行 政 公 文 写 作Official Document of Administration 第三编第三编 行政机关公文行政机关公文 第一章 概述文种《国家行政机关公文处理办法》规定的13类14种(2001-1-1)命令（令） 议案 决定 指示 通告 通知通报 报告 请示 批复 意见会议纪要函政府部门行文的5条规则（1）政府各部门依据部门职权范围可以相互行文；（2）政府各部门可以向下一级政府相应的主管部门行文；（3）属于上级政府主管部门职权范围内的具体问题，应直接报送上级主管部门处理；（4）部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文；（5）政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下级政府正式行文八、 关于引文与简称1、公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义2、如非规范化简称，应先用全称并注明简称使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名 （FBI, 美国联邦调查局；NASA，美国航空航天管理局）九、 公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外（如一起，一切，三心二意，“五四”青年节，“七七事变”），其它均应使用阿拉伯数字。
十、公文的结构层次序数标注公文结构分为4个层次，具体标注法：第一层为“一、”第二层为“(二)”第三层为“1”第四层为“(1)“ 第一，第二，……公文的基本格式公文的基本格式公文要素组成:眉首:公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上各要素;主体:红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素;版记:主题词以下各要素 一、 版头(发文机关) ----“红头文件”1.位置：下行与平行文: 版头上边缘至版心上边缘为25mm（信函为30mm，命令为20mm）上行文: 版头上边缘至版心上边缘为80mm (“大版头”-----供上级机关批示使用)2.间隔线:党的文件中间有五角星 ★3.组成：（1）一般由发文机关名称加“文件”两字组成（2）也可只有发文机关名称，不加“文件”两字组成（3）党的机关公文还可在发文机关名称后括号标明文种 组成沈阳市人民政府文件 中华人民共和国公安部 沈阳市公安局巡逻警察支队A4型公文用纸页边及版心尺寸示意图 4.发文机关名称的写法：（1）须用全称或规范化简称，不能出现所指不明或容 易误解的情况：如中央（党中央、团中央）（2）联合发文：A.行政公文： 要把参与发文的机关都排列上； 主办单位排列在前，其他机关依次按党、政、军、群 对应排列； “文件”二字纵向居中： 如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文 沈阳市财政局 沈阳市税务局 文件 沈阳市电信局二、 份号（公文份数序号 ）1.含义将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 ，用自动 号码机印刷，每一份公文的份号都不一致。
2.份号的使用（1）行政公文：要求“绝密”、“机密”的应当标明份号；（2）党的机关公文：凡“秘密”以上的均要求标明份号；3.位置： 首页版心左上角第1行；位数应大于两位，“1”应写为01”三、 密级和保密期限 1.密等及时限： 公文秘级后应标明时限，时限期满自动解密 绝密（30年）、机密（20年） 、秘密（10年） 2.标志：★3.使用： 如无保密内容，不得标注此项，以免增加工作上的麻烦4. 位置： 顶格标注右上角如只有秘级：两字间空一字，其后加“★”，如“机 密★”如全有：两字间不空，“机密★ 5年”“绝密★长期”四、紧急程度1.紧急公文文件 （1）行政公文：特急、急件； （2）党的机关公文：特急、加急；2.紧急电报（1）行政公文：特急、急件、平急；（2）党的机关公文：特提、特急、加急、平急；3.位置：（1）行政公文：顶格标注右上角第1行，如有密级，则在 第2行，两字间空一字（“上秘下急”）上行文 下行文（2）党的机关公文：顶格标注左上角第1行，如有密级，则 在第2行，两字间空一字（“上秘下急”）上行文 下行文五、发文字号1.组成：“发文机关代字”+“年份（发文年度）”+“序号（发文顺序号）”（1）代字：发文机关极度缩减，但还能识别出是哪个机关A、所在行政区域代字： “京”、“沪”，除中央、国家级的发文机关外都不可缺；B、机关代字：政 府——“政”或“府” 政府办公部门——“政办”或“府办” 教育行政部门——“教”C、发文形式：除信函类用“函”外，其余都用“发”（个别还用“报、请、呈”） “国发”——国务院机关 “中发”——中共中央 “国办发”——国务院办公厅 “沈公发”——沈阳市公安局（2）年份 发文年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写； 如1999——99，2000——00，2003——03等； 加 “〔〕”注意：用直角中括号“茂××[2004]10号” 或用小括号“茂××（2004）10号”都是不规范的。
3）序号： A、不同于份号：机关公文当年所发的同一类型文件的流水号，第一 份公文是1号，以此类推； B、除命令外，其他公文的序号前不必加“第”字； C、数字前也不必加“0”占位，如不能写成“001”、“002”等注意：行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；行政机关与其他机关联合行文，原则上使用排列在前机关的文号 ，也可协商确定2 2、位置：、位置：版头下空版头下空2 2行，居中排布行，居中排布发文字号之下发文字号之下4mm4mm处印一条与版心等宽的红色反线处印一条与版心等宽的红色反线3 3、特殊：、特殊： 命令、公告、通告可只标识发文文号而不用标注时间如领命令、公告、通告可只标识发文文号而不用标注时间如领 导者以任期为限统一编一流水号导者以任期为限统一编一流水号六、签发人——上报的公文需标识签发人姓名2、资格（1）一般应为本机关领导（2）重要的或涉及面广的公文，须为本机关的正职领导； 正职领导不在，应由主持工作（常务）副职签署；（3）经授权，也可以由秘书长或办公厅（室）主任签发；（4）一般不使用复印件会签1、含义（1）所有文件都有“签发人”：机关领导审核文稿签署意见；（2）上行文眉首应标签发人：请示、报告、上行意见2、位置：平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字1—6项在间隔线之上，属于眉首部分3、格式：签发人后标全角冒号如有多个签发人（会签人），主办单位签发人姓名置于第1行 ，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移反红线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm 七、公文标题1. 组成形式（1）“发文机关名称”+“事由”+“文种”如《国务院办公厅关于调整中国人民银行值币政策委员会 组成人员的通知》（2） “发文机关名称”+“文种”：用于正文篇幅较短的公布性文件（公布令、公告、通告、通报）如《国务院公告》（3） “事由”+“文种”：A、规范性文件和计划类文件： 《中华人民共和国人民币管理条例》B、使用正式文件版头的上行文： 请示、报告、（上行）意见2.位置：红色反线下空红色反线下空2 2行行3.3.注意事项：注意事项：（（1 1）回行时，要做到词意完整，不能）回行时，要做到词意完整，不能““切词切词””，如，如““国家国家””（（2 2）排列对称，间距恰当）排列对称，间距恰当（（3 3）结构助词）结构助词““的的””应在行末应在行末（（4 4）排列方式）排列方式A A、单行排列、单行排列B B、双行排列：齐行排列、上短下长、上长下短；、双行排列：齐行排列、上短下长、上长下短；C C、多行排列：齐行、正梯形、倒梯形、多行排列：齐行、正梯形、倒梯形（（5 5））一般不出现标点符号一般不出现标点符号（（2 2）请示、函、报告三者混淆使用）请示、函、报告三者混淆使用例例1 1、、******关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。
关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告 标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请 示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然正确 的作法应是将“报告”两字替换为“请示” 例例2 2、巡警支队关于为三家子警务工作站申请分配、巡警支队关于为三家子警务工作站申请分配IPIP地址的报告地址的报告 （主送机关：交警支队）（主送机关：交警支队）他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系《国家行政机关 公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向 有关主管部门请求批准等应用“函“”该文件是属于请求批准“函” 性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函” 例例3 3、巡警支队关于建设警务工作站车辆高清抓拍比对系统管理平、巡警支队关于建设警务工作站车辆高清抓拍比对系统管理平 台所需经费的报告台所需经费的报告 标题显然是下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题《办 法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”此文是 属于请示性公文，“报告”两字应改为“请示” 八、主送机关：对文件负有主办或答复责任的机关1、注意事项：（1）应用全称或规范化简称或同类机关的统称 （“各财政厅局”、“各有关单位”）（2）下行文：可有若干，同类型用顿号，异类型间用逗号，最后用冒号；上行文：一般只有一个，如需要其他上级机关阅知，可以抄送2、格式：（（1 1）题下空）题下空1 1行，左侧顶格标识，回行时仍顶格；行，左侧顶格标识，回行时仍顶格；（（2 2）如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，）如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时， 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送识方法同抄送九、正文从左到右，横排，少数民族可按民族习惯书写，排版主送机关名称下一行，每自然段段首左空主送机关名称下一行，每自然段段首左空2 2字，回行顶格字，回行顶格。
数字、年份不能回行（一个阿拉伯数字、年份不能分成两行数字、年份不能回行（一个阿拉伯数字、年份不能分成两行）禁止标注禁止标注““此页无正文此页无正文””十、附件1、位置正文之后，机关署名或成文时间之前，并注明附件顺序和名称2 2、格式：、格式：正文下一行左空正文下一行左空2 2标识标识““附件附件””，后标全角冒号和名称后标全角冒号和名称附件如有序号使用附件如有序号使用阿拉伯数字阿拉伯数字如如““附件：附件： 1 1、、××××××××××2 2、、××××××××××附件名称后不加标点符号附件名称后不加标点符号错例3、附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1 1行顶格行顶格 标识标识““附件附件””，有序号时标识序号；，有序号时标识序号；4 4、附件的序号和名称前后标识应一致附件的序号和名称前后标识应一致5 5、如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第、如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1 1行行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）十一、发文机关署名1、行政机关：可署名，可不署名2、党的机关公文：必须署名，用全称或规范化简称3、正文下方偏右十二、成文时间1、确定标准：（1）一般应以领导人签发的日期为准（2）如会议通过的重要会议，以通过会议的日期为准（3）如联合发文，以最后领导人签发为准（4）法规性文件，以批准日期为准（5）电报，以实际发出日期为准2、书写格式：（1）写全年、月、日，不得简写；（2）用汉字书写，不能用阿拉伯数字；（3）会议通过的重要会议，如决议、决定、条例等法规性文体，成文日期不在文后，而在标题下方，居中位置，并加括号3、位置：正文或机关署名的下方。
成文时间右空成文时间右空4 4字。