照片归档与管理办法第一章 总则第一条 为加强和规范数码照片的归档与管理，确保数码照片档案的真实、完整、可用和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》、《照片档案管理规范》等标准，结合本馆实际，制定本办法第二条 本办法适用于本市各级党政机关、团体、国有企业、事业单位，其他单位参照执行第三条 本办法所称数码照片是指用数字照相机拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件将纸质照片进行扫描形成的数字图像的管理可参照本办法第四条 本办法所称数码照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片第五条 数码照片档案属于全宗档案的组成部分，由本单位实行集中统一管理形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按要求向同级档案部门移交第二章 收集和归档第六条 数码照片档案的收集范围和密级的确定按照国家《照片档案管理规范》执行第七条 数码照片档案的保管期限按照照片的价值划定，分为永久和长期两种划为长期的一般应定为30年第八条 形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求编写文字说明，实时或定期归档，本年度照片定期归档应在下一年度6月底前完成。
具有永久保存价值或者其他重要价值的数码照片，应当转换为纸质照片同时归档第九条 数码照片归档时，应由形成部门和档案部门共同进行真实、完整、可用方面的鉴定和检测数码照片可以存储到符合要求的脱机载体上进行移交，也可以在单位内网上移交第十条 归档的数码照片应是用数字照相机直接拍摄形成的原始图像文件，一般不能进行修改，为提高画面质量、增强画面效果的后期处理除外经过添加、合成、挖补等修改的数码照片不能作为档案归档第十一条 对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选照片应该能够反映该项活动的全貌，同时应主题鲜明、影像清晰、画面完整反映同一场景的数码照片一般只归档一张第十二条 归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式对于采用其它格式的数码照片，收集时应在保证分辨率不变前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式第十三条 归档的数码照片应附加文字说明，文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息第三章 整理和著录第十四条 在同一全宗内，数码照片档案按“形成年度——组”分类组是指有密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、一项活动、一个项目、反映同一问题或事由等形成的若干张数码照片为一组。
分类方案应保持前后一致，不应随意变动不同年度的数码照片应分别整理第十五条 数码照片档案应在计算机中建立层级文件夹进行分类存储一般应在计算机硬盘建立“数码照片档案”总文件夹；在总文件夹内按不同保管期限和不同事件建立层级文件夹，并以年度-日期-事件-摄影者-张数命名层级文件夹例：XX局的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘，2009年XX局办公室拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2009年一组照片，保管期限定为“永久”，该组照片应存放在以下计算机路径下：D：\数码照片档案\永久 \2009年1月1日 XX工作会议 摄影者：XX 100 张\..第十六条 数码照片档案机读目录的著录格式应符合《数码照片档案机读目录著录要求》（见附件1）第四章 存储、保管和利用第十七条 数码照片档案的存储应符合《电子文件归档与管理规范》的要求推荐采用只读光盘(一次写光盘)为存储载体软磁盘不能作为数码照片档案的存储载体，移动硬盘、U盘等移动存储设备只能做数码照片档案备份使用，不能作为长期保存的载体第十八条 不同年度的数码照片档案一般不应刻录在同一张光盘中数码照片档案光盘应一式二套，一套封存保管，一套提供使用。
封存的该套光盘不得提供利用第十九条 数码照片档案的保管按照《电子文件归档与管理规范》的规定执行要建立数码照片档案的定期检查制度光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，发现问题应及时采取措施第二十条 数码照片档案的利用应遵守各单位档案利用借阅制度，进行登记并由利用者反馈利用效果附件1：数码照片档案机读目录著录要求1、著录项目及要求数码照片档案应至少著录以下字段：全宗号、保管期限、年度、部门、张号、摄影者、时间、题名、文字说明、存储文件名、开放状态全宗号：档案馆给立档单位编制的代号保管期限：照片所划定的保管期限，包括永久、长期年度：归档年度，采用4位阿拉伯数字部门：归档部门，采用部门全称或规范化简称，并保持相对一致和稳定照片号：在某一年度内的组从“1”开始的顺序编号，为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”张号：同一组内数码照片从“1”开始的顺序编号，为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人时间：数码照片拍摄时间采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日各2位，不足的在前补“0”题名：本张照片的标题文字说明：本张照片的说明，包括事由、地点、人物、背景等要素。
存储文件名：本张照片的计算机文件名称。