恒悦酒店物资采购管理规定采购供应链管理集团标准化小组：[VVOPPT-JOPP28-JPPTL98-LOPPNN]Word 版，可自由编辑！】第一章总则、为规范酒店物资采购管理工作，提高物资采购质量、降低物资采购成本，使酒店物资采购工作有章可循，特制定本制度二、采购部为酒店物资申购单受理、物资市场调查、物资供应商比 选、物资采购实施及采购物资质量跟踪的主要责任部门三、本制度所述的物资采购，不包括因专项服务需要而进行的服务 采购、建设工程项目的物资采购、营销广告采购等四、 本制度涉及采购的物资，分为固定资产、低值易耗品、其它营业 性物品等三大类，各大类又分若干小类1、固定资产类（分类见酒店《固定资产管理制度》）；2、低值易耗品类（分类见酒店《低值易耗品管理制度》）；3、其它营业性物品类：A 类：办公文具、日杂用品、维修配件、药品、花草、柴油、餐具 厨具类；B 类：布草、印刷品、机币、一次性客用品类；C 类：干货、海鲜、三鸟、鲜活、药材、腊味、冻品、蔬菜、水果 类；D 类：粮油、餐料、烟酒类；E 类：精品、奖品类第二章物资申购单（表）的填报、受理和变更一、物资申购单（表）包括《固定资产申购表》、《低值易耗品申购 表》、《月度采购计划表》（见附件一）、《出品部每日入厨物资计划 表》、《采购申请单》（见附件二）。
二、物资申购单（表）的填报办法（一）固定资产、低值易耗品类：申购表的填报按酒店《固定资产管 理制度》和《低值易耗品管理制度》执行[A]（二）其它营业性物品类：按填报频率分定期填报和不定期填报两种，其中：A、D类按月填报；C类按日填报；B、E类不定期填报1、 定期填报的：1） A、D 类（按月填报）：（1） 实行“先计划后申购”的办法申购部门须在每月 25 日前填写 次月《月度采购计划表》，经仓库主管核实库存情况后送财务部成本经 理审核审核后原件返回申购部门，后者复印三份，自行留存一份，送 财务总监和成本部各一份，原件送采购总监签收；[A]（2） 需申购时，申购部门根据上述计划表填写《采购申请单》—— 财务总监审核一一采购总监签认[A]2） C 类（按日填报）： 申购部门填写《出品部每日入厨物资计划表》或《采购申请单》——部门负责人签认一一采购总监签认[A]2、 不定期填报的：1）B 类：（1）部门新购：a） 申购部门须在货到前六十日前提出书面申请一一部门负责人签认 ——总经办审批——申购部门和营销部提供样式送采购部——采购部提 供物资样板——申购部门和营销部签认样板（三份）——供应商签认样 板。
样板由财务部仓库、供应商和采购部各存一份（其中布草类物资样 板只需一份，由布草部保存）样板的管理按酒店《样板管理规定》执 行；[B]b） 确认样板后，申购部门填写《采购申请单》一一部门负责人签认 ——财务总监审核——采购部签认[B]（2）仓库补货：仓库主管根据物资定额库存量下限填写《采购申请单》（其中布草类由布草部申购）——部门负责人签认——财务总监审核——采购总监签 认采购部以仓库最近进货物资为样板进行采购如须改板时，按前款“部门新购”程序执行°[A]2）E类：申购部门填写《采购申请单》一一部门负责人签认一一财 务总监审核一一采购总监签认[A]（三）《出品部每日入厨物资计划表》、《采购申请单》均一式三 联，申购部门送采购总监签认后，自行留存一联，送采购部和仓库各一 联[A]三、物资申购单（表）送达采购部的时间 上述各类采购物资的申购单（表）须按以下时间送达采购总监签认1、 固定资产类：货到前十天；[A]2、 低值易耗品类：货到前十天；[A]3、营业性物品类：1）A 类：货到前三天；2）B 类：货到前三十天；3）C 类：货到前一天下午3时前；4）D 类：货到前二天；5）E 类：货到前七天。
四、物资申购后的变更1、经审批同意的物资申购单（表），如出现下列情况，申购部门须 立即以口头或方式通知采购部，并在一小时内填写《物资采购变更 申请单》（见附件三），办理正式变更手续[B]1） 相关技术部门或资产管理员根据市场情况提出更为合理的购买建 议时；2） 团体宾客接待被取消时；3）其它原因2、采购部签收申购部门提交的《采购变更申请单》前后：1） 未下订货或送货单的，由采购部人员在申购单原件上签名撤消并 知会申购部门及仓库；[A]2） 已下订货或送货单的，采购部须立即以或方式通知供应 商取消订货或送货单并取得其确认（必要时须书面确认），或通知采购 员停止采购经磋商确定不能取消的订货或送货单，采购部在《采购变 更申请单》上注明原因——采购总监签认——财务总监签署意见——总经办审批审批同意后，按审批意见办理《采购变更申请单》原件由采购部留存，复印件送仓库及使用部门各一份[A]第三章物资供应商的选定一、物资供应商分为固定供应商和零星供应商1、 对需求频繁、需周期性采购的低值易耗品或其它营业性物品，酒 店采取与供应商签订供货合同（协议），货款以月结、季结或批结方式 支付时，其物资供应商定为固定供应商；2、 对由采购部随机采购，并以现金交易方式支付货款的供应商定为 零星供应商。
二、固定供应商的选定1、 日常工作中，采购部根据物资申购部门的申购要求，通过实地考 察、查阅资料、参加展会、同行介绍或网络媒体等方式进行市场调查， 详细了解物资的市场供应状况、相关供应商的资质证书、资信状况、交 货条件、售后服务及产品质量、性能、价格等情况，如实填写《供应商 调查表》（见附件四）；[B]2、 采购部按照生产厂家一代理商一经销商一批发商一专业供应商调查顺序，以质优价廉、资信良好、售后服务佳为原则对供应商进行筛 选属技术性采购物资的，技术部门应参与筛选，技术部门加签技术意 见筛选后，至少选择三家以上的供应商作为比选对象，由采购部填写《供应商比选表》（见附件五）；[B]3、 《供应商比选表》经采购部提供比选建议，采购总监签署意见 后，连同《供应商调查表》报总经办审批；[A]4、总经办批准选定的供应商，同类低值易耗品和同类其它营业性物 品的采购至少选定两家作为固定供应商采购部根据批复意见，按酒店《合同管理制度》的有关规定与其签订采购合同（或协议）；[B]5、酒店各部门参与物资申购人员一律不得泄露固定供应商的调查与比选情况[B]三、 零星供应商的选定1、 采购员根据申购部门的要求，根据“货比三家”的原则，按照生产厂家一代理商一经销商一批发商一专业供应商顺序，对所购物资的质 量、价格等进行比选后，选定合适的零星供应商；[B]2、 采购业务完成后，采购员将选定的零星供应商的名称、地址、联 系等登记在《零星供应商登记簿》上。
采购部行政秘书定期整理建 档[A]四、 采购部可将信誉良好、供货质量有保障、价格合理的部分零星 供应商推荐为酒店的固定供应商，并按本章第二条“固定供应商的选 定”程序执行第四章物资采购方式的确定一、酒店物资采购方式分为固定采购、直接采购、招标采购等三 种1、固定采购：指酒店与固定供应商签订合同（协议）（以下统称合 同），由固定供应商在合同期内持续供货的采购方式供货合同原则上 使用酒店合同文本如须使用供应商提供的合同文本，采购部须对其合 同条款审核修订并与供应商协商一致后，报总经办审批审批同意后按酒店《合同管理制度》的有关规定执行；[A]2、 直接采购：采购部根据经审批同意的申购单，在确定固定供应商 无相关申购货源或与固定供应商的合同中未包括相关申购货源时，采购 员采用现金交易方式向零星供应商采购的方式；3、 招标采购：对大宗物资或重要设备，参照国家物资采购招标的相 关办法及地产公司《项目发包管理制度》的有关规定，由采购部配合相 关部门草拟物资采购招标方案，经总经办审批同意后，以公开招标、邀 标或议标方式采购时采用的方式二、采购方式的确定：1、 固定资产类视情况采用招标采购、固定采购或直接采购方式，具 体采购方式由采购总监建议报总经办审批确定；[A]2、 低值易耗品类视情况采用固定采购或直接采购方式，具体采购方式由采购总监确定；[A]3、 其它营业性物品类中的 A、B、C、D 类物资一般采用固定采购方式。
特殊情况下的采购方式由采购总监确定；[A]4、 其它营业性物品类中的 E 类物资视情况采用直接采购或固定采购方式，具体采购方式由采购总监确定[A]一、酒店物资采购价格的审批分为固定采购价格审批和直接采购价格审批一）固定采购价格的审批1、每月 23 日前，采购部要求固定供应商将次月的物资供应价格以 书面形式报价，并于二个工作日内对上述报价进行市场调查、核实，与 供应商协商调整后，填写《固定采购物资定价表》（见附件六）——采 购总监签认——财务部成本经理审核——使用部门负责人签认——总经 办审批审批后的原件由采购部保留，另复印三份，送财务部、使用部 门、供应商各一份；[A]2、 对《固定采购物资定价表》中未列明但供应商可供货的物资，由 采购部和供应商初步协商价格后送货，再按前款程序于二个工作日内补 办定价手续；[A]3、 财务部或使用部门如对本月已审批的固定供应商物资供应价格有 异议时（高于市场价），持异议部门将相关情况书面知会采购部，采购 部据此进行市场再调查，如调查情况属实，采购部于十个工作日内与供 应商磋商调整物资供应价格或另选供应商；如情况不属实，采购部书面 陈述原由反馈给财务部或使用部门，如财务部仍有异议的，由其报总经 办审定。
[B]（二）直接采购价格的审批1、采购部对物资市场价格进行调查后，填写《直接采购物资参考价 格表》（见附件七）——采购总监签认——财务部成本经理审核—使用 部门负责人签认——总经办审批审批后的原件由采购部保留，另复印 一份送财务部；[A]2、《直接采购物资参考价格表》中已核定的价格原则上为物资采购 价格的上限当物资的采购价格高于参考价格的核定价格需要调整时，按下述第二条第3 款执行二、物资采购价格的调整1、对经审批确定的物资采购价格，采购部须每月进行市场价格调查，收集、分析相关资料并以此作为价格调整的依据；[A]2、 固定采购价格的调整：每月调整一次采购部根据市场价格变动 情况或使用部门要求，每月与固定供应商对《固定采购物资定价表》中 的价格磋商调整后，按上述固定采购价格的审批程序执行[A]3、 直接采购价格的调整：随时调整采购时：1） 采购部根据市场价格变动情况或财务部成本部的要求，填写《直 接采购物资价格调整表》（见附件八）——采购总监签认——财务部成 本经理审核——使用部门负责人签认——总经办审批审批后的原件由 采购部保留，另复印一份送财务部；[A]2） 采购部按《直接采购物资价格调整表》中已核定价格的上限进行 直接采购。
[A]3） 对《固定采购物资价格定价表》、《直接采购物资参考价格表》 范围之外的物资，急需时可按紧急采购实施，并将物资采购价格纳入 《直接采购物资参考价格表》第六章物资采购的实施一、经采购总监签认的物资申购单（表），由采购总监统一安排采 购工作[A]二、采购部于每周五 17:00 前，按次周固定采购物资的合同付款要 求和直接采购借款计划，填写《资金使用计划表》，经采购总监签认后 送财务部[A]三、物资采购的实施：（一）固定采购的实施：1、 采购部采购员凭经审批同意的《采购申请单》和《固定采购物资 定价表》的物资采购价格，以或方式向固定供应商通知或下采 购订货单（送货单）。