企业管理之合同语言表达的精确度审查（一）合同的语体问题 合同所用的语言是正式的专业书面语，语体风格准确、庄重、严密、正式，假如离开这类特征，往往会令合同显得不伦不类语体问题多发生在企业人员或没有阅历的法务人员身上，主要有以下几种状况： 1．使用书面口语； 口语与书面语的区分不在传播媒介上而是在语言性质上口语的特点是句子简短、表达方式敏捷，多用于直接的、口头的、即时的沟通由于口语沟通是即时的、处于特定的场景或背景下，很多表述内容即使不严谨各方也均能理睬即使将口语表述的内容全面转成文字，由于脱离了口语表达时的场景，/考试大/收集/文字内容会变得意思不确定、不严谨，也不够庄重 例如，在一份效劳合同中商定：“无论在什么状况下终止效劳，乙方都应准时、合理、充分地告知用户终止效劳事宜和妥当地处理善后事宜，同时乙方必需保证白天（上午8:00-下午5:30）不关机 在这一条款中，“无论在什么状况下”、“不关机”是标准的口语，甚至条款中的“都”、“白天”也都带有标准的口语颜色，令人感到合同特别随便。
转成书面语则为： “在任何状况下终止效劳，乙方均应准时、合理、充分地告知用户终止效劳事宜和妥当地处理善后事宜，同时乙方必需保证工作时间（上午8:00—下午5:30）通信畅通 2．使用广告语体 广告用语可能是语意最不确定的语言，而法律用语则是最正式的语言，二者完全没有“兼容”的余地广告语的目的是引起人们的关注，而法律用语的目的是明确双方的权利义务与法律用语相比，广告用语带有很多不确定性，往往无法明确详细的权利义务关系 在一份比拟极端的例子中，一份效劳合同中有如下条款： “我们的宗旨是向客户供应一整套的优质效劳，我们的效劳就是为了客户便利、自由、快捷的信息沟通供应全面的解决方案我们的理念是通过销售全方位的优质通信效劳，与客户建立一种互利互惠的长期合作伙伴 这一条款没有实际意义、内容不确定，理解为合同目的还牵强可以，假如作为合同条款则其内容不知所云 3．使用商业信函语言 商业信函比拟讲究礼仪和措辞，注意在发函时除了把意思表达清晰外，/考试大/收集/还要特殊表达对对方的敬重而合同在商务活动中根本上已经经过唇枪舌剑的讨价还价过程而进入实质性的利益安排阶段，因而所用的语言是“毫不模糊”的、实质性的，已经无需过多的礼仪。
因而以商业信函的语言制作合同实有隔靴搔痒的感觉 例如，一份合同中的商业信函语言为“我们将会赐予扣除……”，假如转换成法律语言则会是“X方予以扣除……”而另一份合同中的“假如您……，您就可以得到……”更像是在要约而不像是合同条款，用法律语言表达应当是“假如X方……，则将取得……” 此外，人称代词中的“您”、“你”、“我”、“他”、“她”、“它”等，由于过于口语化，即使是正式场合的口语中也很少采纳，而以表示同样身分或指代对象的词代替，如“陛下”、“阁下”、“贵公司”等代替合同强调的是权利义务的主体，最能代表合同特色并表示在合同中身分的措词是“甲方”、“乙方”，或是“出卖人”、“买受人”，假如用通常口语中的“我”、“你”反而无法推断是合同中的哪一方 （二）合同的用句问题 合同要求语言严谨，因而并非全部句式都适合用于合同一般说来，多用长句、复句并多用连词、副词等加以“粘合”，以表达语意的完整及规律的严谨在用句方面的常见如下问题： 1．单句排列： 短句相对于长句而言属于初级语言，除了用于列举，一般不在合同中大量采纳合同为了保证语句的严密，往往不得不采纳长句，长句也因此成为合同用句的特点之一例如，一份合同中的条款的表现形式是这样的： “乙方有权对广告的样本进展认可及提出异议。
乙方有权打算规定的宣传横幅上的详细宣传内容 乙方应于2022年5月25日之前供应全部需乙方供应的宣传内容 乙方享有对宣传海报的冠名权及全部权 乙方对宣传海报的设计方案需经过甲方的认可 这些条款完全是单句的排列，并完全可以合并成长句表述以使其看上去更“像”合同条款合同一共使用了五个“乙方”，这种重复铺张了读者大量的留意力合同虽然不至于“惜墨如金”，但没有必要的重复也是不提倡的/考试大/收集/单句排列成的合同无法使文字表达精练，也无法避开表述内容上的重复 此外，单句排列的表述方式在效果和质量上也无法与正式法律语言的表述方式相比如：“甲方业务活动所造成的损失由甲方担当；其余业务活动所造成的损失由乙方全部担当”这一条款，假如改成标准的法律语言长句则是“因业务活动所造成的损失由乙方全部担当，但甲方缘由造成的损失除外后句比前句要庄重、简练得多，也更加“专业。