论坛活动流程整理2014.03.14序目一、论坛活动流程框架二、前期准备三、活动执行四、后续跟进一、论坛活动流程框架活动整体前期准备前期调研 方案策划媒体宣传前期预热嘉宾邀约场地准备接待准备活动执行VIP邀请 媒体邀请演讲、对话 新闻发布、 酒会照片留存 影像留存后续延续媒体剪报汇总 总结报告拟定时间结点前期启动传播预热活动进行 总结后续延续4月10日4月20日5月10-12日5月20日拟定时间结点：二、前期准备前期准备阶段的工作分为前期调研，方案策划，前期预热，嘉宾邀约，场地布置，接待工作一般提前30天前期准备前期调研方案策划前期预热嘉宾邀约场地布置接待工作前期准备——前期调研前期调研可行性报 告前期调研：通过全面调研，完成活动可行性报告前期准备——方案策划方案策划活动策划书活动执行 方案VI设计新闻稿、发 言稿撰写方案策划：根据调研结果和可行性报告完成活动策划书、活动执行方案、VI设计、新闻稿发言稿撰写前期准备——前期预热前期预热邀请媒体报 道制作活动 官方网站硬广推广依附各门户 网站宣传前期预热：通过媒体、网络、广告等渠道线上线下结合对活动进行宣传预热，引起广泛关注前期准备——嘉宾邀约嘉宾邀约：参会嘉宾主要是受邀请的企业代表和特邀领导、媒体记者。
1、组织公关人员，向企业代表和媒体发送请柬2、确定到会人员数量，如未达到预期数量，启用备用客户邀约嘉宾邀约发送请柬统计到会人数制定行程及安排接待 人员媒体邀约前期准备——场地布置场地布置：1、嘉宾下榻酒店2、新闻发布会场地3、论坛会议中心4、酒宴宴会厅场地准备嘉宾下榻酒 店新闻发 布会 场地会议中心宴会厅现场布置（草拟，具体安排见活动执行方案）活动背景板、嘉宾简介展板、以横幅、海报、鲜花、绶带、气球、音乐等烘托热烈、隆重、喜庆气氛会场内布置1. 彩虹门（2座，会场正门口前，18米跨度）2. 100米红地毯由会场内延伸至会场外18米跨度彩虹门前3. 大型喷绘背景（XXXX论坛新闻发布会字样）4. 鲜花（彩虹门周围，数量60盆）5.礼仪小姐（20人左右）6.迎宾乐队（30人左右，位于会场门口）7 会场门前两旁布置彩旗50面，悬挂红色横幅6条8 升空气球（8个，悬挂致贺竖幅）9.横幅（悬挂于新闻发布会现场正门）现场布置现场布置：（草拟，具体安排见活动执行方案）1. 主席台：A. 小型演讲台（1个，位于主席台上左侧，放置座式麦克风，装饰大束鲜花） B. 主席台（摆放台花，手帕，餐巾纸，矿泉水）台前装饰鲜花60盆2. 嘉宾席（正对主席台的第一排，座位上摆放嘉宾姓名座牌、矿泉水）3. 记者席（正对主席台第2排至3排）4. 会场两侧A. 易拉宝或海报每侧各6幅B. 摄影机（正对主席台）5. 现场展示（宣传资料） 前期准备——接待工作接待工作会前培 训全程陪同会务资 料客车车 队到会礼品接待工作 1、接待人员和业务人员会前培训。
接待人员包括机场、车站的接待、报到酒店接待、论坛现场接待和酒宴接待业务人员主要负责会议中业务解答、主要客户的全程陪同2、会务资料准备包括宣传资料、会务现场布置宣传资料、本次活动安排行程、有关领导发言稿、欢迎横幅绶带等3、客车车队根据到会的实际人数和实际需要确定客车数量，确定行程路线、时间安排等要求专人负责4、到会礼品：当地土特产等三、活动执行——活动流程（一）活动流程（草拟，具体流程可见活动执行方案） 对话题目： 对话时间：上午10：30——12：00 论坛主持：XXX 时间安排： 09：00 保安人员全部指定地点分布到位，保安人员做到以下五点： 1.及时规劝清理无关闲散人员退场，确保场地安然有序 2.引导领导、嘉宾、记者、有关人员车辆摆放和车辆安全 3.提高警惕，加强巡视，化解现场矛盾，严防突发事发生 4.确保领导、嘉宾、记者有关人员入场前迎接及活动后退场护送安全保卫工作 5. 严格履行本次活动安全保卫职责，确保本次活动安全09：30 礼仪小姐到位，做好迎宾准备 09：40贵宾于前排就座 09：45 主持人到场 09：45嘉宾签到 09：50 领导与嘉宾到达会场 10：00论坛开始，主持人对嘉宾进行介绍 10：00 主题演讲 主讲内容： 主讲嘉宾： 主讲内容： 主讲嘉宾：11：30 观众提问，嘉宾现场解答 12：00 主持人宣布论坛上部分结束三、活动执行——活动流程12:00-14:00 中餐 午休14:00 主持人宣布论坛下半场开始，贵宾于前排就座14：10 主题演讲主讲内容：主讲嘉宾：主讲内容：主讲嘉宾：15：30 嘉宾现场讨论17：30 主持人宣布论坛结束18: 00 晚宴 、酒会酒会结束后，主办方安排车辆送嘉宾回酒店休息。
第二天，安排嘉宾返程四、后续跟进后续跟进官方总结总结 活动 成果为来宾提供活动 总结纪 念后续服务对签约 或有意向 签约项 目持续跟 踪服务媒体宣传传播活动成果1、官方总结活动成果； 2、为与会嘉宾提供活动总结纪念； 3、为签约或有意向签约项目持续跟踪服务； 4、媒体宣传传播活动成果后续跟进作为一个活动的总结环节，是活动 中不可或缺的一个重要环节一般在活动结 束当天，会做一个新闻通稿，在之后一个月 之内，做专题报道，传播活动成果。