利用邮件合并功能发电子工资单王 汝启金华广播电视大学浙江贸易学校摘要每个单位都将工资打到银行卡里,财务部门可将工资单打印出来发给每个职工,手工制作和发放工资单是一项重复且繁琐的工作,并且工资单有时也很难将每个项目说明清楚本文介绍用的邮件合并功能通过快速完成工资单的制作并通过电子邮件 自动将职工本人的工资单发送给每个职工,为财务工作提供了方便,在此写出来与大家分享关健词邮件合并肠工资财务一运用汀八口呵,山’,一叩’毗,,,盯”岔份一口现在每个单位发工资都是将工资打到银行卡里,而职工往往不知道 自己发了哪些钱哪些已经发了发了多少很难从银行卡中查出当然,财务部门可将工资单打印出来发给每个职工,每个月都要手工制作、打印、发放工资单是一项重复且繁琐的工作,不但工作量大,而且打印的工资单不可能很详细,许多职工为了了解细节,还是打或直接到财务室询问,更何况有些单位每个月特别是年终,往往要发多次工资奖金,给分发工资单带来了不少麻烦本文将巧妙利用建立工资表数据源,介绍用哟的邮件合并功能,通过 创快速完成工资单的制作并通过电子邮件自动将职工本人的工资单发送给每个职工,让财务人员从枯燥的工作中解脱出来,达到高效并节省人力、物力、财力的目的。
一、设置利用的邮件合并功能自 动发送电子由阱,最好是通过,并且要对进行设置,具体的设置方祛如下、打开后,单击窗口中的,’工具”菜单,选择“电子邮件帐户气、在对话框中选择‘牺 动晰电子由卿帐户气然后点击下‘步、选择服务器类型为,点击下一步、在电子邮件帐户对话框 如图中进行如下设置图您的姓名 帐号标识,可 以在上设置多个帐号,以此区分电子邮箱地址如··办公自动化杂志用户名 对应的邮箱用户名,如,密码 登录邮箱的密码接收邮件服务器··,发送邮件服务器··,记住密码 选中该项后,在本地收发邮件,无需手动输入密码进行帐号验证、设置好帐户属性后点击“其他设置”按钮,进行下一步操作、点选发送服务器选项卡,选护我的发送服务器要求验证”,捞确定’、、然后测试帐号的有效性、可以根据窗口的提示,检测帐号的各项设置是否正常,点“关闭皱钮退出测试、点“完成,’便完成整个新帐号的建立、设置过程其中电子邮件地址是您正在使用的邮件地址、接收和发送邮件服务器要根据您的电子邮件服器的具体情况进行设置,可到邮件服务器网站去查询,例如网易邮件服器的接收邮件服务器为发送邮件服务器为第、步必须进行设置,否则不能用发送电子邮件二、用建立邮件合并数据源邮件合并数据源可以是、、等软件事先建立的数据集合。
的统计功能过于简单,而对一般的财务人员来说较难,所以我校财务部门是用建立工资报表,以此作为邮件合并数据源在中新建一个工作簿,将其命名为“工资”,在中输入并编辑好单位工资表,如表所其命名为“工资”,如表所示,要填姓名、工资等数据的位置预选设计好用邮件合并功能发电子工资单的另一好处是可以在说明栏中对本次工资发放情况进行详细的说明四、打开数据源、在“工资”文档窗口中,执行〔工具 〕信函和邮件」【 邮件合并〕 命令,弹出【 邮件合并 」 窗口在【 邮件合并 〕窗口的〔选择文档类型 」中选择〔信函单选按钮执行【工具 」信函与邮件 」【显示邮件合并工具栏〕命令,显示〔 邮件合并工具栏如图所示图、单击【邮件合并〕工具栏上的打开数据源〕 按钮,弹出〔 选取数据源 对话框,打开已经建立好的工资数据源,单击 打开按钮,在弹出的 选择表格对话框中选择【工作表单击确定按钮五、插入合并域、切换到工资文档,将插入点定在要插入合并域处单击【邮件合并工具栏上的插入域 〕,弹出插入合并域 〕 对话框,选择单选钮 〔数据库域〕,并插入〔 域 〕下拉列表框中的相对应的一个域,例如 编号、重复以上操作,分别将所有的合并域插入相应的位置,如表所示。
表编编编月月姓姓邮邮工工交通通教教房房奖奖公积积水电电实发发号号号份份名名箱箱资资费费龄龄贴贴金金金金费费工资资张张张巧编编号号月份份姓名名工资资交通费费教龄龄《《编号 》》《 月份》》《姓名》》工资《交通费》》《教龄》》房房贴贴奖金金公积金金水 电费费费实发工资资《《房贴 》》《奖金 》》公积金 》》《水电费》》》《实发工资说说明明本工资中的水电费为第一季度水电费工资中没有包含本次加工资的钱,等人事局将资批下来后再补发示,工资表必须是标准的数据表,在工资表中必须要有每位职工的电子邮箱地址三、创建合并主文档该文档将作为合并主文档使用,创建方法在 和即中新建一个文档,设置好工资条的样式,将编编号号月份份姓名名工资资交通费费教龄龄房房贴贴奖金金公积金金水电费费费实发工资资说说明明明表工资发放表说 明 带书名号的都是从〔插入域」中直接插入相关的内容六、利用邮件合并功能发电子工资单、单击【 邮件合并〕工具栏上的合并到电子邮件工具,弹出如图所示的对话框在 〔 收件人 〕 下拉菜单中选择“由仔箱”字段,在 〔主题行 〕中输入州年月份工资单,’、【邮件格式〕 选用“讯”格式发送记录〕选择全部点击确定 〕 按钮。
这样计算机就能利用邮件合并功能自动将每人的工资单表工资发放表通过电子邮箱发送给每位职工 下转第页办公自动化杂志··。