扩建工程资料与档案管理细则(试行版)某公司目 录第一章 总则第二章 管理机构、组织机构及职责第三章 项目文件归档要求第四章 项目文件的编制要求第五章 电子文件的归档与整理第六章 照片档案的收集与整理第七章 实物档案的收集与整理第八章 附 则附件附录扩建工程资料与档案管理细则第一章 总则第一条 为加强某工程档案管理工作（以下简称“项目档案”），保证项目档案的完整性、准确性和系统性，真实地反映工程项目建设期的实际情况，充分发挥项目档案在工程前期准备、建设、生产和管理等工作中的作用，确保工程项目竣工档案移交符合达标投产及创优要求，特制定本细则第二条 本细则制定依据Ø 《中华人民共和国档案法》Ø 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）Ø 《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL/T 241-2012）Ø 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（ GB/T11822-2008）Ø 《火电工程达标投产验收规程》（DL5277-2012）Ø 《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T 5229-2005）Ø 《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）Ø 《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3）Ø 《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）Ø 《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）Ø 《电力建设施工质量验收及评定规程》（全套、现行版本）Ø 火电发电工程质量监督检查大纲（国能综安全[2014]45号Ø 电力建设工程监理规范（DL/T5434-2009）Ø 中国电力优质工程评选办法（2013版）第三条 有关术语的解释工程文件：指从工程立项、可行性研究、招投标、勘察设计、施工、监理、生产准备到竣工投产，以及竣工验收全过程形成的文件材料，包括工程前期文件、工程施工文件、工程竣工文件和竣工验收文件。
工程前期文件：指工程开工以前在立项、谈判、审批、招投标、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件工程竣工文件：指工程竣工时形成的反映工程建设（包括土建、安装及调试、监理等）过程的文件主要由施工文件、质量监督、监理、监造、设计工代、设备缺陷处理文件以及机炉安全性能检验报告、配套设备技术文件和工程竣工图文件组成工程施工文件：指工程施工过程中形成的反映工程建筑、安装等施工情况的文件工程竣工图：指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图） 工程竣工验收文件：指工程竣工后试生产（试运行）中以及竣工验收时形成的文件 竣工验收：指工程竣工、试生产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查 工程技术档案：即建设工程项目档案，是由工程文件经鉴定、整理、归档后形成的，即基本建设项目档案，是从项目决策到建成投产的全过程形成的、具有保存价值，并且按照一定归档制度，作为真实的历史记录集中保管起来的技术文件材料，是项目建设各单位技术管理中的一个重要组成部分，包含与工程有关的函件、文件、合同、会议纪要、工程设计图纸、说明书、计算书、施工组织设计、施工方案、施工调试记录、声像材料、图表、竣工图，以及工程总结竣工验收等全部资料。
设备资料：指设备说明书、图纸、合格证、出厂检验报告、装箱单进口设备还包括原产地证明、出厂证明、商检证明 创优资料：指创优策划及其相应的实施细则、创优实施管理及创优成果文件 档案移交：一方面指工程设计、施工、调试、监理等单位在工程完成时间向工程建设单位（以下简称建设单位）移交的经系统整理过的全部文件；另一方面是指建设单位内部各部门将工程各阶段形成的文件经系统整理定期或者按阶段向档案室移交的文件 原件：所有手写和激光打印的表式、文字、数据资料，经签字、加盖单位图章后，称为“原件” 正本：所有手写和打印的表式、文字、数据资料，经签字后的复印件，再加盖单位图章后，称为“正本” 副本：指所有正本的复印件第四条 本细则适用于某工程项目档案全部竣工文件的编制、整理及竣工验收、移交工作，各参建单位均按照本细则执行第二章 管理机构、组织机构及职责第五条 工程建设项目文件管理工作应纳入公司工程建设扩建工作程序；纳入工程建设工作计划；纳入工程建设有关部门和有关人员的职责范围第六条 建立由公司总经理挂帅，扩建处各部门负责人、各参建单位负责人及技术专工、技术员、档案员组成的扩建工程项目档案管理网络。
第七条 按照统一领导、统一管理的原则，由扩建处综合部全面负责协调各参建单位项目文件的收集、整理、审查、验收、归档等工作 第八条 建设单位各部门及各参建单位工作职责（一） 综合部档案室职责1． 认真贯彻执行国家和上级主管部门有关档案工作的方针、政策、法规，制定本项目的档案规章制度，明确各部门及相关单位收集、积累项目文件归档的范围、时间、注意事项和要求2． 扩建处综合部档案室是扩建项目档案唯一归口管理部门档案管理人员的配备满足工作需要，应由具备档案专业知识或工程技术专业知识、有一定工作经验的专业人员担任3． 定期对各参建单位进行档案有效的监督、检查、指导，督促检查责任部门的档案管理工作，有权对不符合档案管理要求的部门及单位提出整改、考核意见4． 负责组织监理单位对各参建单位提出的设计更改执行情况进行审核，并提交设计单位编制竣工图5． 负责收集、整理本单位各部门在项目建设活动中形成的文件，负责对监理、设计、施工、调试等参建单位移交的竣工档案汇总整理、系统编目、编制检索工具6． 负责组织项目档案的移交审查、申报及档案专项验收工作，应对归档的项目档案的完整、准确、系统、有效利用与安全保管负责7． 参与合同条款的审查，在合同中明确各参建单位竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。
同时实行工程结算档案验收支付制度8． 参与设备开箱、扩建项目竣工验收等，并做好相关文件的收集工作9． 负责工程项目施工图、设备开箱资料发放给监理、调试单位及公司相关部门 10． 协助本部门施工文件资料、设计变更、工程联系单等的登记、传递、复制、整理、移交工作 （二）工程管理部职责1． 负责向设计院催付施工图2． 负责对各参建单位提交的工程竣工资料采用技术标准的确认，对各专业竣工资料及竣工图的完整性、准确性、有效性以及单位工程工期、工程量变化、未完工记录及关闭记录等进行审核，并签署审查意见3． 负责对各专业设备开箱资料进行确认，如发现不全则应根据技术协议负责追要,以确保设备资料齐全、完整、准确4． 负责工程达标投产、创优、质量监督过程中文件的收集、整理，并及时移交归档5． 负责收集安全管理范围内产生的并且办理完毕的具有保存价值的、符合档案管理要求的文件材料，及时移交公司档案室 （三）技经物资部职责1． 负责工程管理性文件、征地文件、各类合同、协议、 招投标文件、工程概预算和决算等收集整理归档2． 设备开箱资料、进口设备报关文件、物资管理台帐的收集、整理和归档 （四）财务资产部职责1． 负责工程总决算、审计报告和批复等文件材料的整理和归档。
2． 负责审核合同付款、结算，若竣工文件或设备文件未移交，应不予支付工程款及设备款 （五）生产准备职责1. 负责收集、整理生产准备文件，包括（但不仅限于）：企业技术标准（含规程）、系统图、操作票、工作票、值长日志、运行记录（含考核期）等运行台帐、培训教材、考核期的生产记录2. 负责提供整套启动及试生产期的文件资料；提供设备命名、主系统启动及倒送厂用电等方案、继电保护整定单3. 负责提供机组生产准备、试生产及建设管理总结等 （六）政治工作部职责1. 负责工程项目照片、录像资料的收集、归档，并及时移交档案室第九条 扩建处各部门均为项目文件归档的责任部门，各部门设兼职档案员，负责本部门的文件形成、收集、整理等工作，部门负责人是本部门归档文件的审核人，应对项目文件的完整和质量负责；其它工程文件，各部门均有责任负责组织协调、收集、整理、移交 第十条 施工单位职责（一） 施工单位应指定一名项目负责人，负责本单位的项目文件管理工作，并设立与工程任务相适应的档案室并配备专职档案人员二） 应按照合同约定收集、整理各自承建范围内形成的施工文件，经监理审核后在规定时间内向建设单位移交三） 凡有工程分包时，应对分包单位过程形成的文件质量审核确认，履行签章手续，并对移交的项目文件质量负责。
四） 施工文件应以单位工程为单元，对过程形成的文件实施质量管理检查其内容是否齐全、完整及符合档案保管要求，并按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《火电建设项目文件收集及档案整理规范》、等要求进行整理，归档五） 负责收集、整理施工过程中已实施的设计更改及闭环文件和质量验收不符合项及整改闭环文件，经监理单位审查后，移交建设单位六） 负责补充、完善达标投产、创优各阶段考核发现的竣工文件包的缺陷的整改，保证竣工档案的完整性、准确性七） 负责施工过程中施工文件资料、设计变更、工程联系单等的登记、传递、复制、整理、归档工作并做好技术、设备资料、施工图纸的发放工作八） 负责承建标段的声像、照片、电子文件的收集、整理、移交第十一条 设计单位（一） 明确项目负责人负责本单位档案管理工作，并指定专职人员负责项目文件的收集、积累、整理、移交工作二） 负责收集、整理下列文件：项目前期勘测活动中形成的工程地质、地形测量、水文、气象等设计基础文件；项目可行性研究阶段、项目初步设计阶段形成的文件；设计交底及图纸审查、设计优化形成的文件；施工图、设计更改文件、竣工图等三） 按照《电力工程竣工图文件编制规定》(DL/T5229-2005)的要求，负责编制设计范围内与建设项目实际情况相符的竣工图，并在规定时间内移交建设单位。
四） 工程竣工验收后按创优工程评审要求，出具工程质量检查报告并移交建设单位归档五） 负责电子文件的收集、整理、移交第十二条 调试单位（一） 负责提交所承担项目的调试方案、措施及调试报告等二） 负责提交调试过程中设备缺陷处理记录三） 负责提交调试质量验评表四） 负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结五） 负责调试文件的整理、组卷、归档 第十三条 监理、监造单位（一） 明确负责人负责本单位档案管理工作，并指定专职人员负责项目文件的收集、积累、整理、移交工作二） 编制针对本项目工程的归档制度，明确本单位监理文件的归档范围，编制监理文件归档计划三） 负责收集、整理监理工作过程中形成的文件材料，在规定的归档时间内按文种组卷及移交 （四） 应按DL/T 5434规定，将设计、施工、调试单位形成文件质量和案卷质量纳入工程质量监控范围，对参建单位整理和移交的竣工资料及竣工图质量情况负责审查，并签署审查意见，以确保竣工资料与竣工图完整、准确、系统协助建设单位做好竣工文件的验收及移交工作五） 负责本单位声像、照片、电子文件的收集、整理、移交六） 设备监造负责收集、整理在设备监造活动中形成的文件，在设备投运后，向建设单位移交。
七） 施工监理负责施工文件表式的规范管理，负责向各施工单位分发设计、设备、安装图纸第十四条 总承包单位档案管理职责（一） 明确总承包范围，依据。