涉外文书写作方法与模板2009年2月26日第一讲 涉外文书写作概述一、基本原则——7“C’s”原则 1、Courtesy 礼貌 2、Correctness 正确 3、Conciseness 简洁 例1： Please let me know at your earliest convenience what day you will arrive. 例2： What happened in the past is not worth mentioning. 例3 The company now has a staff of 75 salesmen and saleswomen,and all are well paid.Furthermore,our salesmen and saleswomen receive good bonuses.But if any of our salesmen and saleswomen drop beneath their sales quota three months in a row ,he or she will be put on probation for three months.If the salesmen and saleswomen on probation fails to recover his or her quota within those three months,that salesmen and saleswomen will be released from the company. 参考修改： The company now has a staff of 75 salesmen and saleswomen,and all are well paid. Furthermore,they receive good bonuses. But if any drops beneath the assigned sales quota three months in a row ,he or she will be put on probation for three months. If the salesperson fails to reach quota within the 90-day trial period,that person will be released. 单词、短语：be employed by possessresidepass awaymaintenance manager4、Clarity 清楚5、Concreteness 具体6、Completeness 完整 7、Consideration 体谅 二、写作要求语言表达灵活处理观点明确突出内容准确真实三、写作方法直接表述法间接表述法第二讲 商务信函写作的基本知识一、商务信函的组成部分及基本格式信头（Letterhead）外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓名、地址、号码、号、及E-mail等，有些会将经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。
如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方参考号/编号、日期（Reference and Date）参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考号，为避免混淆，最好标明Your ref: Our ref: 打印日期注意事项：A. 年份应完全写出，不能用(05)代替(2005)B. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可以用缩写C. 美式日期写法：October 10,2004 或10 October，2004 英式日期写法：10th October,2004封内名称和地址（Inside name and Address）受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起封内地址与信封地址写法相同信内把收信人名称地址写明对工作有便利对发信人而言，一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找对收信人而言，一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅经办人（Attention Line）如需注明对方经办人，希望收信方将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面加Attention 或Attention of例1 Richard Thomas & Baldwins Ltd., 151 Gower Street London,SC7 6DY,England Attention Mr.Cave or Attention of Purchasing Manager 称呼（Salutation）这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，目前商务英文书信中一般通用的称呼语有：Dear sir , Dear Madam, Dear sirs,Dear Mesdames, Gentlemen(不能用单数),Dear Mr.xxx称呼后面的的标点，一般使用逗号或分号，美加来信中Gentlemen后用冒号“：”称呼可根据双方的亲疏程度和信件内容采用随意式或庄重式。
中文庄重式称呼可根据对方习惯，在姓名、职务之后加上一些文言词汇，以示尊重如： 台鉴、台览、惠鉴、雅鉴事由或标题（Subject Line or Caption Line）事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置，事由要简单扼要，说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可正文（Body）这是书信的主体，表达发信人的意见一般包括三个部分：开头语、主体和结尾语 在信的开头有开头语(Opening Sentences) ，自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍被动发函（复函） “4月8日来函收悉，你公司欲再订购XX铁锹120把，谢谢 “蒙贵公司6月25日来函询问，甚表感谢In reply to your inquiry,we are sorry to say that our nylon sports shirts do not come in any size larger than 16.”主动发函 “我们对您的新产品电译机甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。
“如蒙赐贵公司新产品的详细资料，我们将深表感谢 “We have been pleased with your sewing machine and we will want to order two machine this fall,”……主体部分要求用简洁、明晰、正确的语言表达发信人的意见它可以要求建立贸易关系、公司信用调查、询问商品或报价、答复客户询问、交涉贸易条件、订购与接受订购、通知付款、通知装运、索赔、商务社交等，内容广泛，格式规范在信的结尾一般有结尾语(The closing Sentences)，一般用来总结本文所谈的事项，提出对受信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等另起一段如： “盼尽速回复” “期盼再次接到您的定单” “谨致问候之意” “ We hope to receive your early reply.” 当正文已详细阐明自己的要求，结尾无须赘述时，可以使用一些惯用语结束正文如： “特此函达” “如蒙赐复，无尚感激” “盼望能有为您服务之荣” “此复”结尾敬辞（Complimentary Close）结尾敬辞也叫客套话，是发函人在收笔之前对收函人表示赞美、祝愿之意。
如：英文函常见敬语：With best wishes，??? 致以最良好的祝愿All the best，??????? 但愿诸事如意With kind regards，?? 致以亲切的问候With kindest regards， 顺致最亲切的问候Kind regards，??????? 此致亲切的问候With all good wishes， 祝万事顺利Best regards，??????? 顺致敬意All my love，???????? 致以衷心的爱With undying love，?? 但愿友谊长存Yours，?????????????? 你的朋友Yours ever，????????? 你的莫逆之交Ever yours，????????? 你的莫逆之交Yours as ever，?????? 永恒的朋友Yours sincerely，???? 你忠实的朋友，你真诚的Your devoted friend， 你的挚友Sincerely yours，???? 忠实于你的，你的忠诚的Yours very sincerely，你最忠诚的朋友，你最忠诚的Yours affectionately，你的亲密的Love，??????????????? 爱你的落款/签名（ Signature）结束语的下面，应将行号的名称用大写打出，必须由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明。
中文信函一般是在签名之后加上“敬上、启、谨启、拜上、谨复”等等敬词，以示对收函人的尊重外国函件都必须由负责亲笔签名，用橡皮戳说明该信并非本人亲自过目，只是通函，不为人重视附件（Enclosure）如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件应注明2 Encls or 3 Encls,或详细列明如下： Encls: 2 Invoices Enc: 1 B/L （bill of lading/ 提货单） 1 Photo 1 Certificate 抄送（The Carbon Copy Notation）如果函件要抄送其他有关单位，同时使对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后的左下角注明“CC to xxx” or “CC xxx”附言（Postscript）信写完后，如果想起还有要紧的要说，可以在信末加P.S. 引出补叙的话，然后由发信人签署本人简笔签名(本人姓名的第一个字母)例文 XX公司台鉴： 事由：确认价格 依据贵公司5月13日的询问函，本公司确信我们能以每码30元美金供应您布料。
贵方如能24小时内寄出定单，本公司就以船上交货价条件交货 非常感谢您有关上述的询问，希望在不久的将来能很快接到您的定单 XXX敬上 2005年X月X日。